Tlač priateľské, PDF a e-mail

E-mail je jedným z hlavných komunikačných prostriedkov v profesionálnom prostredí. Niektorí však zvyknú na pravidlá zabúdať. Vzhľadom na to, žee-mail sa považuje za menej formálny ako list. Je dôležité vedieť, že tento text napriek tomu zostáva pracovným písaním, aj keď má ľahší alebo užívateľsky prívetivejší štýl. Ako uspieť v profesionálnom e-maile? Objavte postupy, ktoré je potrebné prijať pri navrhovaní v pravidlách umenia.

Predmet e-mailu musí byť krátky

Prvá vec, ktorú si váš príjemca prečíta, je zjavne predmetom vášho e-mailu. Toto je vlastne jediný riadok, ktorý sa zobrazuje v doručenej pošte. Z tohto dôvodu musí byť stručný, presný a prehľadný. Rovnako musí mať prepojenie s cieľom vášho e-mailu (upozorniť, informovať, pozvať ...). Inými slovami, príjemca musí rýchlo pochopiť, o čo ide, iba prečítaním témy.

Predmet e-mailu môže byť formulovaný v menovitej vete, vete bez odkazového slova, vete v rozsahu 5 až 7 slov, vete bez článku. Tu je niekoľko príkladov: „žiadosť o informácie“, „žiadosť o pozíciu ...“, „zrušenie školenia o CSE 25. januára“, „pozvánka na 10 rokov pôsobenia spoločnosti X“, „správa o stretnutí z r. … ", atď.

Upozorňujeme tiež, že absencia subjektu môže spôsobiť, že sa e-mail stane nežiaducim.

Počiatočný vzorec

Nazýva sa tiež vzorec hovoru, ktorý označuje prvé slová e-mailu. Inými slovami, sú to slová, ktoré zabezpečujú kontakt s účastníkom rozhovoru.

Tento odvolací vzorec závisí najmä od nasledujúcich faktorov:

  • Váš vzťah s príjemcom: poznáte príjemcu? Ak áno v akom okamihu?
  • Kontext komunikácie: formálny alebo neformálny?
READ  Vylepšite svoje profesionálne e-maily pomocou dobre prispôsobených zdvorilých vzorcov

Je preto zrejmé, že nebudete oslovovať nadriadeného rovnako, ako oslovujete kolegu. Rovnako je to iný vzorec, ktorý použijete pri oslovovaní cudzinca.

Podľa vzoru odvolania prichádza prvá veta e-mailu, ktorá musí byť spojená s predmetom odborného písania.

Telo e-mailu

Zvážte použitie techniky obrátenej pyramídy na napísanie tela svojho e-mailu. Skladá sa z počiatku od hlavných informácií o e-maile, ktoré sú najčastejšie predmetom e-mailu. Potom budete musieť ostatné informácie evokovať zmenšujúcim sa spôsobom, to znamená od najdôležitejších po najmenej podstatné.

Dôvod, prečo by ste mali zvoliť túto metódu, je ten, že prvá časť vety je najlepšie prečítaná a najviac zapamätaná. V 40-slovnej vete si zvyčajne pamätáte iba 30% prvej časti.

Váš e-mail by mal byť napísaný krátkymi vetami a v profesionálnom, bežnom jazyku. V tomto zmysle sa vyvarujte technických výrazov a uistite sa, že medzi vetami sú spojovacie slová.

Na záver nezabudnite na zdvorilý vzorec na dokončenie e-mailu. Na konci potom použite krátku zdvorilosť a prispôsobte ju kontextu výmeny, ale aj vášmu vzťahu s príjemcom.