Profesionálny list je písomný dokument, ktorý zaručuje formálny vzťah medzi rôznymi účastníkmi rozhovoru. Má veľmi obyčajnú vnútornú štruktúru. V zásade napísané na jednej stránke, alebo na dvoch výnimočne. Odborný list obsahuje najčastejšie jeden predmet. Táto vnútorná štruktúra má výhodu. Jeho plán písania môže zostať nezmenený bez ohľadu na to, čo sa deje. Je zrejmé, že vzhľadom na cieľ dôjde k zmenám. Môže to však byť jednoduchá žiadosť o informácie, žiadosť alebo dokonca sťažnosť. Plán písania odbornej korešpondencie zostane prakticky nezmenený.
Minulosť, prítomnosť, budúcnosť: trojfázový plán úspešného odborného listu
Použitie minulosti, prítomnosti a budúcnosti v tejto chronologickej hierarchii odkazuje na triptych plánu písania odborného listu. Je to jednoduchý a efektívny plán, ktorý je možné implementovať vo všetkých situáciách. Ak chcete spochybniť, sprostredkovať informácie, vysvetliť danú tému alebo dokonca presvedčiť svojho čitateľa. Efektívnosť, ktorá je s ohľadom nalogické poradie pozorované v jeho štruktúre.
Minulosť: krok číslo 1 plánu
List píšeme najčastejšie na základe precedensu, počiatočnej alebo predchádzajúcej situácie. Môže to byť prijatý list, stretnutie, návšteva, telefonický rozhovor atď. Účelom napísania prvej časti tohto listu je vysvetlenie dôvodov pre odoslanie. Alebo celkom jednoducho kontext opisujúci situáciu. Pripomienka skutočností je spravidla vyjadrená v jednej a tej istej vete. Je však pohodlnejšie konštruovať túto vetu do pod-viet. Na ilustráciu môžeme mať nasledujúce výrazy:
- Potvrdzujem prijatie vášho listu a informujem ma o ...
- V liste z ………
- Priniesli ste nám naše vedomosti ...
- Vzhľadom na vašu tlačovú správu uverejnenú novinami XXX (referenčné číslo č. 12345) sme práve navrhli ...
- Po overení vášho účtu sme zistili ...
V situáciách, keď dôvod na napísanie listu nesúvisí s minulou skutočnosťou. V tom okamihu máme prvý odsek listu, v ktorom autor predstavuje seba a svoje ustanovenie. Potom pokračujte zadaním svojej požiadavky alebo ponúknutím jej rôznych služieb. Napríklad ako súčasť žiadosti o informácie alebo návrhu služby môžeme mať nasledujúce výrazy:
- Ako odborníci v bezpečnostnom sektore prechádzame týmto ...
- S jadrom spokojnosti našich zákazníkov sme chceli ...
- S radosťou oznamujeme, že sme pre našich zákazníkov naplánovali ...
V kontexte spontánnej žiadosti (stáž alebo práca) môžeme mať aj nasledujúce výrazy:
- Vaša spoločnosť ma zaujala a ako študent v ………… by som sa chcel uchádzať o stáž ………
- Nedávno promované v ...
Príjemca, ktorému je list určený, musí od prvého odseku rozumieť predmetu vášho listu.
Súčasnosť: krok číslo dva plánu
Táto druhá časť plánu sa odvoláva na dôvody, ktoré odôvodňujú napísanie listu v čase T. Pokiaľ ide o predchádzajúcu situáciu vyjadrenú v prvej časti. Na tejto úrovni ide o argumentáciu, informovanie, vysvetlenie alebo dokonca spochybňovanie. Podľa zložitosti situácie možno túto časť napísať buď do celého odseku, alebo predstaviť hlavnú myšlienku v jednej vete. Na ilustráciu môžeme mať nasledujúce výrazy:
- Berúc na vedomie, že v deň ... nie je zúčtovaná žiadna faktúra, ...
- Členstvo v našej organizácii vás tiež uisťuje ...
- Napriek tomu, že zmluva počíta so začatím prác ku dňu ..., s údivom sledujeme a mali sme problém pochopiť oneskorenia hlásené pánom ……….
Budúcnosť: krok číslo 3 plánu
Táto tretia a posledná časť uzatvára prvé dve správou o následky prísť.
Buď ako autor listu vyjadríme svoje úmysly, a môžeme tak použiť výrazy typu:
- Dnes sa osobne postarám o odoslanie položiek, ktoré ste požadovali
- Sme pripravení ich nahradiť ... samozrejme s prihliadnutím na originál.
- Priblížte sa prosím k pokladni… ..
Buď vyjadríme želanie, požiadame alebo povzbudíme príjemcu, aby konal alebo reagoval. Môžeme teda mať nasledujúce formulácie:
- Ste pozvaní, aby ste prišli bližšie k pultu
- Preto vás žiadam, aby ste rýchlo vyzvali svojich odborníkov, aby ...
- Vaša túžba vyriešiť túto situáciu je netrpezlivo očakávaná.
Účel napísania tohto listu môže byť prípadne doplnený argumentom:
- Situáciu čo najrýchlejšie (objektívne) upravíte podľa všeobecných a konkrétnych ustanovení zmluvy. (Argument)
- Môžete mi zariadiť dodanie čo najskôr ? (Cieľ) Je zbytočné pripomínať vám, že dodávka musí byť uskutočnená v plánovanom termíne, vzhľadom na vaše podmienky predaja. (Argument)
Zdvorilý vzorec, nevyhnutný na ukončenie vášho profesionálneho listu !
Pre správne ukončenie profesionálneho listu je nevyhnutné napísať zdvorilú frázu. V skutočnosti ide o zdvorilý vzorec pozostávajúci z výrazu, ale aj z formulácie „pred záverom“.
Buď máme zdvorilostný vzorec odrážajúci určitú srdečnosť:
- Dostaňte vopred naše poďakovanie za ...
- Ospravedlňujeme sa za túto neočakávanú situáciu
- Vždy budem k dispozícii, aby som to prediskutoval na stretnutí
- Môžete nás kedykoľvek kontaktovať a ...
- Dúfame, že táto ponuka splní vaše očakávania a samozrejme sme vám k dispozícii pre ďalšie informácie.
Buď máme zdvorilý vzorec:
- Žiadame vás, vážená pani, pane, s pozdravom.
- Verte, pane, vo vyjadrenie našich najlepších pocitov.
- Prijmite, pani, s pozdravom.
Výhodou tohto plánu pri písaní odborného listu je na jednej strane triezvosť pri písaní obsahu a na druhej strane jeho jednoduchosť čítania voči príjemcovi. Táto časová os sa však neodporúča pre zložitejší a dlhší obsah.
