Шаблон письма: запрос на возмещение профессиональных расходов

Реквизиты и бесплатный образец письма для возмещения ваших профессиональных расходов. Все они тратят на свои миссии. Для нужд и деятельности Ваш бизнес его ответственность. Трудовое законодательство предусматривает, как при предъявлении подтверждающих документов, так и в форме фиксированного пособия, вам будет возмещена сумма, которую вы авансировали. Однако лечебная процедура иногда бывает болезненной и требует много времени. Поэтому вам решать, как организовать себя и убедиться, что вы вернете свои деньги. Маловероятно, что другие будут беспокоиться об этом за вас.

Какие бывают виды деловых расходов?

Время от времени в ходе работы вы можете понести деловые расходы. Это необходимые расходы, которые вы должны оплатить при исполнении своих обязанностей и которые связаны с выполнением вашей деятельности. Ответственность за большинство этих отчетов о расходах несет компания.

Так называемые профессиональные расходы могут иметь разные аспекты, наиболее важными из которых являются:

• Транспортные расходы: при поездке на самолете, поезде, автобусе или такси в командировку или на профессиональную встречу;
• Стоимость пробега: если сотрудник в командировке использует собственный автомобиль (рассчитывается по шкале пробега или ночей в отеле);
• Стоимость питания: на бизнес-ланчи;
• Затраты на профессиональную мобильность: связаны со сменой должности, которая приводит к смене места жительства.

Есть также :

• Затраты на документацию,
• Затраты на перевязку,
• Стоимость проживания
• Затраты на удаленную работу,
• Стоимость использования инструментов NTIC (новые информационные и коммуникационные технологии),

Как осуществляется возмещение профессиональных расходов?

Независимо от характера понесенных расходов условия возмещения расходов могут быть двух видов. Либо они предусмотрены трудовым договором, либо являются частью практики компании.

Оплата может производиться путем прямого возмещения фактических затрат, то есть всех произведенных платежей. Они связаны с расходами на удаленную работу, использованием инструментов ИКТ, профессиональной мобильностью или расходами, понесенными сотрудниками, размещенными за границей. Таким образом, сотрудник передает свои различные отчеты о расходах своему работодателю. Обязательно храните их не менее трех лет.

Также возможно, что вам будут выплачиваться случайные или периодические выплаты по фиксированной ставке. Этот метод принят для текущих расходов, например, для коммерческого агента. В этом случае последний не обязан оправдывать свои расходы. Предельные значения устанавливаются налоговой администрацией и варьируются в зависимости от характера затрат (питание, транспорт, временное проживание, переезд, надбавка за пробег). Однако, если лимиты превышены, работодатель может потребовать ваши подтверждающие документы. Следует отметить, что директора компаний не имеют права на получение этого фиксированного вознаграждения.

Процесс требования возмещения профессиональных расходов

Как правило, возмещение ваших профессиональных расходов будет производиться после подачи подтверждающих документов в бухгалтерию или менеджеру по персоналу. Баланс обычно отображается в вашей следующей платежной ведомости, и сумма будет переведена на ваш счет.

В вашем распоряжении 3 года, чтобы предоставить доказательства ваших профессиональных расходов и, таким образом, получить компенсацию. По истечении этого периода ваш босс больше не обязан их платить. Если по ошибке, по забывчивости или по любой другой причине, деньги вам не вернут. Лучше всего быстро вмешаться, отправив письмо с просьбой о возмещении расходов в вашу компанию.

Чтобы помочь вам, вот два образца писем для вашего запроса. Так или иначе. Прежде всего, обязательно приложите оригиналы подтверждающих документов и сохраните копии для себя.

Пример письма для обычного запроса о возмещении профессиональных расходов

Фамилия Имя сотрудника
Адрес
почтовый индекс

Компания… (Название компании)
Адрес
почтовый индекс

                                                                                                                                                                                                                      (Город), в ... (Дата),

Тема: Запрос на возмещение профессиональных расходов

(Сэр), (мадам),

После расходов, понесенных во время моих последних миссий. А теперь желаю получить возмещение моих профессиональных расходов. Отправляю вам полный список моих платежей в соответствии с процедурой.

Поэтому я совершил поездку из _____ (место отправления) в _____ (место назначения деловой поездки) с ________ до _____ (дата поездки), чтобы посетить несколько важных конференций для развития нашей компании. Во время поездки я сел на самолет туда и обратно и совершил несколько поездок на такси.

К этим расходам добавляются мои расходы на проживание в отеле и питание. К настоящему заявлению прилагаются подтверждающие документы, подтверждающие все мои вклады.

В ожидании положительного ответа от вас, сэр, прошу вас принять мои почтительные приветствия.

 

                                                                        Подпись

Пример письма с просьбой о возмещении профессиональных расходов в случае отказа работодателя

Фамилия Имя сотрудника
Адрес
почтовый индекс

Компания… (Название компании)
Адрес
почтовый индекс

                                                                                                                                                                                                                      (Город), в ... (Дата),

 

Тема: Требование о возмещении профессиональных расходов

 

Месье ле Директор,

По долгу службы мне пришлось совершить несколько заграничных командировок. Как сотрудник, я поехал в [пункт назначения] на 4 дня для выполнения определенных миссий, связанных с моей должностью.

С разрешения моего непосредственного руководителя я путешествовал на собственном автомобиле. Всего я проехал [количество] километров. К этому следует добавить стоимость питания и нескольких ночей в отеле на общую сумму [сумма] евро.

Закон предусматривает, что эти профессиональные расходы несет компания. Однако, несмотря на то, что все необходимые подтверждающие документы были переданы в бухгалтерию по моему возвращению, я до сих пор не получил соответствующий платеж.

Это причина, по которой я прошу вас вмешаться, чтобы я мог получить компенсацию как можно скорее. Вы найдете в приложении копии всех счетов-фактур, подтверждающих мой запрос.

Заранее поблагодарив вас за помощь, пожалуйста, примите, господин директор, уверения в моем самом высоком уважении.

 

                                                                       Подпись

Скачать «Пример обычного письма о возмещении профессиональных расходов»