Версия для печати, PDF и электронная почта

Написать, чтобы прочитать

Коллега только что отправил вам письмо о вашей встрече через час. Предполагается, что электронная почта содержит ключевую информацию, которую вы должны представить в рамках важного проекта.

Но есть проблема: электронное письмо настолько плохо написано, что вы не можете найти нужные данные. Есть неисправностинаписание и неполные предложения. Абзацы настолько длинные и запутанные, что на поиск нужной информации у вас уходит в три раза больше времени. В результате вы недостаточно подготовлены к встрече, и она проходит не так гладко, как вы ожидали.

Сталкивались ли вы когда-нибудь с подобной ситуацией? В перегруженном мире информации важно общаться четко, кратко и эффективно. У людей нет времени, чтобы читать электронные письма длиной книги, и у них нет терпения интерпретировать плохо сконструированные электронные письма и там, где полезная информация разбросана повсюду.

Плюс твой навыки письма Чем больше вы чувствуете себя хорошо, включая своего босса, коллег и клиентов. Вы никогда не знаете, как далеко эти хорошие впечатления приведут вас.

В этой статье мы увидим, как вы можете улучшить свои навыки письма и избежать распространенных ошибок.

Аудитория и формат

Первый шаг, чтобы написать четко, это выбрать подходящий формат. Вам нужно отправить неофициальное письмо? Написать подробный отчет? Или написать официальное письмо?

Формат, а также ваша аудитория будут определять ваш «писательский голос» - то есть, насколько формальным или расслабленным должен быть тон. Например, если вы пишете электронное письмо потенциальному клиенту, должно ли оно иметь тот же тон, что и электронное письмо другу?

Определенно нет.

Начните с определения того, кто прочитает ваше сообщение. Он нацелен на руководителей высшего звена, всю команду или небольшую группу, работающую над конкретным файлом? Во всем, что вы пишете, ваши читатели или получатели должны определять ваш тон, а также аспекты содержания.

ЧТЕНИЕ  Составьте письмо-запрос на безопасную добровольную мобильность

Композиция и стиль

Когда вы знаете, что пишете и для кого пишете, вы должны начать писать.

Пустой белый экран компьютера часто пугает. Это легко застрять, потому что вы не знаете, как начать. Попробуйте следующие советы по составлению и форматированию документа:

 

  • Начните с вашей аудиторииНе забывайте, что ваши читатели могут ничего не знать о том, что вы им говорите. Что им нужно знать в первую очередь?
  • Создание планаЭто особенно полезно, если вы пишете более длинный документ, такой как отчет, презентация или речь. Контуры помогают определить шаги, которые необходимо выполнить, в каком порядке, и разделить задачу на управляемую информацию.
  • Попробуйте немного сочувствияНапример, если вы пишете коммерческое электронное письмо для потенциальных клиентов, почему они должны заботиться о вашем продукте или рекламной информации? В чем выгода для них? Всегда помните о потребностях вашей аудитории.
  • Используйте риторический треугольникЕсли вы пытаетесь убедить кого-то что-то сделать, обязательно объясните, почему люди должны вас слушать, донесите ваше послание, чтобы привлечь аудиторию и представить информацию рациональным и последовательным образом.
  • Определите свою основную тему: Если вам сложно определить основную тему вашего сообщения, представьте, что у вас осталось 15 секунд, чтобы объяснить ваше местоположение. Что ты говоришь? Это, наверное, ваша главная тема.
  • Используйте простой языкЕсли вы не пишете научную статью, обычно лучше использовать простой язык, прямой язык. Не используйте длинные слова, чтобы произвести впечатление на людей.

Структура

Ваш документ должен быть максимально удобным для пользователя. Используйте как можно больше заголовков, субтитров, маркеров и цифр для разделения текста.

В конце концов, что легче читать: страницу, заполненную длинными абзацами, или страницу, разделенную на короткие абзацы с заголовками разделов и маркерами? Документ, который легко сканировать, будет читаться чаще, чем документ с длинными плотными абзацами.

Заголовки должны привлечь внимание читателя. С помощью вопросов это часто хорошая идея, особенно в рекламных текстах, потому что вопросы интересуют и интересуют читателя.

ЧТЕНИЕ  Шаблон электронной почты, чтобы оправдать отсутствие

В электронных письмах и предложениях используйте короткие фактические заголовки и подзаголовки, такие как в этой статье.

Добавление графики также является разумным способом разделения текста. Эти наглядные пособия позволяют читателю не только сосредоточиться на содержании, но и передавать важную информацию гораздо быстрее, чем текст.

Грамматические ошибки

Вы наверняка знаете, что из-за ошибок в электронной почте ваша работа будет выглядеть непрофессионально. Очень важно избегать серьезных ошибок, приобретая средство проверки правописания и как можно больше проверяя орфографию.

Вот несколько примеров часто используемых слов:

 

  • Я отправляю / отправляю / отправляю вам

 

Глагол «отправить», являющийся глаголом первой группы, всегда будет писать от первого лица единственного числа «я посылаю» с «е». «Отгрузка» без «е» является именем («отгрузка») и может быть множественным числом: «отгрузки».

 

  • Я присоединяюсь к вам / я присоединяюсь к вам

 

Каждый всегда будет писать «Я присоединяюсь к вам» с «S». «Совместное» с «т» является спряжением третьего лица единственного числа «он присоединяется».

 

  • Срок / срок

 

Даже если «бампер» прикреплен к женскому имени, не поддавайтесь искушению и всегда пишите «бампер» без «е».

 

  • Рекомендация / рекомендация

 

Если на английском мы пишем «рекомендация» с «е», на французском мы всегда пишем «рекомендация» с «а».

 

  • Есть / есть / есть

 

Мы добавляем благозвучную букву «т» в вопросительные формулы, чтобы облегчить произношение и предотвратить два последовательных гласных. Поэтому мы напишем «есть ли здесь».

 

  • С точки зрения / с точки зрения

 

Никто никогда не пишет «в терминах» без «с». В использовании этого выражения действительно всегда есть несколько «терминов».

ЧТЕНИЕ  Стремитесь к эффективности простым письмом!

 

  • Из / среди

 

Будьте осторожны, чтобы не быть введенным в заблуждение словом «кроме», которое заканчивается на «с». Никто никогда не пишет «среди» с «с». Это предлог и он неизменен.

 

  • По согласованию / по согласованию

 

Даже приписываемое женскому имени, «по согласованию» всегда неизменно и никогда не принимает «е».

 

  • Техническое обслуживание / сервис

Не путайте имя и глагол. Название «собеседование» без «т» описывает обмен или «собеседование». Сопряженный глагол в третьем лице единственного числа «поддерживает» используется, когда речь идет о действии поддержания чего-либо.

Некоторые из ваших читателей не будут совершенны в написании и грамматике. Они могут не заметить, если вы делаете эти ошибки. Но не используйте это как оправдание: обычно будут люди, особенно старшие руководители, которые заметят!

По этой причине все, что вы пишете, должно быть приемлемого для всех читателей качества.

проверка

Враг хорошей корректуры - это скорость. Многие люди спешат просмотреть свои электронные письма, но именно так вы упускаете ошибки. Следуйте этим инструкциям, чтобы проверить, что вы написали:

  • Проверьте свои верхние и нижние колонтитулыЛюди часто игнорируют их, чтобы сосредоточиться только на тексте. Это не потому, что заголовки жирные и жирные, что они свободны от ошибок!
  • Прочитайте письмо вслух: Это заставляет вас идти медленнее, что означает, что вы с большей вероятностью обнаружите ошибки.
  • Используйте свой палец, чтобы следовать тексту, когда вы читаетеЭто еще одна вещь, которая помогает вам замедлить.
  • Начните в конце вашего текста: Перечитайте предложение с конца до начала, это поможет вам сосредоточиться на ошибках, а не на содержании.