Tlač priateľské, PDF a e-mail

E-mail je už dlho dôležitým nástrojom pre obchodnú komunikáciu, ale prieskum realizovaný spoločnosťou Sendmail. Zistili, že vyvolalo napätie, zmätok alebo iné negatívne dôsledky pre 64% profesionálov.

Tak, ako sa môžete vyhnúť tomu, že sa vaše e-maily? A ako môžete písať e-maily, ktoré dávajú požadované výsledky? V tomto článku skúmame stratégie, ktoré môžete použiť na zabezpečenie jasného, ​​efektívneho a úspešného používania e-mailov.

Priemerný administratívny pracovník dostáva denne o 80 e-mailoch. S týmto objemom pošty môžu byť jednotlivé správy ľahko zabudnuté. Postupujte podľa týchto jednoduchých pravidiel, aby ste si všimli a použili svoje e-maily.

  1. Nekomunikujte príliš veľa e-mailom.
  2. Dobré využitie objektov.
  3. Uveďte jasné a stručné správy.
  4. Buďte zdvorilí.
  5. Skontrolujte tón.
  6. Prečítala.

Nekomunikujte príliš veľa e-mailom

Jedným z najväčších zdrojov stresu pri práci je obrovský objem e-mailov, ktoré ľudia dostávajú. Takže predtým, ako začnete písať e-mail, opýtajte sa sami seba: "Je to naozaj potrebné?"

V tomto kontexte musíte použiť telefón alebo službu okamžitého posla pre riešenie problémov, ktoré môžu byť predmetom spätnej väzby. Použite nástroj na plánovanie komunikácie a identifikujte najvhodnejšie kanály pre rôzne typy správ.

Kedykoľvek je to možné, dajte zlé správy osobne. Pomáha vám komunikovať s empatiou, súcitom a porozumením a vykúpiť sa, ak sa vaše posolstvo nesprávne prijalo.

Dobré využitie objektov

Titulok v novinách má dve funkcie: zachytáva vašu pozornosť a sumarizuje článok, takže sa môžete rozhodnúť, či si ju budete čítať, alebo nie. Predmet vašej e-mailovej správy by mal robiť to isté.

Objekt je pravdepodobnejšie, že sa prehliadne alebo odmietne ako „spam“. Preto vždy použite niekoľko dobre zvolených slov, aby ste príjemcovi naznačili obsahe-mail.

Ak je vaša správa súčasťou série pravidelných e-mailov, ako je napríklad týždenná správa o projekte, možno budete chcieť zahrnúť dátum do predmetu. Pre správu, ktorá vyžaduje odpoveď, môžete tiež zahrnúť výzvu na akciu, napríklad „Prosím, pred novembrom 7“.

READ  Profesionálny prechodný projekt: Štandardná pošta

Dobre napísaný predmet, ako je ten, ktorý je uvedený nižšie, poskytuje najdôležitejšie informácie bez toho, aby príjemca dokonca musel otvoriť e-mail. Toto slúži ako pozvánka, ktorá pripomína príjemcov vašej schôdze pri každom návšteve doručenej pošty.

 

Zlý príklad Dobrý príklad
 
Predmet: stretnutie Vec: Stretnutie o procese GATEWAY - 09h 25 Február 2018

 

Udržujte správy jasné a stručné

E-maily, ako tradičné obchodné listy, musia byť jasné a stručné. Udržujte svoje vety krátke a presné. Telo e-mailu musí byť priamy a informatívny a musí obsahovať všetky relevantné informácie.

Na rozdiel od tradičných listov, odosielanie viacerých e-mailov nespočíva viac ako odoslanie jedného. Ak potrebujete komunikovať s niekým na viacerých rôznych témach, zvážte napísanie samostatného e-mailu pre každého. Toto objasňuje správu a umožňuje korešpondentovi odpovedať na jeden predmet naraz.

 

Zlý príklad Dobrý príklad
Predmet: Revízia správy o predaji

 

Ahoj Michelin,

 

Ďakujeme, že ste minulý týždeň odoslali tento prehľad. Čítal som to včera a cítim, že kapitola 2 vyžaduje konkrétnejšie informácie o našich číslach predaja. Tiež si myslím, že tento tón by mohol byť formálnejší.

 

Okrem toho som vás chcel informovať, že som tento piatok naplánoval stretnutie s oddelením pre styk s verejnosťou o novej reklamnej kampani. Je na 11h00 a bude v malej konferenčnej miestnosti.

 

Dajte nám vedieť, ak ste k dispozícii.

 

Ďakujem vám,

 

Camille

Predmet: Revízia správy o predaji

 

Ahoj Michelin,

 

Ďakujeme, že ste minulý týždeň odoslali tento prehľad. Čítal som to včera a cítim, že kapitola 2 vyžaduje konkrétnejšie informácie o našich číslach predaja.

 

Tiež si myslím, že tento tón by mohol byť formálnejší.

 

Mohli by ste to zmeniť s týmito pripomienkami?

 

Ďakujeme za vašu prácu!

 

Camille

 

(Camille potom pošle ďalší e-mail o stretnutí PR.)

 

Je dôležité nájsť tu rovnováhu. Nechcete niekoho bombardovať e-mailmi a má zmysel spojiť viac súvisiacich bodov do jednej pošty. Ak sa to stane, zjednodušte to pomocou očíslovaných odsekov alebo odrážok a zvážte „rozdelenie“ informácií na malé, dobre organizované jednotky, aby ste ich ľahšie strávili.

Treba tiež poznamenať, že v príklade uvedenom vyššie Camille špecifikovala, čo chce Michelin urobiť (v tomto prípade upraviť správu). Ak pomáhate ľuďom vedieť, čo chcete, je väčšia šanca, že vám to dajú.

Buďte zdvorilí

Ľudia si často myslia, že e-maily môžu byť menej formálne ako tradičné listy. Posolstvá, ktoré posielate, sú však odrazom vašej profesionality, hodnoty a pozornosť detailom sú dôležité, takže je potrebná určitá úroveň formálnosti.

Ak nie ste s niekým s dobrými podmienkami, vyhnite sa neformálnemu jazyku, slangu, žargónu a nevhodným skratkám. Emotikony môžu byť užitočné pri objasňovaní vášho zámeru, ale je najlepšie ich používať len s ľuďmi, ktorých poznáte dobre.

Zatvorte správu "S pozdravom", "Dobrý deň / večer k vám" alebo "Dobre," v závislosti od situácie.

Príjemcovia sa môžu rozhodnúť vytlačiť e-maily a zdieľať ich s ostatnými, takže buďte vždy zdvorilí.

Skontrolujte tón

Keď sa stretávame s ľuďmi tvárou v tvár, používame ich jazyk tela, vokálne tóny a výrazy tváre, aby sme zhodnotili, ako sa cítia. E-mail nás zbavuje týchto informácií, čo znamená, že nemôžeme vedieť, kedy ľudia nepochopili naše správy.

Vaša voľba slov, dĺžka vety, interpunkcia a kapitalizácia môžu byť ľahko interpretované bez vizuálnych a sluchových podnetov. V prvom príklade nižšie môže Louise myslieť, že Yann je frustrovaný alebo nahnevaný, ale v skutočnosti sa cíti dobre.

 

Zlý príklad Dobrý príklad
Louise,

 

Potrebujem Vašu správu pred 17 dnes alebo budem chýbať môj termín.

 

Yann

Hi Louise,

 

Ďakujeme za vašu tvrdú prácu v tejto správe. Mohli by ste mi poskytnúť vašu verziu pred 17 hodinami, aby som si neunikol termín?

 

Merci d'avance,

 

Yann

 

Zamyslite sa nad emocionálnym pocitom vášho e-mailu. Ak vaše úmysly alebo emócie môžu byť zle pochopené, nájdite menej nejednoznačný spôsob formulovania vašich slov.

korektúra

Predtým, ako kliknete na tlačidlo „Odoslať“, si chvíľu overte, či váš e-mail obsahuje pravopis, gramatiku a interpunkčné chyby. Vaše e-maily sú rovnako súčasťou vášho profesionálneho obrazu ako oblečenie, ktoré nosíte. Je preto zamračený poslať správu obsahujúcu chyby v sérii.

Počas korektúry venujte veľkú pozornosť dĺžke vášho e-mailu. Ľudia s väčšou pravdepodobnosťou čítajú krátke a stručné e-maily ako dlhé neodpojené e-maily, takže sa uistite, že vaše e-maily sú čo najkratšie, bez toho, aby ste vylúčili potrebné informácie.

Kľúčové body

Väčšina z nás strávi veľkú časť svojho dňa v čítať a písať e-maily, Správy, ktoré posielame, však môžu byť pre ostatných mätúce.

Ak chcete napísať efektívne e-maily, opýtajte sa najprv, či tento kanál skutočne používate. Niekedy je lepšie vziať telefón.

Urobte e-maily stručné a presné. Odošlite ich iba ľuďom, ktorí ich skutočne potrebujú vidieť a jasne uveďte, čo by ste chceli, aby príjemca urobil ďalšie.

Pamätajte, že vaše e-maily sú odrazom vašej profesionality, hodnôt a pozornosti k detailom. Pokúste sa predstaviť, ako by ostatní mohli interpretovať tón vašej správy. Buďte zdvorilí a vždy skontrolujte, čo ste napísali pred kliknutím na tlačidlo „odoslať“.