E-mail nám často umožňuje viac komunikovať. V dôsledku toho je internet plný tipy na lepšie písanie, zoznamy dôvodov, prečo sa vyhnúť odosielaniu e-mailov v určitých časoch, alebo rady, ako rýchlo by sme mali reagovať atď. Najlepším spôsobom, ako ušetriť čas a vyhnúť sa zmätkom, by mohlo byť zapamätať si, že niektoré konverzácie nemôžu prebiehať cez e-mail, tu je niekoľko príkladov.
Keď odovzdávate zlé správy
Nie je ľahké doručiť zlé správy, najmä keď ich musíte odovzdať svojmu šéfovi alebo manažérovi. Existuje však niekoľko spôsobov, ako minimalizovať ťažkosti. V prvom rade to neodkladajte a nestrácajte čas; musíte prevziať zodpovednosť a dôkladne vysvetliť situáciu. Dávať zlé správy e-mailom nie je dobrý nápad, pretože to možno chápať ako snahu vyhnúť sa konverzácii. Môžete poslať späť obraz človeka, ktorý je ustráchaný, zahanbený alebo dokonca príliš nezrelý na to, aby bol proaktívny. Takže, keď máte zlé správy, urobte to osobne, kedykoľvek je to možné.
Keď si nie ste celkom istí, čo máte na mysli
Vo všeobecnosti je dobré snažiť sa byť proaktívny a nie reaktívny. Bohužiaľ, e-mail sa dobre hodí na tento druh reflexu. Cítime nutkanie vyprázdniť naše doručené pošty, pričom väčšina e-mailov vyžaduje odpovede. Takže niekedy, aj keď si nie sme celkom istí, ako by sme chceli reagovať, nám začnú klepať prsty. Namiesto toho si dajte prestávku, keď si ju potrebujete dať. Hľadajte viac informácií o danej téme a neodpovedajte skôr, než budete skutočne vedieť, čo si myslíte a čo by ste chceli povedať.
Ak sa cítite trápený tónom
Mnohí z nás používajú e-mail, aby sa vyhli zložitým rozhovorom. Myšlienka je, že toto médium nám dáva možnosť napísať e-mail, ktorý sa dostane k druhej osobe presne tak, ako dúfame. Ale príliš často sa to nestáva. Prvá vec, ktorá trpí, je naša efektívnosť; vytvorenie perfektne spracovaného e-mailu zaberie toľko času. Takže dosť často si ten druhý aj tak neprečíta náš email tak, ako sme očakávali. Ak vás teda pri písaní emailu mučí tón, položte si otázku, či by aj v tomto prípade nemalo väčší zmysel riešiť tento rozhovor z očí do očí.
Ak je to medzi 21h a 6h a ste unavený
Je ťažšie jasne myslieť, keď ste unavení, a emócie môžu tiež stúpať, keď ste v tomto stave. Ak teda sedíte doma a nemáte pracovný čas, zvážte stlačenie tlačidla Uložiť koncept a nie tlačidla Odoslať. Namiesto toho napíšte prvý návrh v koncepte, ak vám to pomôže zabudnúť na problém, a prečítajte si ho ráno pred dokončením, keď budete mať sviežejší pohľad.
Keď žiadate o zvýšenie
Niektoré rozhovory sú určené na to, aby ste viedli tvárou v tvár, napríklad keď chcete vyjednať zvýšenie platu. Toto nie je ten druh žiadosti, ktorý chcete podať e-mailom, hlavne preto, že chcete, aby to bolo jasné a je to záležitosť, ktorú beriete vážne. Tiež chcete byť k dispozícii na zodpovedanie otázok o vašej aplikácii. Odoslanie e-mailu môže poslať nesprávnu správu. Ak si za týchto okolností nájdete čas na osobné stretnutie so svojím nadriadeným, prinesie vám to viac výsledkov.
