Tlač priateľské, PDF a e-mail

Mail alebo mail: Čo by ste mali uprednostniť?

Poslanie listu alebo listu korešpondentovi je veľmi rozšírená prax. Aj keď dnes existuje možnosť odporučenia kuriéra, je jasné, že tzv pošta zaručuje vyššiu rýchlosť pri prenose správ. V profesionálnom kontexte však existujú prípady, keď je používanie e-mailu výhodnejšie ako kuriér. Netreba však zanedbávať správne používanie zdvorilostných výrazov. Pošta alebo pošta: Čo by sa malo uprednostňovať a ktoré zdvorilostné vzorce sú za určitých okolností vhodné?

Kedy posielať listy?

Odporúča sa posielať listy v určitých špecifických kontextoch. Niekedy to vyžaduje zákon.

V pracovnom svete je zvykom poslať rezignáciu, požiadať o prepúšťací pohovor alebo prerušiť skúšobnú dobu formalizáciou žiadosti alebo rozhodnutia v liste.

Pokiaľ ide o odberateľsko-dodávateľské vzťahy, medzi okolnosťami, ktoré si vyžadujú listovú adresu, formálne oznámenie o nezaplatenej faktúre, ospravedlnenie po dodaní chybného produktu alebo formálne oznámenie o doručení objednávky, môžeme uviesť.

Kedy by ste mali uprednostniť zaslanie profesionálneho e-mailu?

V praxi zaslanie listu zapadá do každodenných výmen, ktoré sa odohrávajú v profesionálnom kontexte. Ide o prípad, keď ide o zaslanie cenovej ponuky záujemcovi, opätovné spustenie zákazníka o faktúre po lehote splatnosti alebo odoslanie dokumentov kolegovi.

READ  Šablóna listu na nahlásenie chyby na výplatnej páske

Jedna vec je však vedieť, kedy používať profesionálny e-mail, a druhá vec je správne používať zdvorilé výrazy.

Aká je štruktúra následného e-mailu?

Následný e-mail zákazníka je vo všeobecnosti štruktúrovaný do 7 častí. Medzi nimi môžeme citovať:

  • Osobný zdvorilý vzorec
  • Hák
  • Kontext
  • Projekt
  • Výzva na akciu
  • Prechod
  • Posledná zdvorilostná fráza

Pokiaľ ide o zdvorilý vzorec na začiatku e-mailu, odporúča sa ho prispôsobiť. Môžete povedať napríklad: „Dobrý deň + Priezvisko / Krstné meno“.

Čo sa týka záverečnej zdvorilostnej formulky, môžete si osvojiť túto: „Až kým sa nevrátite, prajem vám pekný koniec dňa a samozrejme zostanem k dispozícii“. Tento zdvorilý vzorec vyhovuje zákazníkovi, s ktorým máte trochu rozsiahlejší obchodný vzťah, alebo zákazníkovi, ktorého obzvlášť poznáte.

Ak ide o klienta, s ktorým nemáte vybudovaný každodenný vzťah, zdvorilostná formulka na začiatku e-mailu by mala byť typu „Pán…“ alebo „Pani…“. Pokiaľ ide o zdvorilú formulku na konci e-mailu, môžete použiť formuláciu „Až sa vrátiš, prijmi prosím ubezpečenie o mojich najlepších pocitoch“.

Na prenos cenových ponúk klientovi je štruktúra takmer rovnaká. Na odoslanie dokumentov kolegovi vám však nič nebráni pozdraviť sa. Na konci e-mailu sa odporúčajú aj zdvorilé výrazy ako „S pozdravom“ alebo „S pozdravom“.

READ  Šablóna e-mailu sa ospravedlňuje školiteľovi