Электронная почта - одно из основных средств коммуникации в профессиональной среде. Однако некоторые склонны забывать о правилах. Это при условии, что электронное письмо считается менее формальным, чем письмо. Важно знать, что этот текст, тем не менее, остается рабочим письмом, даже если он выполнен в более легком или более удобном для пользователя стиле. Как добиться успеха в профессиональной электронной почте? Откройте для себя методы, которые следует принять для составления правил искусства.
Тема письма должна быть короткой.
Очевидно, первое, что прочитает ваш получатель, - это тема вашего электронного письма. На самом деле это единственная строка, которая появляется во входящих. Вот почему он должен быть кратким, точным и аккуратным. Точно так же в нем должна быть ссылка с целью вашего электронного письма (уведомить, проинформировать, пригласить…). Другими словами, получатель должен быстро понять, что это такое, просто прочитав тему.
Тема электронного письма может быть сформулирована в виде номинального предложения, предложения без связующего слова, предложения из 5-7 слов, предложения без статьи. Вот несколько примеров: «запрос информации», «заявка на должность ...», «отмена тренинга CSE 25 января», «приглашение на 10-летие компании X», «отчет о встрече от … ", так далее.
Также обратите внимание, что отсутствие темы может сделать письмо нежелательным.
Стартовая формула
Также называется формулой звонка и обозначает первые слова электронного письма. Другими словами, именно слова обеспечивают контакт с собеседником.
Эта формула апелляции зависит, в частности, от следующих факторов:
- Ваши отношения с получателем: знаете ли вы получателя? Если да, то в какой момент?
- Контекст общения: формальный или неформальный?
Поэтому очевидно, что вы не собираетесь обращаться к начальнику так же, как вы собираетесь обращаться к коллеге. Точно так же это другая формула, которую вы будете использовать, обращаясь к незнакомцу.
После формулы апелляции следует первое предложение электронного письма, которое должно быть связано с темой профессионального письма.
Тело письма
Подумайте об использовании техники перевернутой пирамиды, чтобы написать тело письма. Он начинается с основной информации электронного письма, которое чаще всего является темой электронного письма. После этого вам придется вызывать другую информацию в убывающем порядке, то есть от наиболее важной до наименее важной.
Причина, по которой вам следует использовать этот метод, заключается в том, что первая часть предложения лучше всего читается и запоминается больше всего. В предложении из 40 слов вы обычно запоминаете только 30% первой части.
Ваше электронное письмо должно быть написано короткими предложениями и на профессиональном, повседневном языке. В этом смысле избегайте технических терминов и убедитесь, что между предложениями есть соединительные слова.
Наконец, не забудьте вежливую формулу завершения письма. Затем используйте краткую вежливость в конце, адаптируя ее к контексту обмена, а также к вашим отношениям с получателем.