Электронная почта уже давно является важным инструментом для делового общения, но опрос, проведенный Sendmail. Выявлено, что это вызвало напряжение, растерянность или другие негативные последствия у 64% специалистов.
Итак, как вы можете избежать этого с вашими электронными письмами? И как вы можете писать электронные письма, которые дают желаемые результаты? В этой статье мы рассмотрим стратегии, которые вы можете использовать, чтобы убедиться, что вы используете электронную почту четко, эффективно и успешно.
Средний офисный работник получает около 80 электронных писем в день. При таком объеме почты отдельные сообщения могут быть легко забыты. Следуйте этим простым правилам, чтобы ваши письма были замечены и использованы.
- Не общайтесь слишком много по электронной почте.
- Хорошо используйте объекты.
- Делайте четкие и короткие сообщения.
- Будьте вежливы.
- Проверьте свой тон.
- Перечитайте.
Не общайтесь слишком много по электронной почте
Одним из самых больших источников стресса на работе является огромное количество электронных писем, которые получают люди. Итак, прежде чем начать писать электронное письмо, спросите себя: «Это действительно необходимо?»
В этом контексте вам следует использовать телефон или систему обмена мгновенными сообщениями для решения вопросов, которые могут стать предметом предварительного обсуждения. Используйте инструмент планирования коммуникаций и определите лучшие каналы для различных типов сообщений.
По возможности, дайте плохие новости лично. Это помогает вам общаться с сочувствием, состраданием и пониманием и искупить себя, если ваше сообщение было неправильно принято.
Хорошо использовать объекты
Заголовок в газете делает две вещи: он привлекает ваше внимание и резюмирует статью, чтобы вы могли решить, читать ее или нет. Ваша строка темы электронной почты должна делать то же самое.
Объект пустое место с большей вероятностью будет проигнорировано или отклонено как «спам». Поэтому всегда используйте несколько хорошо подобранных слов, чтобы сообщить получателю, о чем письмо.
Вы можете включить дату в строку темы, если ваше сообщение является частью регулярной серии электронных писем, например еженедельного отчета о проекте. Для сообщения, требующего ответа, вы также можете включить призыв к действию, например «Пожалуйста, до 7 ноября».
Хорошо написанная строка темы, подобная приведенной ниже, содержит самую важную информацию, и получателю даже не нужно открывать электронное письмо. Это служит подсказкой, которая напоминает получателям о вашей встрече всякий раз, когда они проверяют свой почтовый ящик.
| Плохой пример Хороший пример |
|
| Тема: встреча | Тема: Встреча по процессу PASSERELLE - 09:25 2018 февраля XNUMX г. |
Держите сообщения ясными и краткими
Электронные письма, как и традиционные деловые письма, должны быть четкими и краткими. Сделайте ваши предложения короткими и точными. Тело электронного письма должно быть прямым и информативным и содержать всю необходимую информацию.
В отличие от традиционных писем, отправка нескольких писем стоит не дороже, чем отправка одного. Так что, если вам нужно пообщаться с кем-то на разные темы, подумайте о том, чтобы написать отдельное электронное письмо для каждой из них. Это проясняет сообщение и позволяет вашему корреспонденту отвечать по одной теме за раз.
| Плохой пример | Хороший пример |
| Тема: Изменения в отчете о продажах.
Привет Мишлен,
Спасибо, что отправили этот отчет на прошлой неделе. Я прочитал ее вчера и чувствую, что глава 2 требует более конкретной информации о наших показателях продаж. Я также думаю, что тон мог бы быть более формальным.
Кроме того, я хотел сообщить вам, что на эту пятницу у меня запланирована встреча с отделом по связям с общественностью по поводу новой рекламной кампании. Она в 11:00 и будет в маленьком конференц-зале.
Пожалуйста, дайте мне знать, если вы доступны.
Спасибо,
Камиль |
Тема: Изменения в отчете о продажах.
Привет Мишлен,
Спасибо, что отправили этот отчет на прошлой неделе. Я прочитал ее вчера и чувствую, что глава 2 требует более конкретной информации о наших показателях продаж.
Я также думаю, что тон может быть более формальным.
Не могли бы вы изменить это с учетом этих комментариев?
Спасибо за ваш тяжелый труд!
Камиль
(Затем Камилла отправляет еще одно электронное письмо о встрече с общественностью.) |
Здесь важно соблюдать баланс. Вы не хотите бомбардировать кого-то электронными письмами, и имеет смысл объединить несколько связанных пунктов в один пост. Когда это происходит, делайте это простым, используя пронумерованные абзацы или маркеры, и подумайте о том, чтобы «разрезать» информацию на небольшие, хорошо организованные блоки, чтобы ее было легче усваивать.
Также обратите внимание, что в приведенном выше хорошем примере Камилла указала, что она хочет, чтобы Мишлен сделала (в данном случае, изменила отчет). Если вы поможете людям понять, чего вы хотите, они с большей вероятностью дадут вам это.
Будь вежлив
Люди часто думают, что электронные письма могут быть менее формальными, чем традиционные письма. Но сообщения, которые вы отправляете, отражают ваш собственный профессионализм, важны ценности и внимание к деталям, поэтому необходим определенный уровень формальности.
Если вы не в хороших отношениях с кем-то, избегайте неформальной лексики, сленга, жаргона и неуместных сокращений. Смайлики могут помочь разъяснить ваше намерение, но лучше использовать их только с людьми, которых вы хорошо знаете.
Закройте свое сообщение словами «С уважением», «Добрый день / вечер» или «Добро», в зависимости от ситуации.
Получатели могут распечатать электронные письма и поделиться ими с другими, поэтому всегда будьте вежливы.
Проверьте тон
Когда мы встречаемся с людьми лицом к лицу, мы используем их язык тела, вокальные тона и выражения лица, чтобы оценить, что они чувствуют. Электронная почта лишает нас этой информации, а это значит, что мы не можем знать, когда люди неправильно поняли наши сообщения.
Ваш выбор слов, длина предложения, пунктуация и использование заглавных букв могут быть легко неверно истолкованы без визуальных и слуховых сигналов. В первом примере ниже Луизе может показаться, что Ян расстроен или зол, но на самом деле он чувствует себя хорошо.
| Плохой пример | Хороший пример |
| Луиза,
Мне нужен ваш отчет сегодня к 17:XNUMX, иначе я не уложусь в срок.
Янн |
Привет Луиза,
Спасибо за вашу усердную работу над этим докладом. Не могли бы вы предоставить мне свою версию до 17 часов, чтобы я не пропустил мой срок?
Заранее спасибо,
Янн |
Подумайте о «ощущении» вашего электронного письма на эмоциональном уровне. Если ваши намерения или эмоции могут быть неправильно поняты, найдите менее двусмысленный способ сформулировать свои слова.
корректура
Наконец, прежде чем нажать «Отправить», найдите время, чтобы проверить свою электронную почту на наличие орфографических, грамматических и пунктуационных ошибок. Ваши электронные письма являются такой же частью вашего профессионального имиджа, как и одежда, которую вы носите. Поэтому не рекомендуется посылать сообщение, содержащее ошибки, последовательно.
Во время корректуры обращайте особое внимание на длину вашего электронного письма. Люди с большей вероятностью будут читать короткие, краткие электронные письма, чем длинные отсоединенные электронные письма, поэтому убедитесь, что ваши электронные письма как можно короче, без исключения необходимой информации.
Ключевые моменты
Большинство из нас проводят большую часть нашего дня в читать и составлять электронные письма, Но сообщения, которые мы отправляем, могут сбивать с толку других.
Чтобы написать эффективные электронные письма, сначала спросите себя, действительно ли вы должны использовать этот канал. Иногда лучше взять телефон.
Сделайте ваши электронные письма краткими и точными. Отправляйте их только тем людям, которым действительно нужно их видеть, и четко указывайте, что вы хотели бы, чтобы получатель сделал дальше.
Помните, что ваши электронные письма являются отражением вашего профессионализма, ваших ценностей и вашего внимания к деталям. Попробуйте представить, как другие могут интерпретировать тон вашего сообщения. Будьте вежливы и всегда дважды проверяйте, что вы написали, прежде чем нажимать «отправить».
