Zdvorilé vzorce, ktorým sa treba vyhnúť na konci e-mailu
Zbytočné vety, negatívne vzorce, skratky alebo hromadenie vzorcov... To všetko sú použitia na konci e-mailu, ktoré si zaslúžia byť opustené. Veľa získate tým, že sa viac zapojíte do vzorcov na konci e-mailu. Je to dosiahnutie cieľov, ktoré motivovali výber písania e-mailu. Ak ste administratívny pracovník alebo niekto, kto si pravidelne posiela e-maily do práce, tento článok je pre vás. Svoje umenie korešpondencie si určite zdokonalíte.
Niekoľko príkladov vzorcov, pre ktoré by ste sa nemali rozhodnúť
Dôležité je skĺznuť a pozdrav na konci e-mailu, ale nie hocijakého.
Bežné vzorce alebo zložené z nepotrebných viet
Dokončenie profesionálneho e-mailu pútavým vzorcom ponúka odosielateľovi záruku, že si ho prečíta a že príjemca bude vedieť, čo sa od neho očakáva. Ak si však osvojíte veľmi stereotypnú zdvorilostnú frázu, ako napríklad: „Zostávam vám k dispozícii pre ďalšie informácie...“, existuje veľká šanca, že sa neprečíta. Je to skutočne celkom bežné.
Treba sa tiež vyhnúť zdvorilostným výrazom na konci e-mailu zloženým zo zbytočných viet. Nielenže k správe nepridávajú žiadnu pridanú hodnotu, ale zdajú sa byť nezmyselné a môžu diskreditovať odosielateľa.
Negatívne vzorce
Okrem redakčného kontextu viaceré štúdie potvrdzujú, že negatívne formulácie majú vplyv na naše podvedomie. Radšej tlačia na páchanie zakázaného, než aby sa tomu vyhýbali. V dôsledku toho sú zdvorilé výrazy ako „Prosím, zavolajte mi“ alebo „Nezlyháme...“ veľmi nevábne a môžu mať, žiaľ, opačný efekt.
Vzorce vo forme kumulatívu
Hojnosť dobra neškodí, hovorí sa. Čo však urobíme s touto latinskou zásadou „Virtus stat in medio“ (Cnosť v strede)? Stačí povedať, že zdvorilostné vzorce môžu byť zvolené v kontexte, keď sa nahromadia, môžu sa rýchlo stať nefunkčnými.
Preto sa treba vyhýbať zdvorilostným výrazom ako „Do skorého videnia, pekný deň, srdečne“ alebo „Veľmi dobrý deň, s úctou“. Ale akú formu zdvorilosti si potom osvojiť?
Namiesto toho sa rozhodnite pre tieto zdvorilé výrazy
Keď čakáte na odpoveď od svojho korešpondenta, ideálne je povedať: „Čaká na váš návrat, prosím...“. Iné zdvorilé výrazy na preukázanie vašej dostupnosti, „Prosím, vedzte, že nás môžete kontaktovať“ alebo „Pozývame vás, aby ste nás kontaktovali“.
Zdvorilé výrazy ako „Priateľstvo“ alebo „Prajem vám pekný deň“ by ste mali používať vtedy, keď ste si už zvykli na komunikáciu s príjemcom.
Pokiaľ ide o zdvorilostné výrazy „S pozdravom“ alebo „Veľmi srdečne“, sú vhodné pre situácie, o ktorých ste predtým niekoľkokrát diskutovali so svojím partnerom.
Pokiaľ ide o zdvorilú formulku „S pozdravom“, mali by ste vedieť, že je celkom priateľská a formálna. Ak ste príjemcu nikdy nestretli, tento vzorec možno stále platne použiť.
