Úspešný profesionálny e-mail: ako vyzerá?
E-mail zaručuje vyššiu rýchlosť pri prenose správ. Profesionálny e-mail však nepíšeme tak, ako hovoríme, a ešte menej tak, ako píšeme list alebo poštu. Dá sa nájsť šťastné médium. Tri kritériá umožňujú identifikovať úspešný profesionálny e-mail. Ten musí byť zdvorilý, stručný a presvedčivý. Zaujímajú nás iba zdvorilostné kódy, ako sa patrí na profesionálne e-maily.
Zdvorilý e-mail: Čo je to?
Aby bol profesionálny e-mail úspešný, musí byť zdvorilý, to znamená e-mail s odvolaním na začiatku a zdvorilostnou formulkou na konci. Každý vzorec musí byť vybraný podľa identity alebo postavenia osoby, ktorej je určený. Závisí to teda od prepojenia alebo stupňa vedomostí medzi odosielateľom a príjemcom.
Ako viete, v každom podnikaní sa píšu kódy. Zdvorilý vzorec bude podporovaný v rozsahu hierarchickej vzdialenosti, ktorá oddeľuje korešpondentov.
Zavolajte vzorce v profesionálnom e-maile
V profesionálnom e-maile je niekoľko možností hovoru:
- haló
Jeho použitie je niekedy kritizované. Ale tento vzorec sa niekedy používa pri oslovovaní ľudí, ktorých poznáme, ale s ktorými sme si nevytvorili dostatočne silné putá.
- Ahoj všetci
Tento zdvorilý vzorec sa používa za dvoch podmienok. Prvým je, že pošta je adresovaná viacerým príjemcom súčasne. Druhým je, že ide o informačný email.
- Dobrý deň, za ktorým nasleduje krstné meno
Tento vzorec hovoru sa používa, keď je príjemcom kolega alebo známa osoba.
- Krstné meno príjemcu
V tomto prípade ide o osobu, ktorú osobne poznáte a s ktorou často komunikujete.
- slečna alebo pán
Ide o formálny vzťah, kedy vám príjemca neprezradil svoju identitu.
- drahá
Táto forma odvolania zodpovedá situáciám, v ktorých neviete, či je vaším adresátom muž alebo žena.
- Pán riaditeľ / pán profesor…
Táto zdvorilostná formulka sa používa, keď má partner konkrétny titul.
Zdvorilé výrazy na konci profesionálneho e-mailu
Rovnako ako v predchádzajúcom prípade existuje veľa zdvorilých vzorcov na dokončenie profesionálneho e-mailu, pričom sa berie do úvahy profil príjemcu. Medzi nimi môžeme citovať:
- srdečne
- tvoj
- priateľstvo
- Úprimné pozdravy
- Pozdravy Cordiales
- Úctivé pozdravy
- S Pozdravom
Nech je to akokoľvek, zdvorilosť je tiež vedieť, ako znova čítať. Možno ste to nevedeli, ale pre väčšinu ľudí v profesionálnom svete je e-mail plný chýb znakom nedostatku ohľaduplnosti voči príjemcovi. Preto by ste sa mali čo najviac korigovať, aby ste sa uistili, že sú dodržané gramatické a syntaktické pravidlá.
Ďalší podstatný bod, skratka. Mala by byť zakázaná pre vaše profesionálne e-maily, aj keď ide o e-maily, ktoré si vymenili kolegovia.