ڇاپو دوست، پي ايڇ ۽ اي ميل

ايم ايل ڪاروباري رابطن لاء هڪ اهم اوزار آهي، پر موڪليوmail پاران ڪيل سروي ۾. ظاهر ڪيو ويو آهي ته اهو پروفيسر جي تنقيد، مونجهاري يا يا اين اينيمڪس تائين ٻين منفي نتيجن جو سبب بڻيو.

ان ڪري، توهان پنهنجي اي ميلن سان هن کان ڪيئن بچائي سگهو ٿا؟ ۽ توهان اي ميلون ڪيئن لکي سگهو ٿا جيڪي مطلوب نتيجا ڏينداسين؟ هن آرٽيڪل ۾، اسان اهڙن حڪمتن جو جائزو وٺڻ جو توهان اهو استعمال ڪري سگهون ٿا ته توهان جو اي ميل جو استعمال واضح، موثر ۽ ڪامياب آهي.

ھڪڙو ڏينھن آفيسرن جي ڪم ڪندڙ ھڪڙي ڏينھن بابت اين اين ايڪس اي ميلون حاصل ڪري ٿو. ميل جي هن حجم سان، انفرادي پيغامون آساني سان وساري سگهجن ٿيون. ان سادو ضابطن کي عمل ڪريو جيئن ته توهان جون اي ميلون ڏسڻ ۽ استعمال ڪيو وڃي.

  1. اي ميل سان تمام گهڻو گفتگو نه ڪريو.
  2. شين جي سٺي استعمال ڪريو.
  3. صاف ۽ مختصر پيغام ڏيو.
  4. برائي ٿي.
  5. پنھنجي سر جي چڪاس ڪريو.
  6. Reread.

اي ميل سان تمام گهڻو گفتگو نه ڪريو

ڪم تي دٻاء جو سڀ کان وڏو ذريعو آهي انهن اي ميلن جي ماڻهن جو وڏي مقدار وصول ڪري ٿي. تنهن ڪري، توهان هڪ اي ميل لکڻ شروع ڪرڻ کان پهريان، پاڻ کان پڇو، "ڇا واقعي واقعي لازمي آهي؟"

انهي سلسلي ۾، توهان مسئلن جي تابع مسئلن کي هٿي ڏيڻ لاء فون يا فوري قاصد استعمال ڪرڻ گهرجي. هڪ مواصلاتي پلاننگ جو اوزار استعمال ڪريو ۽ پيغامن جي مختلف قسمن لاء سڀ کان وڌيڪ مناسب چينل جي سڃاڻپ ڪريو.

جڏهن به ممڪن هجي، شخص ۾ خراب خبر ڏيو. اهو توهان جي پيغام غلطي ڪئي وئي جيڪڏهن توهان جي حوصله، شفقت ۽ سمجهه سان پنهنجو پاڻ کي رابطي ۾ مدد ڪري ٿي.

شين جي سٺي استعمال ڪريو

ھڪ اخبار جو عنوان ٻه ڪم ڪيو آھي: اھو اوھان جي توجھ تي قبضو ڪري ٿو ۽ مضمون کي خلاص ڪري ٿو، تنھنڪري فيصلو ڪري سگھو ٿا ته ڇا پڙھو يا نه. توهان جي اي ميل پيغام جو موضوع ساڳيو ڪم ڪرڻ گهرجي.

هڪ اعتراض خالي کي نظر انداز ڪرڻ يا رد ڪرڻ جو وڌيڪ امڪان آهي ”اسپام“. تنهن ڪري هميشه ڪجهه چڱا چونڊيل لفظ استعمال ڪريو وصول ڪندڙ ڏانهن اشارو ڪرڻ لاءِاي ميل.

توهان انهي موضوع ۾ تاريخ شامل ڪرڻ چاهيندا جيڪڏهن توهان جو پيغام باقاعده اي ميلون سيريز جو حصو آهي، جهڙوڪ هڪ هفتي واري منصوبي جي رپورٽ. هڪ پيغام جي لاء هڪ جواب جي ضرورت آهي، توهان شايد عمل ۾ ڪالون شامل ڪري سگهو ٿا، جهڙوڪ "مهرباني ڪري نومبر 7 کان اڳ."

پڙهڻ  توهان جي اي ميل دستخط آسانيء سان ۽ مفت لاء ڪيئن ٺاهيو

هڪ تمام گهڻي ليکڪ لوڪ لائين، جيئن هيٺ ڏنل هڪ، وصول ڪندڙ کان سواء اي ميل کولڻ کان سواء تمام اهم معلومات مهيا ڪندو آهي. اهو هڪ دعوت نامي طور تي ڪم ڪري ٿو جيڪو توهان جي ملاقات جي وصول ڪندڙن کي هر وقت جڏهن انهن جي انباڪس کي ڏسڻ ۾ ڏياري ٿو.

 

خراب مثال سٺو مثال
 
مضمون: ملڻ مضمون: GATEWAY جي عمل تي ملڻ. 09h جي 25 فيبروري 2018

 

نياپو صاف ۽ مختصر ڏسو

اي ميلون، روايتي ڪاروبار خط وانگر، صاف ۽ جامع هجڻ گهرجن. پنهنجا ننڍو ۽ صحيح رکو. اي ميل جو جسم سڌو ۽ معلوماتي هجي، ۽ سڀني سان لاڳاپيل معلومات هجي.

روايتي خطن وانگر، ڪيترن ئي اي ميلون موڪليندا آهن هڪ موڪلڻ کان وڌيڪ خرچ نه ڪندو آهي. تنهن ڪري، جيڪڏهن توهان ڪيترن ئي مختلف موضوعن تي ڪنهن سان رابطو ڪرڻ جي ضرورت آهي، هر هڪ لاء هڪ الڳ اي ميل لکڻ تي غور ڪريو. هي پيغام کي واضع ڪري ٿو ۽ نمائندي هڪ وقت تي هڪ موضوع جي جواب ڏيڻ جي اجازت ڏئي ٿو.

 

خراب مثال سٺو مثال
مضمون: سيلز رپورٽ لاء ترميم

 

هيلو مشين،

 

هن رپورٽ کي گذريل هفتي موڪلڻ لاء مهرباني. مون ڪالهه پڙهي ۽ مون محسوس ڪيو ته باب زينڪس اسان جي سيلز جي لحاظ کان وڌيڪ مخصوص ڄاڻ جي ضرورت آهي. مون پڻ اهو سمجهيو ته ڍنگ وڌيڪ رسمي ٿي سگهي ٿي.

 

ان کان سواء، آئون توهان کي خبر ڏيان ٿو ته آئون هن جمعه کي نئين اشتهاري مہم تي عوامي تعلقات کاتي سان گڏ گڏجاڻي ڪنديون. هوء 11h00 تي آهي ۽ ننڍڙي ڪانفرنس روم ۾ ويندي.

 

مهرباني ڪري، مون کي خبر ڏيو ته جيڪڏهن توهان موجود آهيو.

 

مهرباني

 

ڪيميليل

مضمون: سيلز رپورٽ لاء ترميم

 

هيلو مشين،

 

هن رپورٽ کي گذريل هفتي موڪلڻ لاء مهرباني. مون ڪالهه پڙهي ۽ مون محسوس ڪيو ته باب زينڪس اسان جي سيلز جي لحاظ کان وڌيڪ مخصوص ڄاڻ جي ضرورت آهي.

 

مون پڻ اهو سمجهيو ته ڍنگ وڌيڪ رسمي ٿي سگهي ٿي.

 

ڇا توهان انهن ذهنن سان اهو ذهن ۾ تبديل ڪري سگهو ٿا؟

 

توهان جي محنت جي مهرباني

 

ڪيميليل

 

(ڪئريلي وري پي پي جي اجلاس بابت هڪ ٻي اي ميل موڪليو.)

 

هتي توازن ڳولڻ ضروري آهي. توهان ڪنهن کي اي ميل سان بمباري ڪرڻ نٿا چاهيون ، ۽ اهو گهڻن لاڳاپيل نقطن کي هڪ ميل ۾ گڏ ڪرڻ جو مطلب آهي. جڏهن اهو ٿئي ته ، نمبر وارا پيراگراف يا بلٽ پوائنٽس سان ان کي سادي رکو ، ۽ هضم جي آسانيءَ لاءِ معلومات کي نن upن توڙي منظم يونٽن ۾ ٽوڙڻ تي غور ڪريو.

اهو پڻ ياد رکو ته مٿي ڏنل مثال ۾، ڪليميل اهو بيان ڪيو آهي ته جيڪي مشينين چاهيندا هئا (هن صورت ۾، رپورٽ ۾ ترميم ڪريو). جيڪڏهن توهان ماڻهن کي خبر آهي ته جيڪي توهان چاهيو ٿا انهن جي مدد ڪري، هڪ بهتر موقعو آهي ته اهي توهان کي توهان کي ڏينداسين.

برائي ٿي

ماڻهو اڪثر سوچندا آهن ته اي ميلون روايتي خطن کان گهٽ رسمي ٿي سگهن ٿيون. پر اهي پيغام جيڪي توهان موڪليندا آهن انهن جي پنهنجي پيشڪاري، قدر ۽ تفصيلي تفصيل ڏانهن ڌيان ڏيڻ ضروري آهن، تنهنڪري هڪ مخصوص سطح جي تقاضا ضروري آهي.

جيستائين توهان ڪنهن سان سٺو شرط آهن، غير رسمي زبان، غلام، جونگي ۽ غير مناسب مخفف کان بچڻ. ايمٽيڪٽسيون پنهنجي ارادي کي واضع ڪرڻ ۾ مددگار ثابت ٿي سگهي ٿو، پر اهو صرف انهن ماڻهن سان توهان کي چڱي طرح استعمال ڪرڻ لاء بهترين آهي.

پنھنجي پيغام کي "مخلص،" "سٺو ڏينهن / شام سان توھان کي" يا "توھان جي لاء،" سان صورتحال بند ڪريو.

وصول ڪندڙ شايد اي ميلون پرنٽ ڪرڻ ۽ انهن سان ٻين سان حصيداري ڪرڻ جو فيصلو ڪري سگھن ٿا، تنهنڪري هميشه پولش ٿي ويندا.

سر جي چيڪ ڪريو

جڏهن اسان ماڻهن کي منهن ڏيڻو هئاسين، اسان انهن جي جسم جي ٻولي، vocal tones، ۽ منهن جو اظهار ظاهر ڪري سگهون ٿا ته انهي کي ڪيئن محسوس ڪجي. اي ميل اسان کي هن معلومات کان محروم ڪري ٿو، جنهن جو مطلب آهي ته اسان ڄاڻون ٿا جڏهن ماڻهو اسان جي پيغام کي غلط سمجھندا آهن.

لفظن جي توهان جي پسند، سزا جي ڊيگهه، وقتي ۽ سرمائيداريء کي بصري ۽ آسٽريٽري اشوڪ کان بغير غلطي سان وضاحت ڪري سگهجي ٿو. هيٺئين مثال ۾، لوء سوچڻ يافته يا ناراض آهي، پر حقيقت ۾، هو سٺو محسوس ٿيندو.

 

خراب مثال سٺو مثال
Louise،

 

مون کي اڄ تائين 17 کان اڳ جي رپورٽ جي ضرورت آهي يا آئون توهان جي آخري حد تائين وڃايان ٿو.

 

Yann

لوء لوء،

 

هن رپورٽ تي توهان جي محنت جي مهرباني. ڇا توهان مونکي 17 ڪلاڪ کان پنهنجو نسخو مهيا ڪري سگهو ٿا، ڇا مان توهان جي آخري حد تائين نه وڃايو آهي؟

 

اڳ ۾ مهرباني،

 

Yann

 

جذباتي طور تي توهان جي اي ميل جو "احساس" بابت سوچيو. جيڪڏهن توهان جي ارادن يا جذبن کي غلط سمجهي سگهندي، توهان جي لفظن کي ٺهيل هڪ گهٽ معقول طريقو ڳولي.

proofreading

آخرڪار، "موڪل" تي ڪلڪ ڪرڻ کان اڳ، هڪ پل کي چڪاس ڪرڻ لاء جيڪڏهن توهان جو اي ميل اسپيلنگ، گرامر ۽ بغير غلطي جي غلطي آهي. توهان جون اي ميلون توهان جي پيشورين تصوير جو هڪ حصو آهن جتان توهان ڪپڙا پائڻ وارا آهن. تنهن ڪري هن کي ٻوڙيو ويو آهي ته سيريز ۾ غلطي جو پيغام موڪلي.

ثبوت ڏيڻ جي دوران، توهان جي اي ميل جي ڊيگهه تي ڌيان ڏي. ماڻهو گهڻو ڪري ننڍن ننڍن، منحصر اي ميلون کان ننڍڙيون، جامع اي ميلون پڙهڻ جي امڪان آهن، انهي ڪري پڪ ڪريو ته توهان جي اي ميلون ممڪن طور ننڍا ننڍا هوندا، ضروري معلومات کي خارج ڪرڻ کان سواء.

اهم نڪتو

اسان جي سڀ کان سندن ڏينهن جو گهڻو خرچ پڙهڻ ۽ لکو اي ميلون. پر ڪوبه پيغام اسان کي موڪلي ٻين لاء ٿاڦڻ جو ٿي سگهي ٿو.

مؤثر اي ميلون لکڻ لاء، پاڻ کي پهرين ڄاڻو ته جيڪڏهن توهان واقعي هن چينل کي استعمال ڪرڻ گهرجي. ڪڏهن ڪڏهن اهو فون وٺڻ لاء بهتر ٿي سگهي ٿو.

پنهنجي اي ميلون هڪٻئي ۽ درست ڪريو. انهن کي صرف انهن ماڻهن ڏانهن موڪليو جيڪي واقعي کي انهن کي ڏسڻ لاء ۽ واضح طور تي ظاهر ڪيو ته توهان اڳيان حاصل ڪرڻ چاهيو ٿا.

ياد رهي، توهان جون اي ميلون توهان جي پيشڪاري، قدر ۽ تفصيل ڏانهن ڌيان جو هڪ عڪس آهن. تصور ڪرڻ جي ڪوشش ڪريو ٻين کي توهان جي پيغام جي ڍنگ جي وضاحت ڪري سگهي ٿي. مطابقت رکندڙ ۽ هميشه اهو پڙهو ته توهان "لکيو" تي ڪلڪ ڪرڻ کان اڳ لکيو آهي.