Predstavujeme Gmail pre firmy (Google Workspace)
Gmail Enterprise, aplikácia zahrnutá v Google Workspace je oveľa viac než jednoduchá e-mailová služba. Ide o kompletný nástroj, ktorý ponúka celý rad funkcií navrhnutých na uľahčenie komunikácie, spolupráce a riadenia času v rámci vašej spoločnosti. Ale aby ste mohli naplno využiť tieto funkcie, vaši kolegovia musia pochopiť, ako fungujú a ako ich efektívne používať. Ako interný tréner prídete na rad.
Táto prvá časť nášho úplného sprievodcu službou Gmail Enterprise vám poskytne prehľad hlavných funkcií služby Gmail Enterprise a ich užitočnosti v profesionálnom kontexte.
messagerie : Srdcom služby Gmail Enterprise je jej e-mailová služba. Umožňuje vám odosielať a prijímať e-maily, ale ponúka aj mnoho ďalších funkcií, ako napríklad možnosť vytvárať štítky na usporiadanie vašich e-mailov, používať filtre na automatizáciu určitých akcií a konfigurovať automatické odpovede.
Kalendár : Vstavaný kalendár služby Gmail Enterprise vám umožňuje plánovať stretnutia, nastavovať si pripomienky a vidieť, kedy sú vaši spolupracovníci dostupní. Môžete dokonca vytvoriť viacero kalendárov pre rôzne aspekty vašej práce.
disk Google : Disk Google, ktorý je súčasťou Google Workspace, vám umožňuje ukladať, zdieľať a spolupracovať na dokumentoch, tabuľkách a prezentáciách. Môžete zdieľať súbory alebo celé priečinky so svojimi kolegami a spolupracovať na dokumentoch v reálnom čase.
Chatujte a stretávajte sa : Gmail for Business zahŕňa aj Google Chat a Google Meet, ktoré vám umožňujú komunikovať s kolegami prostredníctvom okamžitých správ, hlasového hovoru alebo videokonferencie.
Všetky tieto funkcie sú dostupné z vášho účtu Gmail, vďaka čomu je Gmail for Business výkonný a pohodlný. V ďalších častiach tejto príručky sa podrobne pozrieme na každú z týchto funkcií a poskytneme vám praktické tipy na ich efektívne využitie pri tréningu.
Pokročilé funkcie Gmailu pre firmy
Po prebratí základov služby Gmail Enterprise je čas prejsť na niektoré pokročilé funkcie, vďaka ktorým je tento nástroj taký výkonný. Ich zvládnutie môže pomôcť vašim kolegom pracovať efektívnejšie a ušetriť čas každý deň.
1. Klávesové skratky : Gmail Enterprise ponúka sériu klávesové skratky ktoré vám umožňujú rýchlo sa pohybovať v priečinku doručenej pošty a vykonávať rôzne akcie bez použitia myši. Napríklad stlačením „c“ môžete napísať nový e-mail, stlačením „e“ môžete vybraný e-mail archivovať. Úplný zoznam klávesových skratiek nájdete v Pomocníkovi služby Gmail.
2. Navrhované odpovede a inteligentné písanie : Tieto funkcie využívajúce umelú inteligenciu Google vám môžu pomôcť rýchlejšie písať e-maily. Navrhované odpovede ponúkajú krátke odpovede na e-maily, zatiaľ čo inteligentné písanie ponúka vety pre doplňte to, čo píšete.
3. Funkcia delegovania : Pomocou tejto funkcie môžete inej osobe udeliť povolenie na správu vašej doručenej pošty. To môže byť užitočné najmä pre ľudí, ktorí dostávajú veľa e-mailov a potrebujú pomoc so správou.
4. Integrácie : Gmail pre firmy je možné integrovať s mnohými ďalšími aplikáciami vrátane aplikácií, ktoré nepatria spoločnosti Google. Môžete napríklad integrovať Gmail so správcom úloh alebo CRM na sledovanie e-mailov súvisiacich s konkrétnymi projektmi alebo klientmi.
Zaškolením svojich kolegov o týchto pokročilých funkciách im pomôžete vyťažiť maximum z Gmailu pre firmy a zvýšiť ich produktivitu. V ďalšej časti sa budeme zaoberať niektorými osvedčenými postupmi školenia Gmail Enterprise.
Stratégie pre efektívne školenie Gmail Enterprise
Teraz, keď už dobre rozumiete základným a pokročilým funkciám služby Gmail Enterprise, je čas popremýšľať o tom, ako môžete tieto znalosti efektívne odovzdať svojim kolegom. Tu je niekoľko stratégií, ktoré môžete prijať:
1. Praktický výcvik : Najlepší spôsob, ako sa naučiť používať nástroj, ako je Gmail pre firmy, je urobiť to sami. Keď školíte svojich kolegov, poskytnite im dostatok času, aby samostatne preskúmali funkcie Gmailu a precvičili si špecifické úlohy, ktoré budú musieť vykonávať pri svojej každodennej práci.
2. Využívajte externé školiace zdroje : Na internete je veľa zdrojov, ktoré môžu pomôcť vašim spolupracovníkom naučiť sa používať Gmail pre firmy. Google ponúka napríklad a školiace stredisko ktorý podrobne pokrýva všetky funkcie Gmailu. Na YouTube sú tiež bezplatné školiace videá, ako napríklad videá na kanáli WINDTOPIC.
3. Otázky a odpovede : Usporadúvajte pravidelné stretnutia otázok a odpovedí, kde sa spolupracovníci môžu pýtať na funkcie Gmailu, ktorým nerozumejú, alebo na problémy, ktoré majú. Je to pre vás skvelá príležitosť poskytnúť personalizované odpovede a riešiť konkrétne problémy, ktoré sa vyskytnú vo vašom podnikaní.
4. Podporujte samoštúdium : Povzbudzujte svojich kolegov, aby preskúmali službu Gmail Enterprise sami a pokúsili sa vyriešiť svoje vlastné problémy predtým, ako vás požiadajú o pomoc. To im pomôže rozvíjať ich sebavedomie a stať sa nezávislejšími.
Implementáciou týchto stratégií môžete pomôcť svojim kolegom zvládnuť Gmail Enterprise a urobiť z neho cenný nástroj pre ich prácu. Veľa šťastia s tréningom!
