Версия для печати, PDF и электронная почта

Существует много случаев, когда ваша компания должна будет отправить письмо с жалобой, будь то в контексте неоплаченных счетов-фактур, требование о компенсации или возмещении за несоответствующий товар от поставщика и т. Д. , В этой статье мы предоставляем вам два наиболее распространенных шаблона письма с жалобами.

Шаблон электронной почты, чтобы потребовать оплату счета-фактуры

Жалобы на неоплаченные счета-фактуры - самый распространенный вид жалоб в компаниях. Этот типe-mail должно быть очень точным и достаточно контекстным, чтобы собеседник сразу понял, о чем идет речь - это позволит избежать туда-сюда, особенно с собеседниками, которые пытаются отложить дату платежа!

Если электронное письмо с запросом является первым отправленным напоминанием, оно является официальным уведомлением. Поэтому он является частью правовой основы и должен хорошо заботиться, если дело должно идти дальше, поскольку оно может служить доказательством.

Вот шаблон электронного письма для запроса неоплаченного счета:

Тема: Официальное уведомление о просроченном счете

Sir / Madam,

За исключением ошибки или бездействия с нашей стороны, мы не получили оплату вашего счета-фактуры с [даты] в размере [надлежащей суммы] и истекли в [срок оплаты].

Просим вас оплатить этот счет как можно скорее, а также просрочку платежа. Пожалуйста, приложите указанный счет-фактуру плюс дополнительные сборы, рассчитанные в соответствии со статьей L.441-6 2008 law 776-4 Август 2008.

В ожидании вашей регуляризации мы остаемся в вашем распоряжении по любому вопросу, касающемуся этого счета.

Примите, сэр / мадам, выражение наших искренних приветствий,

[Подпись] "

Шаблон электронной почты, чтобы потребовать компенсацию или возмещение

Обычно компаниям приходится требовать компенсацию или возмещение либо от своего поставщика, либо от внешнего партнера. Причин множество: задержка транспортировки в рамках командировки, несоответствующий товар или товар, прибывший в плохом состоянии, катастрофа или любой другой ущерб могут оправдать написание такого электронного письма.

ЧТЕНИЕ  Стремитесь к эффективности простым письмом!

Каким бы ни был источник проблемы, структура письма с претензией всегда будет одинаковой. Начните с выявления проблемы и характера ущерба, прежде чем подавать заявку. Не стесняйтесь приводить юридическое положение для поддержки вашего запроса.

Мы предлагаем модель электронной почты жалобы, адресованной поставщику, в случае несоответствующего продукта по своим размерам.

Тема: Запрос на возврат средств за несовместимый продукт

Sir / Madam,

В рамках контракта [обозначение или номер контракта], связывающего вашу компанию с нашей, мы заказали [количество + название продукта] на [дата], на общую сумму [количество заказа].

Мы получили продукцию по [дате поступления]. Однако это не соответствует описанию вашего каталога. Действительно, размеры, указанные в вашем каталоге, равны [размеры], а принятый продукт измеряет [размеры]. Приложите фотографию, подтверждающую несоответствие поставляемого продукта.

В соответствии со статьей 211-4 Потребительского кодекса, в которой указано, что вы должны поставлять продукт в соответствии с договором купли-продажи, пожалуйста, любезно возместите этот продукт до [суммы].

Жду вашего ответа, пожалуйста, примите, мадам / сэр, выражение моих выдающихся чувств.

[Подпись]