Tlač priateľské, PDF a e-mail

 

L 'e-mail je preferovaným komunikačným nástrojom väčšiny z nás. E-mail je skvelý, pretože na komunikáciu nepotrebujeme byť k dispozícii v rovnakom čase ako náš partner. To nám umožňuje posunúť sa vpred v aktuálnych problémoch, keď naši kolegovia nie sú dostupní alebo na druhom konci sveta.

Väčšina z nás sa však topí v nekonečnom zozname e-mailov. Podľa správy zverejnenej v roku 2016 priemerný užívateľ z firmy prijíma a odosiela viac ako 100 e-mailov denne.

Okrem toho sú e-maily príliš ľahko nepochopené. Nedávna štúdia služby Sendmail zistila, že 64% ľudí odoslalo alebo dostalo e-mail, ktorý spôsobil zlosť alebo neúmyselnú zámenu.

Vzhľadom na množstvo e-mailov, ktoré posielame a prijímajú, a pretože e-maily sú často nesprávne interpretované, je dôležité ich napísať jasným a stručným spôsobom.

Ako správne napísať profesionálny e-mail

Písanie krátkych a presných e-mailov zníži čas strávený na správu e-mailov a zvýši produktivitu. Udržanie e-mailov krátke znamená, že pravdepodobne budete tráviť menej času na e-mail a viac času na iné úlohy. To znamená, že písanie je jasne zručnosťou. Rovnako ako všetky zručnosti, budete musieť pracovať na jeho vývoji.

Spočiatku možno budete potrebovať toľko času na napísanie krátkych e-mailov ako na písanie dlhých e-mailov. Avšak aj v takom prípade pomôžete svojim kolegom, zákazníkom alebo zamestnancom, aby boli produktívnejší, pretože do ich doručenej pošty pridáte menej priestoru, čo im pomôže rýchlejšie reagovať.

Tým, že jasne píšete, budete známy ako niekto, kto vie, čo chce, a robí veci. Oba sú dobré pre vaše kariérne vyhliadky.

Takže, čo to znamená písať jasné, stručné a profesionálne e-maily?

Určite svoj cieľ

Jasné e-maily majú vždy jasný účel.

Kedykoľvek si sadnete, aby ste napísali e-mail, zoberte si pár sekúnd a opýtajte sa: "Prečo to posielam? Čo očakávam od príjemcu?

Ak nemôžete odpovedať na tieto otázky, nemali by ste posielať e-maily. Písanie e-mailov bez toho, aby ste vedeli, čo potrebujete, je stráca čas vášho a príjemcu. Ak neviete presne to, čo chcete, bude pre vás ťažké vyjadriť sa jasne a stručne.

READ  Aká zdvorilostná fráza by mala nasledovať po štruktúre „Čaká…“?

Použite pravidlo "Jedna vec naraz"

E-maily nie sú určené na nahradenie stretnutí. Pri pracovných stretnutiach, čím viac pracujete na položkách programu, tým je produktívnejšie stretnutie.

S e-mailmi je pravý opak. Čím menej zahrniete do svojich e-mailov rôzne témy, tým viac bude pre vášho partnera zrozumiteľné.

To je dôvod, prečo je dobré uplatniť pravidlo "jedna vec naraz". Uistite sa, že každý odoslaný e-mail je asi jedna vec. Ak potrebujete komunikovať v inom projekte, napíšte ďalší e-mail.

Je tiež vhodný čas sa pýtať sami seba: "Je tento e-mail skutočne potrebný?" Opäť len úplne potrebné e-maily svedčia o rešpektovaní osoby, ktorej posielate e-maily.

Prax empatie

Empatia je schopnosť vidieť svet očami druhých. Keď to urobíte, chápete ich myšlienky a pocity.

Pri písaní e-mailov premýšľajte o svojich slovách z pohľadu čitateľa. So všetkým, čo píšete, položte si otázku:

  • Ako by som mohol vyložiť túto vetu, ak ju dostanem?
  • Zahŕňa nejednoznačné termíny na zadanie?

Toto je jednoduchá, ale efektívna úprava spôsobu, akým by ste mali písať. Myslenie na ľudí, ktorí vás budú čítať, zmení spôsob, akým na vás reagujú.

Tu je empatický spôsob, ako sa pozrieť na svet, ktorý vám pomôže začať. Väčšina ľudí:

  • Sú zaneprázdnení. Nemajú čas odhadnúť, čo chcete, a chceli by si prečítať váš e-mail a rýchlo reagovať.
  • Užite si pochválku. Ak môžete povedať niečo pozitívne o nich alebo o ich práci, urobte to. Vaše slová nebudú plytvané.
  • Rád by som poďakoval. Ak vám príjemca nejakým spôsobom pomohol, nezabudnite mu poďakovať. Mali by ste to urobiť, aj keď je ich úlohou pomôcť vám.

Skráťte prezentácie

Keď niekomu pošlete e-mail prvýkrát, musíte príjemcovi povedať, kto ste. Spravidla to môžete urobiť jednou vetou. Napríklad: „Bolo mi potešením stretnúť vás na [Event X]. „

READ  Oznámte zamestnávateľovi svoj odchod na materskú dovolenku 

Jedným zo spôsobov, ako skrátiť prezentácie je písať ich, ako keby ste sa stretli tvárou v tvár. Nechceli by ste ísť do päťminútového monologu, keď stretnete niekoho osobne. Tak to neurobíte v e-maile.

Neviete, či je potrebný úvod. Možno ste už kontaktovali príjemcu, ale neviete, či vás bude pamätať. Vaše poverenia môžete nechať vo svojom elektronickom podpisu.

Tým sa zabráni nedorozumeniam. Opäť predstavujete niekomu, kto vie, že ste hrubý. Ak nevie, či vás pozná, môžete ju nechať skontrolovať svoj podpis.

Obmedzte sa na päť viet

V každom e-mailu, ktorý napíšete, musíte použiť dostatok viet, aby ste povedali, čo potrebujete, nič viac. Užitočnou praxou je obmedziť sa na päť viet.

Menej ako päť viet je často brutálne a hrubé, viac ako päť trestov stráca čas.

Bude čas, kedy nebude možné zachovať e-mail obsahujúci päť viet. Vo väčšine prípadov stačí päť viet.

Prijať disciplínu piatich viet a zistíte, že písať e-maily rýchlejšie. Dostanete tiež viac odpovedí.

Použite krátke slová

V systéme 1946 George Orwell radil spisovateľom, aby nikdy nepoužili dlhé slovo, na ktorom by mal krátky termín.

Táto rada je dnes ešte dôležitejšia, najmä pri písaní e-mailov.

Krátke slová vyjadrujú úctu k vášmu čitateľovi. Použitím krátkych slov ste uľahčili pochopenie vašej správy.

To isté platí o krátkych vetách a odsekoch. Zabráňte písaniu veľkých blokov textu, ak chcete, aby správa bola jasná a ľahko pochopiteľná.

Použite aktívny hlas

Aktívny hlas je ľahšie čitateľný. Tiež podporuje kroky a zodpovednosť. V skutočnosti sa aktívne hlasy zameriavajú na osobu, ktorá koná. V pasívnom hlase sú vety zamerané na objekt, na ktorom človek koná. Z pasívneho hlasu sa zdá, že sa to deje samo. Aktívnym spôsobom sa to deje len vtedy, keď ľudia konajú.

Dodržujte štandardnú štruktúru

Aký je kľúč k tomu, aby boli vaše emaily krátke? Použite štandardnú štruktúru. Toto je šablóna, ktorú môžete sledovať pre každý e-mail, ktorý píšete.

READ  Ako zlepšiť úroveň svojho písania v práci?

Okrem zachovania krátkych e-mailov vám podľa štandardnej štruktúry pomôžete rýchlo písať.

Postupom času budete rozvíjať štruktúru, ktorá bude pre vás pracovať. Tu je jednoduchá štruktúra, ktorá vám umožní začať:

  • Pozdravenie
  • Kompliment
  • Dôvod vášho e-mailu
  • Výzva na akciu
  • Záverečná správa (zatvorenie)
  • Podpis

Pozrime sa na každú z nich do hĺbky.

  • Toto je prvý riadok e-mailu. "Hello, [First Name]" je typickým pozdravom.

 

  • Keď prvýkrát pošlete niekomu e-mail, kompliment je skvelý štart. Dobre napísaný kompliment môže slúžiť aj ako úvod. Napríklad:

 

„Vaša prezentácia na tému [topic] sa mi páčila dňa [date]. „

„Váš blog na tému [topic] sa mi zdal skutočne užitočný. „

"Bolo mi potešením stretnúť vás na [udalosti]." „

 

  • Dôvod vášho e-mailu. V tejto časti poviete: „Pošlem e-mail s otázkou ...“ alebo „Zaujímalo by ma, či by ste mohli pomôcť s ...“ Na vysvetlenie dôvodov, prečo píšete, budete niekedy potrebovať dve vety.

 

  • Výzva na akciu. Keď vysvetlíte dôvod vášho e-mailu, nepredpokladajte, že príjemca vie, čo má robiť. Uveďte konkrétne pokyny. Napríklad:

„Mohli by ste mi poslať tieto súbory do štvrtka?“ „

„Môžeš to napísať v priebehu nasledujúcich dvoch týždňov?“ „

„Prosím, napíš o tom Yannovi a daj mi vedieť, keď si to urobil. „

Príjemca je vyzvaný, aby odpovedal štruktúrovaním svojej žiadosti vo forme otázky. Prípadne môžete tiež použiť: „dajte mi vedieť, keď ste to urobili“ alebo „dajte mi vedieť, či je to pre vás v poriadku.“ „

 

  • záverečný, Pred odoslaním e-mailu nezabudnite uviesť záverečnú správu. To má dvojaký účel: opakovanie výzvy na akciu a príjem príjemcu.

 

Príklady dobrých uzatváracích línií:

"Ďakujem za každú tvoju pomoc." „

"Nemôžem sa dočkať, až budem počuť, čo si myslíš." „

"Dajte mi vedieť, ak máte nejaké otázky." „

  • Ak chcete dokončiť premýšľanie o pridaní svojho podpisu, pred ktorým bude správa pozdravov.

Môže to byť "tvoj", "úprimne", "milý deň" alebo "ďakujem".