Электронная почта является предпочтительным средством связи для большинства из нас. Электронная почта великолепна, потому что вам не нужно быть доступным в то же время, что и ваш собеседник, чтобы общаться. Это позволяет нам двигаться вперед по текущим вопросам, когда наши коллеги недоступны или находятся на другом конце света.

Однако большинство из нас тонет в бесконечном списке электронных писем. Согласно отчету, опубликованному в 2016 году, средний бизнес-пользователь получает и отправляет более 100 электронных писем в день.

Кроме того, электронные письма слишком легко неправильно понять. Недавнее исследование Sendmail показало, что 64% людей отправили или получили электронное письмо, которое вызвало гнев или непреднамеренную путаницу.

Из-за большого количества электронных писем, которые мы отправляем и получаем, а также из-за того, что электронные письма часто неверно истолковываются, важно писать их четко и кратко.

Как правильно написать профессиональную электронную почту

Написание коротких и точных электронных писем сократит время, затрачиваемое на управление электронной почтой, и повысит вашу продуктивность. Если ваши электронные письма будут короткими, вы, скорее всего, потратите меньше времени на электронные письма и больше времени на другие задачи. Тем не менее, писать четко — это навык. Как и все навыки, вам нужно будет работать над его развитием.

Поначалу написание коротких писем может занять столько же времени, сколько и написание длинных писем. Однако, даже если это так, вы поможете своим коллегам, клиентам или сотрудникам работать более продуктивно, потому что вы добавите меньше беспорядка в их почтовый ящик, что поможет им быстрее отвечать вам.

Написав четко, вы будете известны как человек, который знает, чего хочет, и добивается цели. Оба хороши для ваших карьерных перспектив.

Так что же нужно для написания понятных, лаконичных и профессиональных электронных писем?

Определите вашу цель

Четкие электронные письма всегда имеют четкую цель.

Каждый раз, когда вы садитесь писать электронное письмо, найдите несколько секунд, чтобы спросить себя: «Зачем я это отправляю? Что я ожидаю от получателя?

Если вы не можете ответить на эти вопросы, вы не должны отправлять электронную почту. Написание электронных писем, не зная, что вам нужно, это тратить время и время получателя. Если вы не знаете точно, чего хотите, вам будет сложно выразить себя ясно и кратко.

Используйте правило "Одна вещь за один раз"

Электронная почта не заменит встречи. На деловых встречах чем больше пунктов повестки дня вы проработаете, тем продуктивнее встреча.

С электронными письмами, наоборот. Чем меньше вы включаете разные темы в свои электронные письма, тем больше вещей будет понятно вашему собеседнику.

Вот почему рекомендуется практиковать правило «одного дела за раз». Убедитесь, что каждое электронное письмо, которое вы отправляете, посвящено одной теме. Если вам нужно сообщить о другом проекте, напишите еще одно электронное письмо.

Это также хорошее время, чтобы спросить себя: «Действительно ли это электронное письмо необходимо?» Опять же, только абсолютно необходимые электронные письма свидетельствуют об уважении человека, которому вы отправляете электронные письма.

Практика эмпатии

Эмпатия — это способность смотреть на мир глазами других. Когда вы делаете это, вы понимаете их мысли и чувства.

При написании электронных писем думайте о своих словах с точки зрения читателя. Со всем, что вы пишете, спросите себя:

  • Как я могу интерпретировать это предложение, если я его получил?
  • Включает ли это двусмысленные термины для уточнения?

Это простая, но эффективная корректировка стиля письма. Думая о людях, которые будут читать вас, вы измените их реакцию на вас.

Вот эмпатический способ взглянуть на мир, чтобы помочь вам начать. Большинство людей:

  • Заняты. У них нет времени догадываться, чего вы хотите, и они хотели бы иметь возможность читать вашу электронную почту и быстро отвечать на нее.
  • Наслаждайтесь комплиментом. Если вы можете сказать что-то положительное о них или их работе, сделайте это. Ваши слова не пропадут.
  • Нравится, когда тебя благодарят. Если получатель помог вам каким-либо образом, не забудьте поблагодарить его. Вы должны делать это, даже если это их работа, чтобы помочь вам.

Сокращенные презентации

Когда вы впервые отправляете кому-то электронное письмо, вам нужно сообщить получателю, кто вы. Обычно это можно сделать одним предложением. Например: «Было приятно познакомиться с вами на [Событии X]. »

Один из способов сократить введение — написать его так, как если бы вы встречались лицом к лицу. Вы бы не хотели вступать в пятиминутный монолог при личной встрече. Так что не делайте этого по электронной почте.

Вы не знаете, если введение необходимо. Возможно, вы уже связались с получателем, но вы не знаете, запомнит ли она вас. Вы можете оставить свои учетные данные в электронной подписи.

Это позволяет избежать недоразумений. Повторное представление себя тому, кто вас уже знает, может показаться грубым. Если она не уверена, знает ли вас, вы можете просто позволить ей проверить вашу подпись.

Ограничьте себя пятью предложениями

В каждом письме вы должны использовать достаточно предложений, чтобы сказать, что вам нужно, не более. Полезная практика - ограничиться пятью предложениями.

Менее пяти предложений часто бывают жестокими и грубыми, более пяти предложений тратят время.

Будут времена, когда будет невозможно сохранить электронное письмо, содержащее пять предложений. Но в большинстве случаев достаточно пяти предложений.

Примите дисциплину из пяти предложений, и вы обнаружите, что пишете электронные письма быстрее. Вы также получите больше ответов.

Используйте короткие слова

В 1946 году Джордж Оруэлл посоветовал писателям никогда не использовать длинные слова там, где можно использовать короткие.

Этот совет еще более актуален сегодня, особенно при написании электронных писем.

Короткие слова показывают уважение к вашему читателю. Используя короткие слова, вы упростили свое сообщение.

То же самое относится и к коротким предложениям и параграфам. Избегайте написания больших блоков текста, если вы хотите, чтобы ваше сообщение было четким и простым для понимания.

Используйте активный голос

Активный залог легче читать. Это также побуждает к действию и ответственности. Действительно, в действительном залоге предложения сосредотачиваются на человеке, который действует. В пассивном залоге предложения сосредотачиваются на объекте, на который действует. В пассивном залоге может звучать так, как будто все происходит само по себе. Активно что-то происходит только тогда, когда люди действуют.

Придерживайтесь стандартной структуры

Что является ключом к тому, чтобы ваши электронные письма были короткими? Используйте стандартную структуру. Это шаблон, который вы можете использовать для каждого письма, которое вы пишете.

Помимо того, что ваши электронные письма будут короткими, следуя стандартной структуре, вы также сможете быстро писать.

Со временем вы разработаете структуру, которая будет работать на вас. Вот простая структура, с которой можно начать:

  • Приветствие
  • Комплимент
  • Причина вашей электронной почты
  • Призыв к действию
  • Закрытие сообщения (Закрытие)
  • Подпись

Давайте посмотрим на каждый из них в глубине.

  • Это первая строка письма. «Здравствуйте, [Имя]» — типичное приветствие.

 

  • Когда вы пишете кому-то по электронной почте в первый раз, комплимент — отличное начало. Грамотно написанный комплимент также может послужить знакомством. Например :

 

«Мне понравилась ваша презентация по [теме] [дата]. »

«Я нашел ваш блог по [теме] очень полезным. »

«Было приятно встретиться с вами на [мероприятии]. »

 

  • Причина вашей электронной почты. В этом разделе вы говорите: «Я собираюсь отправить электронное письмо, чтобы спросить о...» или «Мне было интересно, не могли бы вы помочь с...». Иногда вам потребуется два предложения, чтобы объяснить причины, по которым вы написали.

 

  • Призыв к действию. После того, как вы объяснили причину своего письма, не думайте, что получатель будет знать, что делать. Предоставьте конкретные инструкции. Например:

«Не могли бы вы прислать мне эти файлы к четвергу?» »

"Не могли бы вы написать это в ближайшие две недели?" "

«Пожалуйста, напишите об этом Яну и дайте мне знать, когда вы это сделаете. »

Структурируя ваш запрос в форме вопроса, получателю предлагается ответить. В качестве альтернативы вы также можете использовать: «дайте мне знать, когда вы это сделали» или «дайте мне знать, подходит ли вам это». "

 

  • закрытие. Перед отправкой письма обязательно включите заключительное сообщение. Это служит двойной цели: повторить ваш призыв к действию и заставить получателя чувствовать себя хорошо.

 

Примеры хорошего закрытия строк:

«Спасибо за всю вашу помощь. "

«Мне не терпится узнать, что вы думаете. »

"Дайте знать, если у вас появятся вопросы. "

  • Чтобы закончить думать о добавлении вашей подписи с предшествующим сообщением приветствия.

Это может быть «С уважением», «С уважением», «Хорошего дня» или «Спасибо».