Správa: 4 základné body, ktoré treba vedieť, aby ste uspeli

Musíte urobiť správaalebo správu na žiadosť svojho manažéra. Ale nevieš, kde začať alebo ako to formulovať.

Tu som odhalil jednoduchý postup v bodoch 4, aby sme túto správu mohli efektívne a s určitou rýchlosťou realizovať. Musí byť napísané v logickej chronológii.

Na čo slúži prehľad?

Poskytuje schopnosť osobe, na ktorú sa má spoľahnúť predložené údaje rozhodnúť o akcii. Informácie, ktoré sú zaznamenané v správe, umožňujú odpovedať na jednu alebo viac otázok potrebných na rozhodovanie.

To znamená, že zamestnanec je schopný napísať správu s cieľom navrhnúť jej nadriadenému na konkrétnu tému, aby sa zlepšili napríklad organizácia služby alebo nahradenie materiálov. Správa je vynikajúci spôsob komunikácie medzi nadriadeným a jeho podriadenými.

V závislosti od účelu správy môže byť prezentácia odlišná, avšak postup, ktorý uvádzam nižšie, platí pre všetky správy, ktoré budete musieť vykonať.

Prvý bod - Žiadosť musí byť presná a výslovná.

Tento prvý bod bude základným bodom, na ktorom bude vaša práca založená. Taktiež vymedzí príslušnú oblasť.

Príjemca správy

- Čo konkrétne chce od vašej správy?

- Aké sú ciele a ciele správy pre neho?

- Ako užitočná bude správa pre vášho príjemcu?

- Pozná príjemca už predmet?

- vedieť, aké sú jeho vedomosti, aby neopakovali informácie, ktoré už sú známe.

Prípad a spôsoby

- Aká je situácia?

- Aké sú dôvody spojené so žiadosťou o správu: ťažkosti, zmeny, vývoj, zmeny, vylepšenia?

Druhý bod - zvážte, vyberte a zhromažďujte základné informácie.

Informácie môže byť veľa, či už je to berie na vedomie, dokumentov alebo iných správ a rôznych zdrojov, ale čo je dôležité je, aby boli selektívne ponechať len tie, ktoré sú nevyhnutné, zásadné a nevyhnutné a nemali by byť unesené menej zaujímavými alebo opakovanými informáciami, ktoré by mohli poškodiť záverečnú správu. Preto by ste mali používať iba tie najvhodnejšie informácie zodpovedajúce požadovanej správe.

Tretí bod - organizujte a implementujte plán

Plán sa zvyčajne začína úvodom, pokračuje vývojom a končí záverom.

Nižšie, exponovaný plán je všeobecne splnený. Úloha zavádzania a uzatvárania sa nelíši, pričom si zachová svoju vnútornú úlohu. Naopak, vývoj môže byť koncipovaný variabilným spôsobom podľa správy, ktorú budete musieť realizovať.

Zavedenie správy

Poskytuje základné informácie týkajúce sa samotného dôvodu správy; jej motivácie, jej zámery, jej raison d'être, jej výsady.

Táto informácia by mala spolu s niekoľkými slovami spojiť účel správy, v stručnom texte a zároveň by mala byť podrobná a kompletná.

To rozhodne nie je vhodné ignorovať zavedenie, pretože to opisuje vopred presné údaje o aplikáciu, ktorá umožňuje príjemcu ako editor správy, ktorá má byť istí, že vzájomne dohodnutý. Tiež pomáha spomenúť si podmienky žiadosti, situáciu, podmienky, kedy sa správa okamžite nevykoná, alebo ak je potrebné ju neskôr prehodnotiť.

Vypracovanie správy

Vývoj je bežne rozdelený na tri časti.

- Hmatateľný a nestranný inventár situácie alebo kontextu, tj podrobný výpis toho, čo už existuje.

- Jasný úsudok o tom, čo je v platnosti a ktoré zdôrazňuje pozitívne aj negatívne aspekty, pričom navrhuje analýzu, ktorá je rovnako podnetná a konkrétna, ak je to potrebné.

- rady, návrhy a odporúčania, pokiaľ je to možné, spojené s prínosmi, ktoré im patria.

Záver správy

Nesmie obsahovať žiadny nový predmet, ktorý by nebol vo vývoji uvedený. Bez toho, aby ste boli skráteným prejavom vývoja, prinesiete odpoveď tým, že jednoznačne navrhnete jedno alebo nasledujúce riešenia odporúčaní uvedených v tomto.

Štvrtý bod - písanie správy

Je potrebné rešpektovať niektoré pravidlá spoločné pre všetky úvodníky. Dôraz sa bude klásť na zrozumiteľný a prístupný slovník bezchybné hláskovanie pre väčšiu profesionalitu, krátke vety pre lepšie porozumenie, vzdušnú štruktúru odsekov pre dobrú čitateľskú plynulosť.

Zvláštna starostlivosť v podobe jej správy môže poskytnúť čitateľovi alebo príjemcovi jednoduchosť a pohodlie pri čítaní.

- Musíte byť stručný a explicitný vo svojom písaní

- Ak chcete zabezpečiť lepšiu plynulosť v čítaní správy, obráťte sa na čítačku do prílohy, ktorá vám poskytne niektoré doplnenia k vašim vysvetleniam, keď to bude potrebné.

- Naplánujte súhrn, keď sa vaša správa vzťahuje na viac ako tri strany, čo umožňuje príjemcovi orientovať sa v jeho čítaní, ak je to jeho voľba.

- Keď je to ziskové alebo nevyhnutné, integrovať tabuľky a iné grafy, ktoré odrážajú vaše písanie, aby ilustrovali dáta. V niektorých prípadoch môžu byť dôležité pre dobré pochopenie.

- Nezanedbajte názvy a titulky, aby ste vymedzili každú časť vašej správy tak, aby ste vyhrali aj tam plynulo.

Na záver: Na čo treba pamätať

  1. Správne tlmočenie a pochopenie aplikácie vám umožní reagovať bez toho, aby ste boli vedľa subjektu, aby získali efektívnosť.
  2. Vo svojej správe môžete zdieľať svoje nápady tým, že sa postavíte proti jednoduchej správe.
  3. Aby bola vaša správa efektívna, musí obsahovať odpovede na otázky, ktoré kladie jej príjemca, a teda prevažujúci záujem celej jej prezentácie; príprava, štruktúra, vyhlásenie a jeho vývoj; úvod, vývoj, záver.
  4. Vysvetlite svoje argumenty, pripomienky a navrhované riešenia.

pre tvarovanie v aplikácii Microsoft Word bude táto 15-minútová obchádzka na YouTube pre vás viac ako užitočná.