Ako písať profesionálne e-maily

 

Dnes je email najlepší spôsob komunikácie s ľahkosťou, rýchlosťou a efektívnosťou. Pre profesionálne výmeny je to najčastejšie používaná cesta.

Ak chcete písať profesionálna poštamusíme rešpektovať určité kritériá, tipy a pravidlá, ktoré sa pokúsime vysvetliť v celom článku.

Príklad plánu písania pre profesionálny e-mail 

Niekedy môže byť poštou komplikovaná správa v profesionálnom kontexte. Plán, ktorý treba dodržiavať na napísanie profesionálneho e-mailu, musí dať príjemcovi k dispozícii všetky potrebné prvky, ktoré sú stručné a presné.

Ak chcete napísať profesionálny e-mail, môžete prijať nasledujúci plán:

• Jasný a explicitný objekt
• Formulácia odvolania
• Začiatok, ktorý musí lokalizovať kontext komunikácie
• Formulár zdvorilosti na záver
• Podpis

Vyberte predmet profesionálneho e-mailu

Odhaduje sa, že profesionál môže denne prijať v priemere 100 e-mailov. Preto musíte zvoliť predmet svojho e-mailu, aby ste ho povzbudili k jeho otvoreniu. Je potrebné dodržiavať nasledujúce pravidlá:

1-Napíšte krátky objekt

V záujme zvýšenia otváracej rýchlosti vášho e-mailu odborníci odporúčajú, aby ste ideálne použili predmet s maximálnou dĺžkou 50 znakov.

Máte len obmedzený priestor na písanie objektu, takže musíte vybrať konkrétny objekt, zatiaľ čo používate akčné slovesá súvisiace s obsahom vášho e-mailu.

Všeobecne platí, že dlhé objekty sú zle čitateľné na smartfónoch, ktoré čoraz častejšie používajú odborníci na kontrolu ich e-mailov.

2 - prispôsobte predmet e-mailu

Ak je to možné, musíte uviesť meno a meno vašich kontaktov na úrovni objektu. Je to prvok, ktorý môže zvýšiť rýchlosť otvárania.

Uvedením podrobností o vašom príjemcovi na úrovni témy e-mailu sa bude cítiť cenený a uznávaný, čo ho povzbudí, aby otvoril a prečítal váš e-mail.

Telo profesionálneho e-mailu 

Ak chcete napísať profesionálny e-mail, odporúčame vám jasne napísať telo Vášho e-mailu bez toho, aby ste sa odklonili od predmetu a všetko na základe určitých štandardov štýlu a prezentácie.

Dávajte pozor, aby ste napísali krátky e-mail, s krátkymi a presnými vetami, ktoré vám poskytnú väčší komfort príjemcovi.

Tu je treba pamätať na niekoľko vecí: 

1 - Použite klasické písmo

Väčšina e-mailových služieb umožňuje používateľovi zvoliť typ písma a štýl textu. Pokiaľ ide o obchodný e-mail, vyberte si klasické písmo, napríklad „Times New Roman“ alebo „Arial“.

Nedoporučuje sa používať dekoratívne písmo.

Odporúčame tiež:

• Prijať čitateľnú veľkosť písma
• Vyhnite kurzívu, zvýraznenie alebo farby
• Nepíšte celý text veľkými písmenami

2 - písanie dobrého vzorca

V prípade profesionálneho e-mailu je lepšie, ako sa uvádza vyššie, adresovať meno adresátovi, zatiaľ čo obsahuje meno občianstva osoby, za ktorým nasleduje jeho priezvisko.

3-Predstavte sa v prvom odseku

Ak píšete niekomu prvýkrát (napríklad nový klient), je veľmi dôležité predstaviť si a stručne vysvetliť účel vašej správy.

Môžete sa venovať tejto malej prezentácii jednej alebo dvoch viet.

4 - najdôležitejšie informácie v priorite

Po prezentácii prejdeme na najdôležitejší bod.

Je veľmi zaujímavé citovať najdôležitejšie informácie na začiatku e-mailu. Váš čas príjemcu ušetríte tým, že objasníte svoje zámery.

Musíte upútať pozornosť svojho spravodajcu a ísť priamo k veci.

5-Použite formálnu slovnú zásobu

Keďže píšete profesionálny e-mail, musíte urobiť dobrý dojem.

Odporúčame vám napísať úplné vety v zdvorilom štýle.

Neodporúča sa používať:

• Slangové slová;
• Zbytočné skratky;
• Emotikony alebo emodži;
• Vtipy;
• Hrubé slová;

6 - urobte vhodný záver

Ak chcete dokončiť e-mail, musíme premýšľať o podpisu, ktorý sa má použiť, o tóne, ktorý sa má prijať a o vzore zdvorilosti, ktorý si vyberiete.

Musíme mať na pamäti, že profesionálna komunikácia zostáva a vysoko kodifikovaný jazyk, Je veľmi dôležité poznať pravidlá a vybrať správny vzorec na použitie na konci e-mailu.

Použitý vzorec musí byť prispôsobený kvalite príjemcu a kontextu výmeny.

Napríklad, ak hovoríte s nadriadeným alebo klientom, môžete použiť „úprimný pozdrav“, čo je najvhodnejšia fráza. Zatiaľ čo ak je to kolega, môžeme náš e-mail ukončiť výrazom „Dobrý deň!“ „

Pokiaľ ide o podpis, môžete nastaviť váš e-mailový softvér na automatické vloženie osobného podpisu na konci našich e-mailov.

Aby bol podpis účinný, musí byť krátky:

• Nie viac ako 4 riadky;
• Nie viac ako 70 znakov na riadok;
• Zadajte svoje meno a priezvisko, svoju funkciu, názov spoločnosti, adresu svojej webovej stránky, svoje telefónne a faxové číslo a prípadne odkaz na svoj profil LinkedIn alebo Viadeo;

príklady :

Robert Holliday

Zástupca spoločnosti Y

http: /www.votresite.com

Telefón. : 06 00 00 00 00 / fax: 06 00 00 00 00

Mobil: 06 00 00 00 00

Niektoré slušné výrazy:

• Srdečne;
• S Pozdravom ;
• S Pozdravom;
• S úctou;
• Srdečné pozdravy;
• S Pozdravom ;
• S pozdravom
• Je mi potešením ťa opäť vidieť;
• Teplé pozdravy ...

Pre ľudí, ktorých zvlášť dobre poznáme, môžeme použiť srdečné vzorce ako „ahoj“, „priateľstvá“, „vidíme sa“ ...

Ďalšie príklady klasických vzorcov:

• Prijmite, prosím, výraz mojich významných pocitov;
• Prijmite, prosím, výraz môjho srdečného pozdravu;
• Prosím, vážený pán / pani, pozdravujem vás;
• Prosím, prijmite, pane / pani, moje úctivé a oddané pocity;
• Prijmite, prosím, vážený pán / pani, moje úprimné pozdravy;
• Prijmite, prosím, výraz mojej najhlbšej úcty;
• Tým, že vás žiadam, aby ste prijali moje pozdravy;
• Ďakujem za pozornosť, ktorú ste venovali mojej žiadosti;
• Odvážte sa prijať, vážená pani, pocta mojej hlbokej úcte;
• Počas čakania na vaše vyjadrenie, vážený pán / pani, prijmite ubezpečenie o mojej najhlbšej úcte;
• S mojou vďakou vás žiadam, aby ste tu našli, pane / pani, výraz mojich vynikajúcich pocitov;

7 - Zahrňte prílohy

Pokiaľ ide o prílohy, nezabudnite informovať príjemcu tým, že ho uvediete v tele vášho e-mailu s láskavým dovolením.

Je veľmi zaujímavé spomenúť veľkosť a počet príloh odoslaných príjemcovi.

Zameranie: Obrátená pyramída

Pokiaľ ide o takzvanú metódu reverznej pyramídy, spočíva v tom, že začnete text Vášho profesionálneho e-mailu s hlavnými informáciami z vašej správy a potom pokračujete s ostatnými informáciami v zostupnom poradí dôležitosti.

Prečo si ale osvojiť túto metódu?

Prvá veta sa zvyčajne číta lepšie ako zvyšok správy. Musí to byť atraktívne. Použitím metódy obrátenej pyramídy môžeme ľahko upútať pozornosť čitateľa a prinútiť ho, aby si prečítal e-mail až do konca.

Čo sa týka písania, odporúča sa použiť maximálne štyri odseky od 3 po 4, zatiaľ čo sa zameriava na konkrétnu myšlienku v odseku.

Ak si chcete túto metódu osvojiť, odporúčame vám použiť:

• relatívne krátke vety;
• spájanie slov na spojenie viet;
• súčasný a profesionálny jazyk.

 

                                                    Reminder 

 

Ako ste pochopili, profesionálny e-mail nemá nič spoločné s e-mailom odoslaným priateľovi. Existujú pravidlá, ktoré sa musia dodržiavať do bodky.

1 - Starostlivo zaobchádzajte s predmetom

Ako sme jasne špecifikovali, musíte správne napísať pole predmetu (alebo predmetu) vášho profesionálneho e-mailu. Mal by byť stručný a výstižný. Váš príjemca musí okamžite pochopiť obsah vášho e-mailu. Môže sa teda rozhodnúť, či ho otvorí hneď, alebo si ho prečíta neskôr.

2 - byť zdvorilý

Ako ste dobre pochopili, je potrebné používať vzorce pozdravu a zdvorilosti v kontexte.

Vzorce by mali byť stručné a veľmi dobre zvolené.

3 - Správne pravopisné chyby

Najprv musíte znovu prečítať svoj e-mail a uistiť sa, že ste nezabudli na žiadne potrebné informácie a prečo nie niekto iný prečítať. Je veľmi zaujímavé mať názor inej osoby.

Ak chcete opraviť chyby pravopisu a gramatiky, odporúčame vám skopírovať a prilepiť svoj e-mail na textový procesor a vykonať automatickú kontrolu. Aj keď tento softvér neodstráni všetky chyby, môže vám pomôcť. Alternatívne môžete investovať aj do profesionálneho opravného softvéru.

4 - Prihláste svoj e-mail

Je veľmi dôležité pridať podpis do vášho profesionálneho e-mailu. Ak chcete napísať profesionálny podpis, musíte dodržiavať pravidlá uvedené vyššie.

Spomenutím rôznych informácií týkajúcich sa vašej funkcie, vašej spoločnosti ... váš príjemca bude rýchlo pochopiť, s kým sa zaoberá.

5 - prispôsobte svoj e-mail

Ak je to všeobecné, poštou je menej pravdepodobné, že sa bude čítať. Musíte príjemcu pocit, že pošta je určená len pre neho. Takže musíte prispôsobiť objekt a vybrať vzorec, ktorý sa má prijať na spustenie vášho e-mailu.

Ak ide o skupinový e-mail, je dôležité vytvoriť rôzne zoznamy podľa charakteristík vašich príjemcov, ich preferencií, ich záujmov a polohy. Segmentácia vašich príjemcov vám umožňuje zvýšiť rýchlosť otvárania vašich e-mailov.

6 - zadajte chcieť otvoriť poštu

Pri písaní profesionálnych e-mailov musíte vždy urobiť, aby ich príjemca otvoril. Všeobecne platí, že objekt je prvým prvkom, ktorý tlačí korešpondentovi, aby otvoril váš e-mail a prečítal ho. Takže musíte klásť väčší dôraz na váš objekt, uzdraviť ho a urobiť ho tak atraktívnym, ako je to možné.

V tom istom zmysle by prvé dve vety vášho e-mailu mali spôsobiť, že príjemca chce pokračovať v čítaní. Odporúčame vám citovať najdôležitejšie informácie na začiatku e-mailu a spúšťať zvedavosť vášho korešpondenta.

7 - Vyhnite sa klamlivým objektom

Nikdy by ste nemali používať zavádzajúci objekt na zvýšenie miery otvárania vašich e-mailov.

Mali by ste vedieť, že vaša e-mailová správa prenáša váš obrázok (alebo obraz vašej spoločnosti) .Takže je veľmi dôležité vyhnúť sa provokatívnym a zavádzajúcim objektom. Objekt musí zodpovedať obsahu vášho e-mailu.

8 - Dajte sa na miesto čitateľa

Empatia je veľmi dôležitý prvok, ktorý treba brať do úvahy. Musíte správne umiestniť seba na miesto svojho príjemcu, aby ste mohli správne napísať predmet svojho emailu a urobiť ho atraktívnym. Musíte sa vžiť do kože svojho korešpondenta a uviesť niekoľko otázok, ktoré si môže klásť sám. Na základe odpovedí môžete upraviť názov svojho e-mailu.

9-Použite profesionálnu e-mailovú adresu

Osobné adresy, ako sú krásne dievčatá @ ... alebo gentleman @ ... sú absolútne zakázané. V kontexte profesionálnych vzťahov nikdy nehovoríme s partnerom, ktorí používajú tento typ e-mailových adries.

Odporúča sa použiť profesionálnu e-mailovú adresu alebo aspoň osobnú adresu s vaším menom a priezviskom.

Profesionálny e-mail vyžaduje veľmi dobrú komunikáciu, presnú slovnú zásobu, stručný text, jasnú požiadavku a bezchybný pravopis. Prijatím pravidiel, tipov a rád, ktoré sme práve citovali, môžete napísať atraktívny e-mail, ktorý okamžite zaujme vášho príjemcu a vyvolá jeho záujem.