මුද්රිත, PDF සහ ඊමේල් මුද්රණය

 

විද්‍යුත් තැපෑල යනු අපගෙන් බොහෝ දෙනෙකුගේ වඩාත් කැමති සන්නිවේදන මෙවලමයි. විද්‍යුත් තැපෑල අතිවිශිෂ්ටයි, මන්ද ඔබ සන්නිවේදනය කිරීමට ඔබේ මැදිහත්කරු සමඟ එකම වේලාවක සිටිය යුතු නොවේ. අපගේ සගයන් නොමැති විට හෝ ලෝකයේ අනෙක් පැත්තේ සිටින විට පවතින ගැටළු මත ඉදිරියට යාමට මෙය අපට ඉඩ සලසයි.

කෙසේ වෙතත්, අපගෙන් බොහෝ දෙනෙක් නිමක් නැති ඊමේල් ලැයිස්තුවක ගිලී සිටිති. 2016 දී ප්‍රකාශයට පත් කරන ලද වාර්තාවකට අනුව, සාමාන්‍ය ව්‍යාපාරික පරිශීලකයෙකු දිනකට ඊමේල් 100 කට වඩා ලබා ගනී.

මීට අමතරව, ඊමේල් පහසුවෙන්ම වැරදියට තේරුම්ගත හැකිය. මෑතදී කරන ලද ෂර්ට්ලාන් අධ්යයනයකදී 64% මිනිසුන් විසින් කෝපයක් හෝ අනවශ්ය ව්යාකූලත්වයක් ඇති විද්යුත් තැපැල් පණිවිඩයක් යවා හෝ ලැබුණි.

අප විසින් එවන ලද සහ ලැබුණු ඊමේල් ප්රමාණය නිසා බොහෝ විට විද්යුත් තැපැල් ලිපිගොනු වැරදියට අර්ථකථනය කර ඇති බැවින් පැහැදිලිව හා සංක්ෂිප්තව ලිවීම වැදගත් වේ.

වෘත්තීය ඊ-තැපෑලක් නිවැරදිව ලියන්නේ කෙසේද?

කෙටි සහ වැදගත් ඊමේල් ලිවීම ඊමේල් කළමනාකරණය කිරීමට ගතවන කාලය අඩු කර ඔබව වඩාත් ඵලදායී බවට පත් කරයි. ඔබගේ ඊමේල් කෙටියෙන් තබා ගැනීමෙන්, ඔබ ඊමේල් සඳහා අඩු කාලයක් සහ වෙනත් කාර්යයන් සඳහා වැඩි කාලයක් ගත කරනු ඇත. ඒ කිව්වේ පැහැදිලිව ලිවීම දක්ෂතාවයක්. සියලුම කුසලතා මෙන්, ඔබට අවශ්ය වනු ඇත එහි සංවර්ධනය සඳහා වැඩ කිරීම.

ආරම්භයේදී, දිගු ඊමේල් ලිවීමට මෙන් කෙටි ඊමේල් ලිවීමට ඔබට බොහෝ කාලයක් ගත විය හැකිය. කෙසේ වෙතත්, මෙය එසේ වුවද, ඔබ ඔබේ සගයන්ට, සේවාදායකයින්ට හෝ සේවකයින්ට වඩා ඵලදායී වීමට උපකාර කරනු ඇත, මන්ද ඔබ ඔවුන්ගේ එන ලිපි වෙත අඩු අවුල් එකතු කරනු ඇත, එමඟින් ඔබට වඩාත් ඉක්මනින් ප්‍රතිචාර දැක්වීමට උපකාරී වනු ඇත.

පැහැදිලිව ලිවීමෙන්, ඔබට අවශ්‍ය දේ දන්නා සහ දේවල් කරන කෙනෙකු ලෙස ඔබ හඳුන්වනු ඇත. දෙකම ඔබේ වෘත්තීය අපේක්ෂාවන්ට හොඳයි.

පැහැදිලි, සංක්ෂිප්ත හා වෘත්තීය විද්යුත් තැපැල් ලියන්න අවශ්ය වන්නේ කුමක්ද?

ඔබේ ඉලක්කය හඳුනා ගන්න

පැහැදිලි ඊ-මේල් නිරවුල් අරමුණක් ඇත.

ඔබ විද්‍යුත් තැපෑලක් ලිවීමට වාඩි වන සෑම අවස්ථාවකම, තත්පර කිහිපයක් ඔබෙන්ම මෙසේ අසන්න, “ඇයි මම මෙය එවන්නේ? ලබන්නාගෙන් මා බලාපොරොත්තු වන්නේ කුමක්ද?

ඔබට මෙම ප්රශ්නවලට පිළිතුරු දිය නොහැකි නම්, ඔබ විද්යුත් තැපෑල යැවිය යුතුය. ඔබට අවශ්ය දේ දැන ගැනීමෙන් තොරව විද්යුත් තැපැල් ලියමින් ඔබගේ කාලය නාස්තිය සහ ඔබේ ලබන්නාගේ නාස්ති කිරීම. ඔබ හරියටම හරියටම නොදන්නවා නම්, ඔබ පැහැදිලිව හා කෙටියෙන් ප්රකාශ කිරීමට ඔබට අපහසු වනු ඇත.

කියවන්න  රැකියාවේ අක්ෂර වින්‍යාස වළක්වා ගන්නේ කෙසේද?

"වරකට එක දෙයක්" රීතිය භාවිතා කරන්න

ඊමේල් රැස්වීම් සඳහා ආදේශකයක් නොවේ. ව්‍යාපාරික රැස්වීම් සමඟ, ඔබ වැඩ කරන න්‍යාය පත්‍ර අයිතම වැඩි වන තරමට රැස්වීම වඩාත් ඵලදායී වේ.

ඊමේල් සමග, ප්රතිවිරුද්ධය සත්ය වේ. ඔබගේ ඊමේල් වල විවිධ මාතෘකා ඇතුළත් නොකර, ඔබගේ වැඩ බැලීම්වලට වඩා වැඩිය හැකි වනු ඇත.

ඒ නිසා "එක වරකට එක දෙයක්" යන රීතිය පුරුදු කිරීම හොඳ අදහසකි. ඔබ යවන සෑම විද්‍යුත් තැපෑලක්ම එක දෙයක් ගැන වග බලා ගන්න. ඔබට වෙනත් ව්‍යාපෘතියක් ගැන සන්නිවේදනය කිරීමට අවශ්‍ය නම්, වෙනත් විද්‍යුත් තැපෑලක් ලියන්න.

"මෙම ඊ-තැපෑල සැබවින්ම අවශ්‍යද?" කියා ඔබෙන්ම අසා ගැනීමටද මෙය හොඳ කාලයකි. නැවතත්, ඔබ විද්‍යුත් තැපැල් යවන පුද්ගලයාගේ ගෞරවයට සාක්ෂි සපයන්නේ අත්‍යවශ්‍ය ඊමේල් පමණි.

සංවේදනය පුරුදු කිරීම

සංවේදනය යනු අන් අයගේ ඇසින් ලෝකය දැකීමේ හැකියාවයි. ඔබ මෙය කරන විට, ඔවුන්ගේ සිතුවිලි සහ හැඟීම් ඔබට වැටහෙනවා.

ඊමේල් ලියන විට, පාඨකයාගේ දෘෂ්ටි කෝණයෙන් ඔබේ වචන ගැන සිතන්න. ඔබ ලියන සෑම දෙයක්ම අසන්න:

  • මට එය ලැබුණොත් මෙම වගන්තිය අර්ථකථනය කළ හැක්කේ කෙසේද?
  • නිශ්චිතව සඳහන් කිරීම සඳහා ව්යාකරණ නියමයන් ඇතුළත් ද?

මෙය ඔබ ලිවිය යුතු ක්‍රමයට සරල, නමුත් effective ලදායී ගැලපුමකි. ඔබ කියවන පුද්ගලයින් ගැන සිතීම ඔවුන් ඔබට ප්‍රතිචාර දක්වන ආකාරය වෙනස් කරයි.

ඔබ ආරම්භ කිරීමට උදව් කිරීමට ලෝකය දෙස බලන කළ හැකි ආකාරයකි. බොහෝ අය:

  • කාර්යබහුලයි. ඔබට අවශ්‍ය දේ අනුමාන කිරීමට ඔවුන්ට වෙලාවක් නොමැති අතර, ඔබේ විද්‍යුත් තැපෑල කියවා එයට ඉක්මනින් ප්‍රතිචාර දැක්වීමට ඔවුන් කැමති වේ.
  • ප්රශංසා කරන්න. ඔවුන් ගැන හෝ ඔවුන්ගේ වැඩ ගැන යම් සාධකයක් පැවසිය හැකි නම්, එසේ කරන්න. ඔබේ වචන නාස්ති නොකරනු ඇත.
  • ස්තුති කිරීමට කැමතියි. ලබන්නා ඔබට යම් ආකාරයකින් උදව් කළේ නම්, ඔවුන්ට ස්තුති කිරීමට මතක තබා ගන්න. ඔබට උපකාර කිරීම ඔවුන්ගේ කාර්යය වන විට පවා ඔබ මෙය කළ යුතුය.

ඉදිරිපත් කිරීම් සංක්ෂිප්ත කරන්න

ඔබ මුලින්ම යමෙකුට විද්‍යුත් තැපැල් කරන විට, ඔබ කවුරුන්ද යන්න ලබන්නාට පැවසිය යුතුය. ඔබට එය සාමාන්‍යයෙන් එක් වාක්‍යයකින් කළ හැකිය. උදාහරණයක් ලෙස: “[Event X] හිදී ඔබව හමුවීම සතුටක්. »

කියවන්න  සංශ්ලේෂක ඊමේල් සැකිල්ල

හැඳින්වීම් කෙටි කිරීමට එක් ක්‍රමයක් නම්, ඔබ මුහුණට මුහුණ හමුවන්නාක් මෙන් ඒවා ලිවීමයි. යමෙකු පුද්ගලිකව මුණගැසෙන විට මිනිත්තු පහක ඒකපුද්ගල කථාවකට පිවිසීමට ඔබට අවශ්‍ය නොවනු ඇත. ඒ නිසා ඊමේල් එකෙන් කරන්න එපා.

හැඳින්වීමක් අවශ්යදැයි ඔබ දන්නේ නැත. සමහරවිට ඔබ දැනටමත් ලබන්නාට සම්බන්ධ වී ඇති නමුත්, ඔබ ඇය ඔබව මතකයේ තබාගන්නේදැයි ඔබ දන්නේ නැත. ඔබට ඔබේ විද්යුත් අත්සන තුළ ඔබේ අක්තපත්ර අත්හැරිය හැකිය.

මෙය වරදවා වටහාගැනීම් වළක්වයි. ඔබව දැනටමත් දන්නා කෙනෙකුට ඔබව නැවත හඳුන්වා දීම රළු ලෙස පැමිණේ. ඇය ඔබව හඳුනන්නේ දැයි ඇයට විශ්වාස නැතිනම්, ඔබට ඇයට ඔබේ අත්සන පරීක්ෂා කිරීමට ඉඩ දිය හැකිය.

වාක්ය පහක් සඳහා සීමා කරන්න

ඔබ ලියන සෑම විද්යුත් ලිපියක් තුලම, ඔබට අවශ්ය දේ පැවසීමට ප්රමාණවත් වාක්ය භාවිතා කළ යුතුය. ප්රයෝජනවත් ක්රමයක් වන්නේ වාක්යයන් පහකට සීමා කිරීමයි.

වාක්යයන් පහකට අඩුය බොහෝ විට ම්ලේච්ඡ හා නපුරුය, වාක්යයන් පහකට වඩා වැඩි කාලයක් නාස්ති වේ.

වාක්ය පහක් සහිත විද්යුත් ලිපිනයක් තබා ගැනීමට නොහැකි වනු ඇත. නමුත් බොහෝ අවස්ථාවලදී වාක්යයන් පහක් ප්රමාණවත්ය.

වාක්ය පහක් විධාන අනුගමනය කරන්න. ඔබට ඊමේල් ලියන්නට ඉක්මන් වනු ඇත. ඔබට තවත් පිළිතුරු ලැබෙනු ඇත.

කෙටි වචන භාවිතා කරන්න

1946 දී ජෝර්ජ් ඕවල් ලේඛකයින්ට උපදෙස් දුන්නේ කෙටි වචනයක් භාවිතා කරන දිගු වචනයක් භාවිතා නොකරන ලෙසයි.

විශේෂයෙන්ම ඊමේල් ලියන විට මෙම උපදෙස අදට වඩාත් අදාළ වේ.

ඔබේ පාඨකයාගේ කෙටි පණිවුඩවලට ගෞරවය දැක්විය හැකිය. කෙටි වචන භාවිතා කිරීමෙන් ඔබ ඔබේ පණිවිඩය තේරුම් ගැනීමට පහසු විය.

කෙටියෙන් වාක්යයන් සහ ඡේද සඳහාද මෙය සත්ය ය. ඔබේ පණිවුඩය පැහැදිලිව සහ පහසුවෙන් තේරුම් ගැනීමට අවශ්ය නම්, විශාල පෙළ කොටස් ලිවීමෙන් වළකින්න.

ක්රියාකාරී හඬ භාවිතා කරන්න

ක්රියාකාරී හඬ කියවීමට පහසු වේ. එය ක්‍රියාව සහ වගකීම ද දිරිමත් කරයි. ඇත්ත වශයෙන්ම, ක්රියාකාරී හඬෙහි, වාක්ය ක්රියා කරන පුද්ගලයා කෙරෙහි අවධානය යොමු කරයි. උදාසීන හඬෙහි, වාක්‍ය යමෙක් ක්‍රියා කරන වස්තුව කෙරෙහි අවධානය යොමු කරයි. නිෂ්ක්‍රීය කටහඬින්, දේවල් තමන් විසින්ම සිදු වන බවක් පෙනෙන්නට තිබේ. ක්රියාශීලීව, දේවල් සිදු වන්නේ මිනිසුන් ක්රියා කරන විට පමණි.

කියවන්න  වෘත්තීය සාරාංශයක් ලියන්නේ කෙසේද?

සම්මත ව්යුහයකට ඇලී සිටින්න

ඔබේ ඊමේල් එක කෙටි කර ගැනීම සඳහා යතුර කුමක්ද? සම්මත ව්යුහයක් භාවිතා කරන්න. ඔබ ලියන සෑම ඊමේලයක් සඳහාම ඔබට අනුගමනය කළ හැකි සැකිල්ලකි.

ඔබේ ඊමේල් එක දිගට තබාගැනීමට අමතරව, සම්මත ව්ය q හයක් අනුගමනය කිරීමෙන් ඔබට ඉක්මනින් ලිවීමට උපකාරී වේ.

කාලයත් සමඟම ඔබ වෙනුවෙන් වැඩ කරන ව්යුහයක් ඔබ වර්ධනය වනු ඇත. මෙන්න ඔබ ආරම්භ කිරීම සඳහා සරල ව්යුහයකි:

  • ආචාර
  • ප්රශංසාවක්
  • ඔබේ ඊමේල් සඳහා හේතුව
  • ක්රියා කිරීමට ඇමතුමක්
  • අවසාන පණිවිඩය (අවසන් කිරීම)
  • අත්සන

මේ සෑම එකක්ම අපි ගැඹුරින් සලකා බලමු.

  • මේ ඊමේල් එකේ පළමු පේළියයි. “ආයුබෝවන්, [මුල් නම]” යනු සාමාන්‍ය ආචාරයකි.

 

  • ඔබ පළමු වරට යමෙකුට විද්‍යුත් තැපැල් කරන විට, ප්‍රශංසා කිරීම හොඳ ආරම්භයකි. හොඳින් ලියා ඇති ප්‍රශංසාව හැඳින්වීමක් ලෙසද සේවය කළ හැකිය. උදාහරණයක් වශයෙන් :

 

“මම [දිනය] [මාතෘකාව] ඔබේ ඉදිරිපත් කිරීම රස වින්දෙමි. »

“[මාතෘකාව] පිළිබඳ ඔබේ බ්ලොගය ඇත්තෙන්ම ප්‍රයෝජනවත් බව මට පෙනී ගියේය. »

“[සිද්ධිය]කදී ඔබව හමුවීම සතුටක්. »

 

  • ඔබේ ඊමේල් සඳහා හේතුව. මෙම කොටසේදී, ඔබ පවසන්නේ, "මම ඊමේල් යවන්නේ ඒ ගැන විමසීමට..." හෝ "මම කල්පනා කළේ ඔබට උදව් කළ හැකිද යන්නයි..." සමහර විට ඔබට ලිවීමට හේතු පැහැදිලි කිරීමට වාක්‍ය දෙකක් අවශ්‍ය වනු ඇත.

 

  • ක්රියා කිරීමට ඇමතුමක්. ඔබගේ විද්යුත් තැපැල් සඳහා හේතුව පැහැදිලි කළ පසු, ලබන්නා විසින් කුමක් කළ යුතු දැයි නොසිතන්න. නිශ්චිත උපදෙස් සැපයීම. උදාහරණයක් ලෙස:

"ඔබට බ්‍රහස්පතින්දා වන විට එම ලිපිගොනු මට එවිය හැකිද?" »

"ඉදිරි සති දෙක තුළ ඔබට මෙය ලිවිය හැකිද?" "

“කරුණාකර ඒ ගැන යාන්ට ලියන්න, ඔබ එය කළ විට මට දන්වන්න. »

ඔබේ ඉල්ලීම ප්‍රශ්නයක් ලෙස සැකසීමෙන්, ප්‍රතිචාර දැක්වීමට ලබන්නාට ආරාධනා කෙරේ. විකල්පයක් ලෙස, ඔබට මෙයද භාවිතා කළ හැකිය: "ඔබ මෙය කළ විට මට දන්වන්න" හෝ "මෙය ඔබට සුදුසු දැයි මට දන්වන්න." "

 

  • අවසන්. ඔබගේ විද්‍යුත් තැපෑල යැවීමට පෙර, අවසන් පණිවිඩයක් ඇතුළත් කිරීමට වග බලා ගන්න. මෙය ඔබගේ ක්‍රියාවට ඇමතුම නැවත නැවත ප්‍රකාශ කිරීම සහ ලබන්නාට හොඳ හැඟීමක් ඇති කිරීමේ ද්විත්ව අරමුණ ඉටු කරයි.

 

හොඳ වසා දැමීමේ මාර්ග පිළිබඳ උදාහරණ:

“මේ සඳහා ඔබ කළ සියලු උදව්වලට ස්තූතියි. "

“ඔබ සිතන දේ ඇසීමට මට බලා සිටිය නොහැක. »

“ඔබට කිසියම් ප්‍රශ්නයක් ඇත්නම් මට දන්වන්න. "

  • සුභ පැතුම් පණිවිඩයක් පෙර ඔබේ අත්සන එකතු කිරීම ගැන කල්පනා කිරීමට.

එය "ඔබේ ඇත්ත", "අවංකව", "සුභ දවසක්" හෝ "ස්තූතියි" විය හැකිය.