پڙهڻ پڙهو
هڪ همراهه صرف توهان کي هڪ ڪلاڪ ۾ ملاقات جي باري ۾ اي ميل ڪيو. اي ميل کي اهم معلومات شامل ڪرڻ گهرجي جيڪا توهان کي پيش ڪرڻ جي ضرورت آهي، هڪ اهم منصوبي جي حصي جي طور تي.
پر اتي ھڪڙو مسئلو آھي: اي ميل ايترو خراب لکيل آھي جو توھان کي گهربل ڊيٽا نه ملي سگھي. اسپيلنگ جون غلطيون ۽ نامڪمل جملا آهن. پيراگراف ايترا ڊگھا ۽ مونجهارو آهن ته اهو توهان کي ٽي ڀيرا وٺندو آهي جيترو توهان کي گهربل معلومات ڳولڻ ۾. نتيجي طور، توھان ميٽنگ لاءِ گھٽ تيار آھيو ۽ اھو ائين نه ٿيو جيترو توھان اميد ڪيو ھو.
ڇا توهان ڪڏهن اهڙي صورتحال کي منهن ڏنو آهي؟ معلومات سان ڀريل دنيا ۾، اهو ضروري آهي ته واضح، جامع ۽ مؤثر انداز سان گفتگو ڪرڻ. ماڻهن وٽ ڪتاب ڊگھي اي ميلون پڙهڻ لاءِ وقت نه هوندو آهي، ۽ انهن کي اي ميلن جي تشريح ڪرڻ جو صبر نه هوندو آهي جيڪي خراب ٺهيل آهن ۽ جتي مفيد معلومات هر جڳهه تي پکڙيل آهي.
ان سان گڏ توهان لکڻ جي صلاحيتن سٺا آهن، بهتر تاثر توهان جي آس پاس وارن تي، بشمول توهان جي باس، ساٿين ۽ گراهڪن تي. توهان ڪڏهن به نه ٿا ڄاڻو ته اهي سٺا تاثر توهان کي ڪيترو پري وٺي ويندا.
هن مقالي ۾، اسان ڏسندا سين ته توهان پنهنجي لکڻين جي صلاحيتن کي ڪيئن بهتر بڻائي ۽ عام غلطي کان بچائي سگهو ٿا.
آڊيو ۽ شڪلون
واضح طور تي لکڻ لاء پهريون قدم مناسب فارميٽ چونڊڻ آهي. ڇا توهان کي هڪ غير رسمي اي ميل موڪلڻ جي ضرورت آهي؟ تفصيلي رپورٽ لکو؟ يا هڪ رسمي خط لکو؟
فارميٽ، توهان جي سامعين سان گڏ، توهان جي "لکڻ جي آواز" جي وضاحت ڪندو، يعني ڪيئن رسمي يا آرام سان سر هجڻ گهرجي. مثال طور، جيڪڏهن توهان هڪ امڪاني ڪلائنٽ ڏانهن اي ميل لکي رهيا آهيو، ڇا اهو ساڳيو سر آهي هڪ دوست ڏانهن اي ميل وانگر؟
اڻٽر ناهي.
سڃاڻڻ سان شروع ڪريو جيڪو توهان جو پيغام پڙهي سگهندو. ڇا اھو آھي سينيئر عملدارن، پوري ٽيم، يا ھڪڙو ننڍڙو گروپ جيڪو ھڪڙي مخصوص فائل تي ڪم ڪري رھيو آھي؟ هر شي ۾ توهان لکندا آهيو، توهان جي پڙهندڙن، يا وصول ڪندڙن کي، توهان جي ڍنگ جي وضاحت ڪرڻ جي ضرورت آهي ۽ انهي سان گڏ مواد جا حصا.
تخليق ۽ انداز
هڪ دفعو توهان کي ڄاڻو ته جيڪي توهان لکي رهيا آهيو ۽ جن لاء توهان لکي رهيا آهيو، توهان کي لکڻ شروع ڪرڻ گهرجي.
هڪ خالي، اڇو ڪمپيوٽر اسڪرين اڪثر خوفزده آهي. اهو پڪڙڻ آسان آهي ڇو ته توهان کي خبر ناهي ته ڪيئن شروع ڪجي. توھان جي دستاويز کي ترتيب ڏيڻ ۽ فارميٽ ڪرڻ لاءِ ھي ٽوٽڪا آزمايو:
- پنهنجي ساٿين سان شروع ڪريو: ياد رکو ته توهان جا پڙهندڙ شايد ڪجهه به نه ڄاڻن جيڪي توهان انهن کي ٻڌايو. انهن کي پهرين ڄاڻڻ گهرجي؟
- هڪ منصوبو ٺاهيو: اهو خاص طور تي مفيد آهي جيڪڏهن توهان هڪ ڊگهو دستاويز لکي رهيا آهيو، جهڙوڪ رپورٽ، پيشڪش يا تقرير. خاڪو توهان کي سڃاڻڻ ۾ مدد ڪري ٿو ته ڪهڙن قدمن تي عمل ڪيو وڃي ڪهڙي ترتيب ۾ ۽ ڪم کي ٽوڙيو وڃي منظم معلومات ۾.
- ٿوري همدردي جي ڪوشش ڪريو: مثال طور، جيڪڏهن توهان امڪاني گراهڪن لاءِ سيلز اي ميل لکي رهيا آهيو، انهن کي توهان جي پراڊڪٽ يا توهان جي سيلز پچ جي پرواهه ڇو ڪرڻ گهرجي؟ انهن لاءِ ڪهڙو فائدو آهي؟ توهان جي سامعين جي ضرورتن کي هر وقت ياد رکو.
- بجلي واري ٽريڪ جو استعمال ڪريو: جيڪڏهن توهان ڪنهن کي ڪجهه ڪرڻ لاءِ قائل ڪرڻ جي ڪوشش ڪري رهيا آهيو، وضاحت ڪرڻ جي پڪ ڪريو ته ماڻهو توهان کي ڇو ٻڌن، توهان جي نقطي کي اهڙي طريقي سان پهچايو جيڪو توهان جي سامعين کي مشغول ڪري، ۽ معلومات کي منطقي ۽ مربوط انداز ۾ پيش ڪيو.
- پنهنجي اصلي موضوع جي سڃاڻپ ڪريو: جيڪڏهن توهان کي پنهنجي پيغام جي اصلي موضوع جي وضاحت ڪرڻ ۾ ڏکيائي پيش اچي ٿي، ته سمجهو ته توهان وٽ 15 سيڪنڊ بچيا آهن توهان جي پوزيشن جي وضاحت ڪرڻ لاءِ. تون ڇا ٿو چوين؟ اهو شايد توهان جو بنيادي موضوع آهي.
- سادي ٻولي استعمال ڪريو: جيستائين توهان هڪ سائنسي مقالو لکي رهيا آهيو، عام طور تي سادي، سڌي ٻولي استعمال ڪرڻ بهتر آهي. ڊگھا لفظ استعمال نه ڪريو صرف ماڻھن کي متاثر ڪرڻ لاءِ.
ساخت
توھانجو دستاويز صارف دوست جيترو ممڪن آھي. مٿين ممڪن، عنوان، ذيلي، بلٽ ۽ انگن اکرن کي استعمال ڪرڻ لاء متن کي جدا ڪرڻ لاء.
سڀ کان پوء، پڙهڻ لاء آسان ڇا ٿي سگهي ٿو: هڪ صفحو ڊگھي پيراگراف سان ڀريل يا هڪ صفحو مختصر پيراگراف ۾ ٽوڙيو ويو سيڪشن جي عنوانن ۽ بلٽ پوائنٽن سان؟ هڪ دستاويز جنهن کي اسڪين ڪرڻ آسان آهي، ڊگھي، گھڻائي پيراگراف سان گڏ دستاويز جي ڀيٽ ۾ وڌيڪ پڙهي ويندي.
عنوانن کي پڙهندڙ جي ڌيان ڇڪائڻ گهرجي. سوالن کي استعمال ڪرڻ اڪثر ڪري سٺو خيال آهي، خاص طور تي اشتهار جي ڪاپي ۾، ڇو ته سوال پڙهندڙ کي دلچسپي ۽ تجسس رکڻ ۾ مدد ڪن ٿا.
اي ميلون ۽ تجويزون ۾، مختصر، حقيقتن جي عنوان ۽ ذيلي ترجما استعمال ڪندا آهن، جيئن ته هن مضمون ۾.
گرافڪس شامل ڪرڻ توهان جي متن کي الڳ ڪرڻ لاء هڪ بهترين طريقو آهي. اهي بصري امداد صرف نه پڙهندڙن کي پنهنجي مواد تي نظر رکڻ جي اجازت ڏيندا آهن، پر متن جي ڀيٽ ۾ اهم معلومات کي تمام گهڻو جلدي گفتگو ڪرڻ.
گراماتياتي غلطيون
توهان شايد ڄاڻو ٿا ته توهان جي اي ميل ۾ غلطيون توهان جي ڪم کي غير مسلکي نظر اينديون. اهو ضروري آهي ته مجموعي غلطين کان بچڻ لاءِ پاڻ کي هڪ اسپيل چيڪر حاصل ڪرڻ ۽ جيترو ٿي سگهي پنهنجي اسپيل تي نظرثاني ڪريو.
هتي عام طور تي استعمال ٿيل لفظن جا ڪجهه مثال آهن:
- مان موڪليو / موڪلي سگهان ٿو
لفظ "موڪلڻ" کي پھريون ھڪڙي گروھ جو فعل آھي، ھڪڙي هميشه ھڪڙي واحد جي ھڪڙي شخص ۾ لکندو. "آء موڪليو" ھڪڙو "اي" سان. "خريداري" بغير "اي" نالي ھڪڙو نالو آھي ("ھڪڙو ڪپڙو") ۽ جمع ٿي سگھي ٿو: "ترسيل".
- مان توهان سان گڏ شامل آهيان / آئون توهان سان شامل آهيان
اڪيلو هميشه لکندو رهندو ته "مان توهان سان گڏ شامل آهيان" سان گڏ. "گڏيل" سان "ٽي" سان گڏ ٽيون فرد جو واحد مجموعو "هو سان گڏ" آهي.
- تقسيم / آخري دير
توڙي جو "بمپر" هڪ عورتين جو نالو ڏانهن اشارو ڪيو ويندو آهي، آزمائش ۾ نه ڏيو ۽ هميشه "اي" کان سواء "بمپر" لکي.
- تجويز / سفارش
جيڪڏهن انگريز ۾ اسين "اي" سان "سفارش" لکندا آهيون، فرانسيسي ۾ اسان هميشه "الف" سان "سفارش" لکندا آهيون.
- آھي / آھي / آھي
اسان تعويري فارمولا ۾ هڪ euphonic “t” شامل ڪندا آهيون تلفظ کي آسان بنائڻ لاءِ ۽ ٻن آوازن کي درميان روڪڻ. تنهنڪري اسان لکنداسين ”اتي آهي“.
- اصطلاحن جي لحاظ سان / اصطلاحن ۾
ڪو به ڪنهن به "جي اصطلاح" ۾ بغير لکي ناهي ". بيشڪ حقيقت ۾ هي لفظ هميشه هن لفظ جي استعمال ۾ "اصطلاحات" آهن.
- مان / مان
محتاط ھئڻ کانسواء "بجاء" جي ذريعي گمراھي نہ ٿي سگھي ٿو جيڪو ھڪڙو ختم ڪري ٿو. ڪو به اهڙو نه آهي "مان" سان گڏ "هڪ" سان. اهو هڪ تعارف آهي ۽ اهو ڪامل آهي.
- جيترو اتفاق ڪيو ويو آھي
جيتوڻيڪ هڪ فينين نالو ڏانهن اشارو ڪيو ويو آهي، "اتفاق ڪيو ويو" هميشه منظم ناهي ۽ ڪڏهن به "اي" ناهي.
- مرمت / خدمت
نالو ۽ فعل کي غلط استعمال نه ڪريو. نالو "انٽرويو" بغير ڪنهن بدران يا "نوڪري انٽرويو" بابت بيان ڪري ٿو. منحصر فعل جي ٽين شخص کي واحد "برقرار رکندي" ۾ استعمال ٿيندو آهي جڏهن اهو ڪجهه برقرار رکڻ جي عمل ۾ اچي رهيو آهي.
توهان جي ڪجهه پڙهندڙن ۾ اسپيل ۽ گرامر ڀرپور نه ٿي سگهندي. جيڪڏهن توهان انهن غلطين کي پڪڙيو ته اهي نوٽيس نه هجن. پر اهو هڪ عذر طور استعمال نٿا ڪريو: عام طور تي ماڻهو، خاص طور تي سينئر عملدار، جو نوٽيس ڏيندو!
انهي سبب لاء، توهان جيڪو ڪجهه لکندا آهيو اهو سڀني پڙهندڙن لاء قابل قبول معيار جو هجڻ گهرجي.
تصديق
سٺي پروف ريڊنگ جو دشمن رفتار آهي. ڪيترائي ماڻھو پنھنجي اي ميلن ذريعي جلدي ڪندا آھن، پر اھو ڪيئن آھي توھان کي غلطيون ياد اينديون. انهن هدايتن تي عمل ڪريو تصديق ڪرڻ لاءِ جيڪو توهان لکيو آهي:
- پنھنجي سرن ۽ پيرن کي چيڪ ڪريو: ماڻهو اڪثر ڪري انهن کي نظرانداز ڪري ڇڏيندا آهن صرف متن تي ڌيان ڏيڻ لاءِ. بس ڇو ته هيڊر وڏا ۽ بولڊ آهن ان جو مطلب اهو ناهي ته اهي غلطي کان پاڪ آهن!
- اي ميل پڙهي ڏسو: هي قوت توهان کي سست ٿي وڃڻ، انهي جو مطلب آهي ته توهان غلطيون ڳولڻ جا وڌيڪ امڪان آهن.
- جيئن پڙهو ته ٽيڪسٽ جي پيروي ڪرڻ لاء پنهنجي آڱر استعمال ڪريو: اها ٻي شيء آهي جيڪا توهان کي سست رفتار ۾ مدد ڪري ٿي.
- توهان جي متن جي آخر ۾ شروع ڪريو: شروعاتي کي ختم کان هڪ ڀيرو ٻيهر پڙهي سگهو ٿا، اهو توهان جي غلطي تي نظر ثاني ڪرڻ ۾ مدد ڪري ٿي ۽ مواد نه.
