اي ميل ڊگهي عرصي کان ڪاروباري رابطن لاءِ هڪ لازمي اوزار آهي، پر هڪ سروي Sendmail پاران ڪيل آهي. ظاهر ڪيو ته اهو 64٪ پروفيسر لاء تڪرار، مونجهارو يا ٻيا منفي نتيجا پيدا ڪري ٿو.
ان ڪري، توهان پنهنجي اي ميلن سان هن کان ڪيئن بچائي سگهو ٿا؟ ۽ توهان اي ميلون ڪيئن لکي سگهو ٿا جيڪي مطلوب نتيجا ڏينداسين؟ هن آرٽيڪل ۾، اسان اهڙن حڪمتن جو جائزو وٺڻ جو توهان اهو استعمال ڪري سگهون ٿا ته توهان جو اي ميل جو استعمال واضح، موثر ۽ ڪامياب آهي.
ھڪڙو ڏينھن آفيسرن جي ڪم ڪندڙ ھڪڙي ڏينھن بابت اين اين ايڪس اي ميلون حاصل ڪري ٿو. ميل جي هن حجم سان، انفرادي پيغامون آساني سان وساري سگهجن ٿيون. ان سادو ضابطن کي عمل ڪريو جيئن ته توهان جون اي ميلون ڏسڻ ۽ استعمال ڪيو وڃي.
- اي ميل سان تمام گهڻو گفتگو نه ڪريو.
- شين جي سٺي استعمال ڪريو.
- صاف ۽ مختصر پيغام ڏيو.
- برائي ٿي.
- پنھنجي سر جي چڪاس ڪريو.
- Reread.
اي ميل سان تمام گهڻو گفتگو نه ڪريو
ڪم تي دٻاءُ جو سڀ کان وڏو ذريعو اي ميلن جو سراسر مقدار آهي جيڪي ماڻهو وصول ڪندا آهن. تنهن ڪري، توهان کان پهريان هڪ اي ميل لکڻ شروع ڪيو، پنهنجو پاڻ کان پڇو: "ڇا اهو واقعي ضروري آهي؟"
ان حوالي سان، توهان کي استعمال ڪرڻ گهرجي ٽيليفون يا فوري پيغام رسائيندڙ سوالن سان ڊيل ڪرڻ لاءِ ممڪن آهي واپس بحث جو موضوع. ڪميونيڪيشن پلاننگ جو اوزار استعمال ڪريو ۽ مختلف قسم جي پيغامن لاءِ بھترين چينلز جي سڃاڻپ ڪريو.
جڏهن به ممڪن هجي، شخص ۾ خراب خبر ڏيو. اهو توهان جي پيغام غلطي ڪئي وئي جيڪڏهن توهان جي حوصله، شفقت ۽ سمجهه سان پنهنجو پاڻ کي رابطي ۾ مدد ڪري ٿي.
شين جي سٺي استعمال ڪريو
اخبار جي هيڊ لائن ٻه شيون ڪري ٿي: اهو توهان جي توجه ڇڪي ٿي ۽ مضمون کي اختصار ڪري ٿو ته جيئن توهان فيصلو ڪري سگهو ته ان کي پڙهڻ يا نه. توھان جي اي ميل جي موضوع واري لائن کي ساڳيو ڪرڻ گھرجي.
هڪ اعتراض خالي جڳهه کي نظر انداز ڪرڻ يا "اسپام" جي طور تي رد ڪرڻ جو امڪان آهي. تنهن ڪري هميشه ڪجهه چڱا چونڊيل لفظ استعمال ڪريو وصول ڪندڙ کي ٻڌائڻ لاءِ ته اي ميل ڇا آهي.
توهان شايد تاريخ شامل ڪرڻ چاهيو ٿا موضوع جي لائن ۾ جيڪڏهن توهان جو پيغام باقاعده اي ميل سيريز جو حصو آهي، جهڙوڪ هفتيوار پروجيڪٽ رپورٽ. هڪ پيغام لاءِ جنهن کي جواب جي ضرورت آهي، توهان پڻ ڪال ٽو ايڪشن شامل ڪري سگهو ٿا، جهڙوڪ "مهرباني ڪري نومبر 7 تائين."
هڪ چڱي طرح لکيل مضمون لائن، جيئن هيٺ ڏنل هڪ، سڀ کان اهم معلومات مهيا ڪري ٿي بغير وصول ڪندڙ کي اي ميل کولڻ جي به. اهو هڪ تڪڙي طور ڪم ڪري ٿو جيڪو وصول ڪندڙن کي توهان جي ملاقات جي ياد ڏياريندو آهي جڏهن به اهي پنهنجو انباڪس چيڪ ڪندا آهن.
| خراب مثال سٺو مثال |
|
| مضمون: ملڻ | مضمون: GATEWAY جي عمل تي ملڻ. 09h جي 25 فيبروري 2018 |
نياپو صاف ۽ مختصر ڏسو
اي ميلون، روايتي ڪاروبار خط وانگر، صاف ۽ جامع هجڻ گهرجن. پنهنجا ننڍو ۽ صحيح رکو. اي ميل جو جسم سڌو ۽ معلوماتي هجي، ۽ سڀني سان لاڳاپيل معلومات هجي.
روايتي خطن جي برعڪس، ڪيترن ئي اي ميلون موڪلڻ جي قيمت هڪ موڪلڻ کان وڌيڪ ناهي. تنهن ڪري جيڪڏهن توهان کي ڪنهن سان ڳالهائڻ جي ضرورت آهي مختلف عنوانن تي، هر هڪ لاءِ الڳ اي ميل لکڻ تي غور ڪريو. هي پيغام واضح ڪري ٿو ۽ توهان جي نمائندي کي هڪ وقت ۾ هڪ موضوع تي جواب ڏيڻ جي اجازت ڏئي ٿو.
| خراب مثال | سٺو مثال |
| مضمون: سيلز رپورٽ لاء ترميم
هيلو مشين،
گذريل هفتي هن رپورٽ موڪلڻ لاء توهان جي مهرباني. مون ان کي ڪالهه پڙهيو ۽ محسوس ڪيو ته باب 2 اسان جي سيلز جي انگن اکرن بابت وڌيڪ مخصوص معلومات جي ضرورت آهي. مان پڻ سمجهان ٿو ته سر وڌيڪ رسمي ٿي سگهي ٿو.
ان کان علاوه، مان توهان کي ٻڌائڻ چاهيان ٿو ته مون هن جمعه جي نئين اشتهاري مهم تي عوامي تعلقات کاتي سان ملاقات ڪئي آهي. هوءَ 11:00 ايم تي آهي ۽ ننڍڙي ڪانفرنس روم ۾ هوندي.
مهرباني ڪري مون کي خبر ڏيو ته جيڪڏهن توهان دستياب آهيو.
مهرباني
ڪيميليل |
مضمون: سيلز رپورٽ لاء ترميم
هيلو مشين،
گذريل هفتي هن رپورٽ موڪلڻ لاء توهان جي مهرباني. مون ان کي ڪالهه پڙهيو ۽ محسوس ڪيو ته باب 2 اسان جي سيلز جي انگن اکرن بابت وڌيڪ مخصوص معلومات جي ضرورت آهي.
مون پڻ اهو سمجهيو ته ڍنگ وڌيڪ رسمي ٿي سگهي ٿي.
ڇا توهان انهن ذهنن سان اهو ذهن ۾ تبديل ڪري سگهو ٿا؟
توهان جي محنت جي مهرباني
ڪيميليل
(ڪئريلي وري پي پي جي اجلاس بابت هڪ ٻي اي ميل موڪليو.) |
هتي هڪ توازن هڙتال ڪرڻ ضروري آهي. توھان نٿا چاھيو ڪنھن کي اي ميلن سان بمباري ڪرڻ، ۽ اھو سمجھي ٿو ڪيترن ئي لاڳاپيل پوائنٽن کي ھڪڙي پوسٽ ۾ گڏ ڪرڻ. جڏهن ائين ٿئي ٿو، ان کي انگن واري پيراگراف يا بلٽ پوائنٽن سان سادو رکو، ۽ ڄاڻ کي "ڪٽڻ" تي غور ڪريو ننڍن، چڱي طرح منظم يونٽن ۾ ان کي هضم ڪرڻ آسان بڻائي.
اهو پڻ نوٽ ڪريو ته مٿي ڏنل سٺي مثال ۾، ڪيملي بيان ڪيو ته هوء ڇا ڪرڻ چاهي ٿي ميڪلين (هن صورت ۾، رپورٽ تبديل ڪريو). جيڪڏھن توھان ماڻھن جي مدد ڪندا آھيو ته توھان ڇا ٿا چاھيو، اھي وڌيڪ امڪان آھن ته اھو توھان کي ڏيو.
برائي ٿي
ماڻهو اڪثر سوچندا آهن ته اي ميلون روايتي خطن کان گهٽ رسمي ٿي سگهن ٿيون. پر اهي پيغام جيڪي توهان موڪليندا آهن انهن جي پنهنجي پيشڪاري، قدر ۽ تفصيلي تفصيل ڏانهن ڌيان ڏيڻ ضروري آهن، تنهنڪري هڪ مخصوص سطح جي تقاضا ضروري آهي.
جيستائين توهان ڪنهن سان سٺي شرطن تي نه آهيو، غير رسمي ٻولي، بدمعاش، لفظ، ۽ نامناسب مخففات کان پاسو ڪريو. Emoticons توهان جي نيت کي واضح ڪرڻ ۾ مددگار ثابت ٿي سگهن ٿا، پر اهو بهتر آهي ته انهن کي صرف انهن ماڻهن سان استعمال ڪريو جن کي توهان چڱي ريت ڄاڻو ٿا.
پنھنجي پيغام کي "مخلص،" "سٺو ڏينهن / شام سان توھان کي" يا "توھان جي لاء،" سان صورتحال بند ڪريو.
وصول ڪندڙ شايد اي ميلون پرنٽ ڪرڻ ۽ انهن کي ٻين سان شيئر ڪرڻ جو انتخاب ڪري سگھن ٿا، تنهنڪري هميشه شائستہ رهو.
سر جي چيڪ ڪريو
جڏهن اسان ماڻهن کي منهن ڏيڻو هئاسين، اسان انهن جي جسم جي ٻولي، vocal tones، ۽ منهن جو اظهار ظاهر ڪري سگهون ٿا ته انهي کي ڪيئن محسوس ڪجي. اي ميل اسان کي هن معلومات کان محروم ڪري ٿو، جنهن جو مطلب آهي ته اسان ڄاڻون ٿا جڏهن ماڻهو اسان جي پيغام کي غلط سمجھندا آهن.
توهان جي لفظن جي چونڊ، جملي جي ڊگھائي، اوقاف، ۽ سرمائيداري آساني سان بصري ۽ ٻڌڻ واري اشارن جي غلط تشريح ڪري سگهجي ٿي. هيٺ ڏنل پهرين مثال ۾، لوئس شايد سوچيو ته يان مايوس يا ناراض آهي، پر حقيقت ۾، هو سٺو محسوس ڪري ٿو.
| خراب مثال | سٺو مثال |
| Louise،
مون کي اڄ شام 17 وڳي تائين توهان جي رپورٽ جي ضرورت آهي يا مان پنهنجي آخري تاريخ کي وڃائي ڇڏيندس.
Yann |
لوء لوء،
هن رپورٽ تي توهان جي محنت جي مهرباني. ڇا توهان مونکي 17 ڪلاڪ کان پنهنجو نسخو مهيا ڪري سگهو ٿا، ڇا مان توهان جي آخري حد تائين نه وڃايو آهي؟
اڳواٽ شڪريو ادا ،
Yann |
جذباتي طور تي توهان جي اي ميل جو "احساس" بابت سوچيو. جيڪڏهن توهان جي ارادن يا جذبن کي غلط سمجهي سگهندي، توهان جي لفظن کي ٺهيل هڪ گهٽ معقول طريقو ڳولي.
proofreading
آخر ۾، "موڪليو" تي ڪلڪ ڪرڻ کان اڳ، ھڪ لمحو وٺو پنھنجي اي ميل کي چيڪ ڪرڻ لاءِ ڪنھن به اسپيلنگ، گرامر ۽ اوقاف جي غلطين لاءِ. توهان جون اي ميلون توهان جي پيشه ورانه تصوير جو حصو آهن جيترو توهان ڪپڙا پائڻ. تنهن ڪري اهو هڪ نياپو موڪلڻ تي پريشان آهي جنهن ۾ سيريز ۾ غلطيون شامل آهن.
ثبوت ڏيڻ جي دوران، توهان جي اي ميل جي ڊيگهه تي ڌيان ڏي. ماڻهو گهڻو ڪري ننڍن ننڍن، منحصر اي ميلون کان ننڍڙيون، جامع اي ميلون پڙهڻ جي امڪان آهن، انهي ڪري پڪ ڪريو ته توهان جي اي ميلون ممڪن طور ننڍا ننڍا هوندا، ضروري معلومات کي خارج ڪرڻ کان سواء.
اهم نڪتو
اسان جي سڀ کان سندن ڏينهن جو گهڻو خرچ پڙهڻ ۽ لکو اي ميلون. پر ڪوبه پيغام اسان کي موڪلي ٻين لاء ٿاڦڻ جو ٿي سگهي ٿو.
مؤثر اي ميلون لکڻ لاء، پاڻ کي پهرين ڄاڻو ته جيڪڏهن توهان واقعي هن چينل کي استعمال ڪرڻ گهرجي. ڪڏهن ڪڏهن اهو فون وٺڻ لاء بهتر ٿي سگهي ٿو.
پنهنجي اي ميلون هڪٻئي ۽ درست ڪريو. انهن کي صرف انهن ماڻهن ڏانهن موڪليو جيڪي واقعي کي انهن کي ڏسڻ لاء ۽ واضح طور تي ظاهر ڪيو ته توهان اڳيان حاصل ڪرڻ چاهيو ٿا.
ياد رکو ته توهان جون اي ميلون توهان جي پروفيشنلزم، توهان جي قدرن ۽ تفصيل ڏانهن توهان جي توجه جو عڪس آهن. تصور ڪرڻ جي ڪوشش ڪريو ته ٻيا توهان جي پيغام جي سر کي ڪيئن تفسير ڪري سگھن ٿا. شائستگي سان رهو ۽ "موڪليو" کي مارڻ کان پهريان هميشه ٻه ڀيرا چيڪ ڪريو جيڪو توهان لکيو آهي.
