Версия для печати, PDF и электронная почта

В вашей профессиональной жизни вам часто приходится писать электронное письмо с протестом. Это можно адресовать коллеге, партнеру или поставщику. Какой бы ни была ваша причина, вы должны учитывать определенные требования, чтобы ваши собеседники воспринимали вас всерьез. Поэтому овладение написанием этого типа сообщений является обязательным. Вот как сделать ваше электронное письмо с возражением успешным.

Сосредоточьтесь на фактах

При написании письма с протестом важно быть точным в изложении фактов. Другими словами, элементы должны быть изложены в фактической манере, чтобы читатель мог быстро понять контекст.

Поэтому избегайте деталей и ненужных предложений, а вместо этого указывайте важные вещи, такие как факты и даты. Именно с этими элементами получатель сможет понять цель вашего электронного письма. Вы должны предоставить четкую, точную и датированную информацию.

Укажите контекст, а затем тему электронного письма.

Сразу переходите к делу, когда пишете электронное письмо с протестом. Вам не нужны такие формулировки, как «Я пишу вам это письмо», потому что это очевидные вещи, на которые не нужно указывать.

После того, как четко изложены факты, которые послужили поводом для вашей жалобы, и не забыта дата. Это может быть встреча, семинар, обмен электронной почтой, составление отчетов, покупка оборудования, получение счета и т. Д.

Продолжайте, как можно более подробно излагая свои ожидания.

Идея состоит в том, что получатель может быстро понять цель вашего электронного письма и то, что вы от него хотите.

ЧТЕНИЕ  Образцы писем для запроса оплаты сверхурочных

Сосредоточьтесь на трезвости в своем выступлении

Написание письма с протестом требует трезвого и лаконичного стиля. В самом деле, поскольку это особая ситуация, вы должны сосредоточиться на фактах и ​​своих ожиданиях. Для этого используйте короткие предложения, которые резюмируют суть вашей задачи и написаны повседневным вежливым языком.

Кроме того, не забудьте использовать вежливую фразу, соответствующую случаю. При таком обмене следует избегать «добрых пожеланий» и «наилучших пожеланий».

Оставайся профессионалом

Будьте профессиональны при написании протестного электронного письма, даже если вы очень недовольны. Вы должны делать все возможное, чтобы сдерживать себя, потому что эмоции на самом деле не принадлежат профессиональному письму.

Поэтому избегайте слов, которые могут так или иначе выставлять напоказ ваши чувства. Важно, чтобы ваш адрес электронной почты оставался фактическим.

Приложите доказательства

Наконец, чтобы отправить электронное письмо с протестом, важно приложить доказательства к своим аргументам. Вы действительно должны показать получателю, что имеете право оспаривать его. Поэтому прикрепите любой документ, который вы можете использовать в качестве доказательства, и укажите его в электронном письме.