Заочные сообщения важны для написания работы. Но по многим причинам на них можно не обращать внимания. Это объясняется контекстом их написания, а иногда и тем, что они не принимают во внимание влияние, которое они могут оказать.
Действительно, сообщение об отсутствии - это автоматическое сообщение. Отправляется как ответ на любое сообщение, полученное в течение определенного промежутка времени или в течение определенного периода. Иногда сообщение готовится в контексте отпуска. Этот период, когда у вас, вероятно, уже есть мысли о другом, возможно, не лучшее время для написания сообщения.
В чем смысл настройки автоматического сообщения об отсутствии?
Сообщение об отсутствии на работе важно во многих отношениях. Он используется для уведомления всех ваших сотрудников о вашем отсутствии. Он также служит для предоставления информации, которая позволяет им продолжать свою деятельность в ожидании вашего возвращения. В основном это дата вашего выздоровления, контактные данные для связи в экстренных случаях или контактные данные коллеги, с которым можно связаться в экстренных случаях. Ввиду всего этого, сообщение об отсутствии является важным актом общения для любого профессионала.
Каких ошибок следует избегать?
Учитывая важность сообщения об отсутствии, необходимо будет учесть несколько параметров, чтобы не шокировать или не уважать собеседника. Лучше звучать слишком уважительно, чем неуважительно. Таким образом, вы не можете использовать такие выражения, как OUPS, pff и т. Д. Вам нужно будет принять во внимание профиль всех заинтересованных сторон. Таким образом, не пишите так, как будто вы просто разговариваете с коллегами, когда вам могут обмениваться сообщениями ваше начальство или клиенты, поставщики или даже государственные органы.
Чтобы избежать этого неудобства, в Outlook можно получить сообщение об отсутствии для внутренней почты компании и другое сообщение для внешней почты. В любом случае вам нужно будет принять во внимание все профили, чтобы составить хорошо структурированное сообщение об отсутствии.
Кроме того, информация должна быть полезной и точной. Избегайте двусмысленных сообщений, таких как «Я буду отсутствовать завтра», зная, что тот, кто получит эту информацию, не сможет узнать дату этого «завтра».
Наконец, избегайте привычного и непринужденного тона. Действительно, эйфория предстоящего отпуска может заставить вас использовать слишком знакомый тон. Не забывайте оставаться профессионалом до конца. В устной форме с коллегами это может происходить, но особенно не в контексте рабочих документов.
Какой тип сообщения об отсутствии выбрать?
Чтобы избежать всех этих подводных камней, выбирайте традиционный стиль. Это включает в себя ваши имя и фамилию, информацию о том, когда вы можете обработать полученное сообщение, и людей, с которыми можно связаться в случае возникновения чрезвычайной ситуации.
