Версия для печати, PDF и электронная почта

Электронная почта долгое время была важным инструментом делового общения, но опрос, проведенный Sendmail. Выявлено, что это вызвало напряженность, растерянность или другие негативные последствия для 64% специалистов.

Итак, как вы можете избежать этого с вашими электронными письмами? И как вы можете писать электронные письма, которые дают желаемые результаты? В этой статье мы рассмотрим стратегии, которые вы можете использовать, чтобы убедиться, что вы используете электронную почту четко, эффективно и успешно.

Средний офисный работник получает около 80 электронных писем в день. При таком объеме почты отдельные сообщения могут быть легко забыты. Следуйте этим простым правилам, чтобы ваши письма были замечены и использованы.

  1. Не общайтесь слишком много по электронной почте.
  2. Хорошо используйте объекты.
  3. Делайте четкие и короткие сообщения.
  4. Будьте вежливы.
  5. Проверьте свой тон.
  6. Перечитайте.

Не общайтесь слишком много по электронной почте

Один из самых больших источников стресса на работе - это огромное количество писем, которые люди получают. Итак, прежде чем начать писать электронное письмо, спросите себя: «Действительно ли это необходимо?»

В этом контексте вы должны использовать телефон или программу обмена мгновенными сообщениями для решения вопросов, которые могут быть предметом обратной связи. Используйте инструмент планирования коммуникаций и определите наиболее подходящие каналы для различных типов сообщений.

По возможности, дайте плохие новости лично. Это помогает вам общаться с сочувствием, состраданием и пониманием и искупить себя, если ваше сообщение было неправильно принято.

Хорошо использовать объекты

Название газеты имеет две функции: оно привлекает ваше внимание и суммирует статью, чтобы вы могли решить, читать ее или нет. Тема вашего сообщения электронной почты должна сделать то же самое.

Объект empty с большей вероятностью будет проигнорирован или отклонен как «спам». Поэтому всегда используйте несколько хорошо подобранных слов, чтобы указать получателю содержаниеЭлектронная почта: .

Вы можете указать дату в строке темы, если ваше сообщение является одним из серии обычных электронных писем, например, еженедельного отчета по проекту. Для сообщения, требующего ответа, вы также можете включить призыв к действию, например «Пожалуйста, до 7 ноября».

ЧТЕНИЕ  Как создать свою электронную подпись онлайн легко и бесплатно

Хорошо написанная строка темы, такая как приведенная ниже, предоставляет наиболее важную информацию, даже если получателю даже не нужно открывать электронное письмо. Это служит приглашением, которое напоминает получателям о вашей встрече каждый раз, когда они посещают свои входящие сообщения.

 

Плохой пример Хороший пример
 
Тема: встреча Тема: Встреча по процессу PASSERELLE - 09:25 2018 февраля XNUMX г.

 

Держите сообщения ясными и краткими

Электронные письма, как и традиционные деловые письма, должны быть четкими и краткими. Сделайте ваши предложения короткими и точными. Тело электронного письма должно быть прямым и информативным и содержать всю необходимую информацию.

В отличие от традиционных писем, отправка нескольких писем не стоит больше, чем отправка одного письма. Поэтому, если вам нужно общаться с кем-то по нескольким различным темам, рассмотрите возможность написания отдельного электронного письма для каждой из них. Это уточняет сообщение и позволяет корреспонденту отвечать на одну тему за раз.

 

Плохой пример Хороший пример
Тема: Изменения в отчете о продажах.

 

Привет Мишлен,

 

Спасибо за отправку этого отчета на прошлой неделе. Я прочитал это вчера и чувствую, что глава 2 требует более конкретной информации о наших продажах. Я также думаю, что тон может быть более формальным.

 

Кроме того, я хотел сообщить вам, что я запланировал на эту пятницу встречу с отделом по связям с общественностью по поводу новой рекламной кампании. Она в 11h00 и будет в небольшом конференц-зале.

 

Пожалуйста, дайте мне знать, если вы доступны.

 

Спасибо,

 

Камиль

Тема: Изменения в отчете о продажах.

 

Привет Мишлен,

 

Спасибо за отправку этого отчета на прошлой неделе. Я прочитал это вчера и чувствую, что глава 2 требует более конкретной информации о наших продажах.

 

Я также думаю, что тон может быть более формальным.

 

Не могли бы вы изменить это с учетом этих комментариев?

 

Спасибо за ваш тяжелый труд!

 

Камиль

 

(Затем Камилла отправляет еще одно электронное письмо о встрече с общественностью.)

 

Здесь важно найти баланс. Вы не хотите забрасывать кого-то электронными письмами, и имеет смысл объединить несколько связанных точек в одно письмо. Когда это происходит, старайтесь не усложнять задачу, используя пронумерованные абзацы или маркированные пункты, и подумайте о том, чтобы «разбить» информацию на небольшие, хорошо организованные единицы для облегчения усвоения.

Также обратите внимание, что в хорошем примере выше Камилла указала, что она хотела, чтобы Мишлен делал (в этом случае измените отчет). Если вы поможете людям узнать, что вы хотите, есть большая вероятность, что они дадут вам это.

Будь вежлив

Люди часто думают, что электронные письма могут быть менее формальными, чем традиционные письма. Но сообщения, которые вы отправляете, отражают ваш собственный профессионализм, важны ценности и внимание к деталям, поэтому необходим определенный уровень формальности.

Если вы не в хороших отношениях с кем-то, избегайте неформального языка, сленга, жаргона и неуместных сокращений. Смайлики могут помочь в разъяснении ваших намерений, но лучше использовать их только с людьми, которых вы хорошо знаете.

Закройте свое сообщение словами «С уважением», «Добрый день / вечер» или «Добро», в зависимости от ситуации.

Получатели могут решить напечатать электронные письма и поделиться ими с другими, поэтому всегда будьте вежливы.

Проверьте тон

Когда мы встречаемся с людьми лицом к лицу, мы используем их язык тела, вокальные тона и выражения лица, чтобы оценить, что они чувствуют. Электронная почта лишает нас этой информации, а это значит, что мы не можем знать, когда люди неправильно поняли наши сообщения.

Ваш выбор слов, длина предложения, пунктуация и заглавные буквы могут быть легко неверно истолкованы без визуальных и слуховых подсказок. В первом примере ниже Луиза может подумать, что Янн расстроен или зол, но в действительности он чувствует себя хорошо.

 

Плохой пример Хороший пример
Луиза,

 

Мне нужно ваше сообщение до 17 сегодня, иначе я пропущу свой срок.

 

Янн

Привет Луиза,

 

Спасибо за вашу усердную работу над этим докладом. Не могли бы вы предоставить мне свою версию до 17 часов, чтобы я не пропустил мой срок?

 

Merci d'Avance,

 

Янн

 

Подумайте о «ощущении» вашего электронного письма на эмоциональном уровне. Если ваши намерения или эмоции могут быть неправильно поняты, найдите менее двусмысленный способ сформулировать свои слова.

корректура

Наконец, прежде чем нажать «Отправить», найдите время, чтобы проверить свою электронную почту на наличие орфографических, грамматических и пунктуационных ошибок. Электронная почта является такой же частью вашего профессионального имиджа, как и одежда, которую вы носите. Поэтому посылать сообщения, содержащие серийные ошибки, не одобряют.

Во время корректуры обращайте особое внимание на длину вашего электронного письма. Люди с большей вероятностью будут читать короткие, краткие электронные письма, чем длинные отсоединенные электронные письма, поэтому убедитесь, что ваши электронные письма как можно короче, без исключения необходимой информации.

Ключевые моменты

Большинство из нас проводят большую часть нашего дня в читать и составлять электронные письма, Но сообщения, которые мы отправляем, могут сбивать с толку других.

Чтобы написать эффективные электронные письма, сначала спросите себя, действительно ли вы должны использовать этот канал. Иногда лучше взять телефон.

Сделайте ваши электронные письма краткими и точными. Отправляйте их только тем людям, которым действительно нужно их видеть, и четко указывайте, что вы хотели бы, чтобы получатель сделал дальше.

Помните, что ваши электронные письма отражают ваш профессионализм, ваши ценности и внимание к деталям. Попробуйте представить, как другие могут интерпретировать тон вашего сообщения. Будьте вежливы и всегда проверяйте, что вы написали, прежде чем нажимать «отправить».