E-mail je už dlho základným nástrojom obchodnej komunikácie, ale prieskum uskutočnený spoločnosťou Sendmail. Odhalenie spôsobilo napätie, zmätok alebo iné negatívne dôsledky pre 64 % odborníkov.
Tak, ako sa môžete vyhnúť tomu, že sa vaše e-maily? A ako môžete písať e-maily, ktoré dávajú požadované výsledky? V tomto článku skúmame stratégie, ktoré môžete použiť na zabezpečenie jasného, efektívneho a úspešného používania e-mailov.
Priemerný administratívny pracovník dostáva denne o 80 e-mailoch. S týmto objemom pošty môžu byť jednotlivé správy ľahko zabudnuté. Postupujte podľa týchto jednoduchých pravidiel, aby ste si všimli a použili svoje e-maily.
- Nekomunikujte príliš veľa e-mailom.
- Dobré využitie objektov.
- Uveďte jasné a stručné správy.
- Buďte zdvorilí.
- Skontrolujte tón.
- Prečítala.
Nekomunikujte príliš veľa e-mailom
Jedným z najväčších zdrojov stresu v práci je množstvo e-mailov, ktoré ľudia dostávajú. Takže predtým, ako začnete písať e-mail, položte si otázku: „Je to naozaj potrebné?“
V tejto súvislosti by ste mali používať telefón alebo okamžité správy na riešenie otázok, ktoré môžu byť predmetom spätných diskusií. Použite nástroj na plánovanie komunikácie a identifikujte najlepšie kanály pre rôzne typy správ.
Kedykoľvek je to možné, dajte zlé správy osobne. Pomáha vám komunikovať s empatiou, súcitom a porozumením a vykúpiť sa, ak sa vaše posolstvo nesprávne prijalo.
Dobré využitie objektov
Novinový titulok robí dve veci: upúta vašu pozornosť a zhrnie článok, takže sa môžete rozhodnúť, či si ho prečítate alebo nie. Predmet vášho e-mailu by mal robiť to isté.
Objekt prázdne miesto bude pravdepodobnejšie prehliadnuté alebo odmietnuté ako „spam“. Vždy teda použite niekoľko dobre zvolených slov, aby ste príjemcovi povedali, o čom je e-mail.
Ak je vaša správa súčasťou bežnej e-mailovej série, ako je napríklad týždenná správa o projekte, možno budete chcieť do predmetu zahrnúť dátum. V prípade správy, ktorá vyžaduje odpoveď, môžete zahrnúť aj výzvu na akciu, napríklad „Prosím do 7. novembra“.
Dobre napísaný predmet, ako je ten nižšie, poskytuje najdôležitejšie informácie bez toho, aby príjemca musel e-mail otvárať. Toto slúži ako výzva, ktorá príjemcom pripomína vašu schôdzu vždy, keď si skontrolujú doručenú poštu.
| Zlý príklad Dobrý príklad |
|
| Predmet: stretnutie | Vec: Stretnutie o procese GATEWAY - 09h 25 Február 2018 |
Udržujte správy jasné a stručné
E-maily, ako tradičné obchodné listy, musia byť jasné a stručné. Udržujte svoje vety krátke a presné. Telo e-mailu musí byť priamy a informatívny a musí obsahovať všetky relevantné informácie.
Na rozdiel od tradičných listov, odoslanie viacerých e-mailov nestojí viac ako odoslanie jedného. Ak teda potrebujete s niekým komunikovať o množstve rôznych tém, zvážte napísanie samostatného e-mailu pre každú z nich. To objasní správu a umožní vášmu korešpondentovi odpovedať naraz na jednu tému.
| Zlý príklad | Dobrý príklad |
| Predmet: Revízia správy o predaji
Ahoj Michelin,
Ďakujeme za odoslanie tohto prehľadu minulý týždeň. Včera som to čítal a mám pocit, že kapitola 2 vyžaduje konkrétnejšie informácie o našich predajných číslach. Tiež si myslím, že tón by mohol byť formálnejší.
Okrem toho by som vás chcel informovať, že som na tento piatok naplánoval stretnutie s oddelením pre styk s verejnosťou o novej reklamnej kampani. Je o 11:00 a bude v malej konferenčnej miestnosti.
Prosím, dajte mi vedieť, či ste k dispozícii.
Ďakujem vám,
Camille |
Predmet: Revízia správy o predaji
Ahoj Michelin,
Ďakujeme za odoslanie tohto prehľadu minulý týždeň. Včera som to čítal a mám pocit, že kapitola 2 vyžaduje konkrétnejšie informácie o našich predajných číslach.
Tiež si myslím, že tento tón by mohol byť formálnejší.
Mohli by ste to zmeniť s týmito pripomienkami?
Ďakujeme za vašu prácu!
Camille
(Camille potom pošle ďalší e-mail o stretnutí PR.) |
Tu je dôležité nájsť rovnováhu. Nechcete niekoho bombardovať e-mailmi a má zmysel spojiť niekoľko súvisiacich bodov do jedného príspevku. Keď sa to stane, urobte to jednoducho pomocou očíslovaných odsekov alebo odrážok a zvážte „rozsekanie“ informácií na malé, dobre organizované jednotky, aby boli ľahšie stráviteľné.
Všimnite si tiež, že v dobrom príklade vyššie Camille špecifikovala, čo chcela, aby Michelin urobil (v tomto prípade zmeňte správu). Ak pomôžete ľuďom vedieť, čo chcete, je pravdepodobnejšie, že vám to dajú.
Buďte zdvorilí
Ľudia si často myslia, že e-maily môžu byť menej formálne ako tradičné listy. Posolstvá, ktoré posielate, sú však odrazom vašej profesionality, hodnoty a pozornosť detailom sú dôležité, takže je potrebná určitá úroveň formálnosti.
Pokiaľ s niekým nevychádzate dobre, vyhnite sa neformálnemu jazyku, slangu, žargónu a nevhodným skratkám. Emotikony môžu byť nápomocné pri objasňovaní vášho zámeru, no najlepšie je používať ich len s ľuďmi, ktorých dobre poznáte.
Zatvorte správu "S pozdravom", "Dobrý deň / večer k vám" alebo "Dobre," v závislosti od situácie.
Príjemcovia sa môžu rozhodnúť vytlačiť e-maily a zdieľať ich s ostatnými, takže buďte vždy zdvorilí.
Skontrolujte tón
Keď sa stretávame s ľuďmi tvárou v tvár, používame ich jazyk tela, vokálne tóny a výrazy tváre, aby sme zhodnotili, ako sa cítia. E-mail nás zbavuje týchto informácií, čo znamená, že nemôžeme vedieť, kedy ľudia nepochopili naše správy.
Váš výber slov, dĺžky viet, interpunkcie a veľkých písmen môže byť ľahko nesprávne interpretovaný bez vizuálnych a sluchových podnetov. V prvom príklade nižšie si Louise môže myslieť, že Yann je frustrovaný alebo nahnevaný, ale v skutočnosti sa cíti dobre.
| Zlý príklad | Dobrý príklad |
| Louise,
Potrebujem vašu správu dnes do 17:XNUMX, inak zmeškám termín.
Yann |
Hi Louise,
Ďakujeme za vašu tvrdú prácu v tejto správe. Mohli by ste mi poskytnúť vašu verziu pred 17 hodinami, aby som si neunikol termín?
Vopred ďakujem,
Yann |
Zamyslite sa nad emocionálnym pocitom vášho e-mailu. Ak vaše úmysly alebo emócie môžu byť zle pochopené, nájdite menej nejednoznačný spôsob formulovania vašich slov.
korektúra
Nakoniec pred kliknutím na tlačidlo „Odoslať“ si nájdite chvíľku na kontrolu e-mailu, či neobsahuje pravopisné, gramatické a interpunkčné chyby. Vaše e-maily sú súčasťou vášho profesionálneho imidžu rovnako ako oblečenie, ktoré nosíte. Odoslanie správy obsahujúcej chyby v sérii sa preto odsúva.
Počas korektúry venujte veľkú pozornosť dĺžke vášho e-mailu. Ľudia s väčšou pravdepodobnosťou čítajú krátke a stručné e-maily ako dlhé neodpojené e-maily, takže sa uistite, že vaše e-maily sú čo najkratšie, bez toho, aby ste vylúčili potrebné informácie.
Kľúčové body
Väčšina z nás strávi veľkú časť svojho dňa v čítať a písať e-maily, Správy, ktoré posielame, však môžu byť pre ostatných mätúce.
Ak chcete napísať efektívne e-maily, opýtajte sa najprv, či tento kanál skutočne používate. Niekedy je lepšie vziať telefón.
Urobte e-maily stručné a presné. Odošlite ich iba ľuďom, ktorí ich skutočne potrebujú vidieť a jasne uveďte, čo by ste chceli, aby príjemca urobil ďalšie.
Pamätajte, že vaše e-maily sú odrazom vašej profesionality, vašich hodnôt a vašej pozornosti venovanej detailom. Skúste si predstaviť, ako by iní mohli interpretovať tón vašej správy. Buďte zdvorilí a pred stlačením tlačidla „odoslať“ si vždy dôkladne skontrolujte, čo ste napísali.
