سراسري فرانسيسي ملازم هفتي جو چوٿون حصو گذاريندو آهي سوين اي ميلن جي ذريعي جيڪي اهي هر روز موڪليندا ۽ وصول ڪندا آهن.
جيتوڻيڪ، حقيقت اهو آهي ته اسان اسان جي ميل بوڪ ۾ پئجي رهيا آهيون اسان جي وقت جو هڪ سٺو حصو، اسان مان ڪيترائي، اڃا تائين تمام گهڻو پروفيسر اڃا نه ڄاڻندا آهن اي ميل صحيح.
حقيقت ۾، اسان هر روز پڙهڻ ۽ پيغام جي مقدار کي ڏنيون ٿا، اسان ممڪن آهي ته شرمندگي سان غلطي ڪرڻ جو امڪان آهي، جيڪو ڪاروبار جا نتيجا گهرايا هوندا آهن.
هن مقالي ۾، اسان سڀ کان وڌيڪ ضروري "سائبرڪوٽ" جي ڄاڻ حاصل ڪئي آهي.
هڪ صاف ۽ سڌي موضوع لائن شامل ڪريو
سٺي موضوع واري لائن جا مثال شامل آهن "تبديلي ملاقات جي تاريخ"، "توهان جي پيشڪش بابت تڪڙو سوال" يا "تجويز لاء تجويزون" شامل آهن.
ماڻهو اڪثر ڪري هڪ اي ميل کولڻ جو فيصلو ڪن ٿا موضوع جي بنياد تي، هڪ چونڊيو جيڪو پڙهندڙن کي ٻڌائي ٿو ته توهان انهن جي خدشات يا ڪم جي مسئلن کي حل ڪري رهيا آهيو.
هڪڙو اي ميل ايڊريس استعمال ڪريو
جيڪڏھن توھان ھڪڙي ڪمپني لاءِ ڪم ڪريو ٿا، توھان کي لازمي طور تي پنھنجي ڪمپني جو اي ميل پتو استعمال ڪرڻ گھرجي. پر جيڪڏهن توهان هڪ ذاتي اي ميل اڪائونٽ استعمال ڪريو ٿا، ڇا توهان خود ملازم آهيو يا ان کي ڪڏهن ڪڏهن ڪاروباري خط و ڪتابت لاءِ استعمال ڪرڻ چاهيندا آهيو، توهان کي محتاط رهڻ گهرجي جڏهن هي پتو چونڊيو وڃي.
توھان کي ھميشه ھڪڙو اي ميل پتو ھجڻ گھرجي جنھن تي توھان جو نالو ھجي تنھنڪري وصول ڪندڙ ڄاڻي ٿو جيڪو اي ميل موڪلي رھيو آھي. ڪڏهن به اي ميل پتو استعمال نه ڪريو جيڪو ڪم لاءِ مناسب نه هجي.
”جواب سڀني“ تي ڪلڪ ڪرڻ کان پهريان ٻه ڀيرا سوچيو.
ڪو به 20 ماڻهن جي اي ميلون پڙهڻ نٿو چاهي جنهن جو انهن سان ڪو به واسطو ناهي. اي ميلن کي نظر انداز ڪرڻ ڏکيو ٿي سگهي ٿو، ڇاڪاڻ ته ڪيترائي ماڻهو پنهنجي اسمارٽ فون تي نون پيغامن جا نوٽيفڪيشن وصول ڪن ٿا يا انهن جي ڪمپيوٽر اسڪرين تي پاپ اپ پيغامن کي پريشان ڪن ٿا. "سڀني کي جواب ڏيو" تي ڪلڪ ڪرڻ کان پاسو ڪريو جيستائين توهان سوچيو ته لسٽ تي هرڪو اي ميل حاصل ڪرڻ گهرجي.
نشاني بلاڪ شامل ڪريو
پنهنجي پڙهندڙ کي پنهنجي باري ۾ معلومات مهيا ڪريو. عام طور تي، توهان جو پورو نالو، عنوان، ڪمپني جو نالو ۽ رابطي جي معلومات شامل ڪريو، فون نمبر سميت. توھان پڻ پنھنجي لاءِ ڪجھ اشتهار شامل ڪري سگھو ٿا، پر چوڻين يا تمثيلن سان اوور بورڊ نه وڃو.
باقي اي ميل وانگر ساڳيو فونٽ، سائيز ۽ رنگ استعمال ڪريو.
هلندڙ سلامتي استعمال ڪريو
غير معمولي، ڳالهائڻ وارا لفظ استعمال نه ڪريو جهڙوڪ "هيلو"، "هيلو!" يا "توهان ڪيئن آهيو؟"
اسان جي لکڻين جي آرام واري فطرت اي ميل ۾ خوشخبري تي اثر انداز نه ٿيڻ گهرجي. "هاء!" عام طور تي تمام غير رسم الخط سلام آهي، اهو ڪنهن ڪم جي صورتحال ۾ استعمال نه ٿيڻ گهرجي. استعمال ڪريو "هيلو" يا "سٺو شام" بدران.
عجب واري نقطي کي ٿورو استعمال ڪريو
جيڪڏهن توهان عجب جي نشان کي استعمال ڪرڻ جو انتخاب ڪيو ٿا، صرف هڪ استعمال ڪريو پنهنجي جوش جو اظهار ڪرڻ لاءِ.
ماڻهو ڪڏهن ڪڏهن هليا ويندا آهن ۽ انهن جي جملن جي آخر ۾ ڪيترائي عجب واري نقطا رکندا آهن. نتيجو تمام گهڻو جذباتي يا نابالغ لڳي سگھي ٿو، عجب واري نقطي کي لکڻ ۾ ٿورو استعمال ڪيو وڃي.
محتاج سان محتاج ڪر
مزاح آسانيءَ سان ترجمي ۾ گم ٿي سگهي ٿو بغير صحيح ڍنگ ۽ چهري جي اظهار جي. هڪ پيشه ورانه گفتگو ۾، مزاح بهترين طور تي اي ميلن کان ٻاهر آهي جيستائين توهان وصول ڪندڙ کي چڱي طرح ڄاڻو ٿا. انهي سان گڏ، جيڪو توهان سوچيو ته مذاق آهي شايد ڪنهن ٻئي ڏانهن نه هجي.
ڄاڻو ته مختلف ثقافتن کان ماڻهو مختلف طرح سان ڳالهائيندا آهن
ثقافتي اختلافن جي ڪري غلط ڪميونيڪيشن آساني سان پيدا ٿي سگهي ٿي، خاص ڪري لکت واري صورت ۾ جڏهن اسان هڪ ٻئي جي جسماني ٻولي نه ٿا ڏسي سگهون. پنهنجي پيغام کي وصول ڪندڙ جي ثقافتي پس منظر يا علم جي سطح تي ترتيب ڏيو.
اهو ذهن ۾ رکڻ بهتر آهي ته انتهائي مقاعده هنر (جاپاني، عربي يا چيني) توهان سان واپار ڪرڻ کان پهرين توهان کي ڄاڻڻ چاهي ٿي. نتيجي طور، اهو انهن ملڪن ۾ ملازمن لاء عام طور تي انهن جي لکڻين ۾ وڌيڪ ذاتي ٿي سگهي ٿو. ٻي طرف، ماڻهن جي گهٽ رجعت ثقافت (جرمن، آمريڪي يا اسڪينوياوين) کان وڌيڪ نقطي نظر کي ترجيح ڏيڻو پوندو.
توهان جي اي ميلن جو جواب ڏيو، جيتوڻيڪ اي ميل توهان جي لاء نه هئي
توهان ڏانهن موڪليل سڀني اي ميلن جو جواب ڏيڻ ڏکيو آهي، پر توهان کي ڪوشش ڪرڻ گهرجي. ھن ۾ اھي ڪيس شامل آھن جتي اي ميل حادثاتي طور توھان ڏانھن موڪليو ويو، خاص طور تي جيڪڏھن موڪليندڙ کي جواب جي اميد آھي. هڪ جواب ضروري ناهي، پر سٺو اي ميل آداب آهي، خاص طور تي جيڪڏهن اهو شخص توهان وانگر ساڳئي ڪمپني يا صنعت ۾ ڪم ڪري ٿو.
هتي هڪ جواب جو هڪ مثال آهي: "مون کي خبر آهي ته توهان تمام مصروف آهيو، پر مان نه ٿو سمجهان ته توهان مون کي هي اي ميل موڪلڻ چاهيو ٿا. ۽ مان توهان کي ٻڌائڻ چاهيان ٿو ته توهان ان کي صحيح شخص ڏانهن موڪلي سگهو ٿا. »
هر نياپو نظرثاني ڪريو
توهان جي غلطي توهان جي اي ميل جي وصول ڪندڙن طرفان اڻڄاتل نه ويندا. ۽، وصول ڪندڙ تي منحصر ڪري، توهان کي ائين ڪرڻ لاء فيصلو ڪيو ويندو.
اسپيل چيڪرز تي ڀروسو نه ڪريو. پڙهو ۽ ٻيهر پڙهو توهان جي ميل ڪيترائي ڀيرا، ترجيح طور تي بلند آواز ۾، ان کي موڪلڻ کان اڳ.
آخري اي ميل ايڊريس شامل ڪريو
اتفاقي طور تي اي ميل موڪلڻ کان پاسو ڪريو ان کان اڳ جو توهان ان کي ترتيب ڏيڻ ۽ پيغام کي درست ڪرڻ مڪمل ڪيو. ايستائين جو پيغام جو جواب ڏيڻ وقت، وصول ڪندڙ جي ايڊريس کي هٽائڻ ۽ صرف ان وقت داخل ڪرڻ سٺو خيال آهي جڏهن توهان کي پڪ آهي ته پيغام موڪلڻ لاءِ تيار آهي.
تصديق ڪريو ته توھان درست ڪيو وصول ڪندڙ
توهان کي تمام محتاط رهڻو پوندو جڏهن توهان جي ايڊريس بڪ مان نالو ٽائيپ ڪريو اي ميل جي “To” لائن تي. اهو غلط نالو چونڊڻ آسان آهي، جيڪو توهان لاءِ شرمناڪ ٿي سگهي ٿو ۽ غلطي سان اي ميل وصول ڪندڙ شخص لاءِ.
کلاسي فونٽ استعمال ڪريو
ڪاروباري خطوط لاء، هميشه توهان جا فون، رنگ ۽ معياري انداز ۾ رهن ٿيون.
ڪارڊين حڪمراني: توهان جي اي ميلون ٻين ماڻهن کي پڙهڻ لاء آسان هجڻ گهرجي.
عام ضابطي جي طور تي، اهو بهترين آهي 10 يا 12 پوائنٽ جو قسم ۽ پڙهڻ لاءِ آسان ٽائپفيس، جهڙوڪ Arial، Calibri، يا Times New Roman. جڏهن اهو رنگ اچي ٿو، ڪارو محفوظ انتخاب آهي.
پنهنجو سر تي اک رکو
بس جيئن لطيف جي ترجمي ۾ گم ٿيل آهن، توهان جو پيغام جلدي غلطي جي وضاحت ڪري سگهجي ٿو. ياد رهي ته توهان جي انٽرويوڪر کي گهربل اشعار ۽ منهن جو اظهار ظاهر نه آهي جيڪي هڪ هڪ بحث ۾ وٺندا آهن.
ڪنهن به غلط سمجھڻ کان بچڻ لاء، اهو مشورو ڏنو ويو آهي ته توهان پنهنجي پيغام کي بلند ڪرڻ کان اڳ کان اڳ پڙهي سگهو ٿا. جيڪڏهن اهو توهان جي لاء سخت لڳي، اهو پڙهندڙ لاء ڏاڍو لڳي ٿو.
بهترين نتيجن لاءِ، مڪمل طور تي ناڪاري لفظن ("ناڪامي"، "خراب" يا "نظر انداز ٿيل") استعمال ڪرڻ کان پاسو ڪريو ۽ هميشه چئو "مهرباني ڪري" ۽ "مهرباني".
