E-mail je pre väčšinu z nás preferovaným komunikačným nástrojom. E-mail je úžasný, pretože na komunikáciu nemusíte byť k dispozícii v rovnakom čase ako váš partner. To nám umožňuje posunúť sa vpred v prebiehajúcich problémoch, keď sú naši kolegovia nedostupní alebo na druhom konci sveta.

Väčšina z nás sa však topí v nekonečnom zozname e-mailov. Podľa správy zverejnenej v roku 2016 priemerný podnikový používateľ dostane a odošle viac ako 100 e-mailov denne.

Okrem toho sú e-maily príliš ľahko nepochopené. Nedávna štúdia služby Sendmail zistila, že 64% ľudí odoslalo alebo dostalo e-mail, ktorý spôsobil zlosť alebo neúmyselnú zámenu.

Vzhľadom na množstvo e-mailov, ktoré posielame a prijímajú, a pretože e-maily sú často nesprávne interpretované, je dôležité ich napísať jasným a stručným spôsobom.

Ako správne napísať profesionálny e-mail

Písanie krátkych a vecných e-mailov zníži čas strávený správou e-mailov a zvýši vašu produktivitu. Ak budete svoje e-maily udržiavať krátke, pravdepodobne strávite menej času e-mailami a viac času iným úlohám. To znamená, že jasné písanie je zručnosť. Rovnako ako všetky zručnosti, budete musieť pracovať na jeho vývoji.

Na začiatku vám môže písanie krátkych e-mailov trvať rovnako dlho ako písanie dlhých e-mailov. Aj keby to tak však bolo, pomôžete svojim kolegom, klientom či zamestnancom k vyššej produktivite, pretože im do schránky pribudne menej neporiadku, vďaka čomu na vás budú reagovať rýchlejšie.

Keď budete písať jasne, budete známy ako niekto, kto vie, čo chce, a robí veci. Obe sú dobré pre vaše kariérne vyhliadky.

Takže, čo to znamená písať jasné, stručné a profesionálne e-maily?

Určite svoj cieľ

Jasné e-maily majú vždy jasný účel.

Zakaždým, keď si sadnete a napíšete e-mail, venujte pár sekúnd tomu, aby ste sa sami seba spýtali: „Prečo to posielam? Čo očakávam od príjemcu?

Ak nemôžete odpovedať na tieto otázky, nemali by ste posielať e-maily. Písanie e-mailov bez toho, aby ste vedeli, čo potrebujete, je stráca čas vášho a príjemcu. Ak neviete presne to, čo chcete, bude pre vás ťažké vyjadriť sa jasne a stručne.

Použite pravidlo "Jedna vec naraz"

E-maily nenahrádzajú stretnutia. Pri obchodných stretnutiach platí, že čím viac bodov programu pracujete, tým produktívnejšie bude stretnutie.

S e-mailmi je pravý opak. Čím menej zahrniete do svojich e-mailov rôzne témy, tým viac bude pre vášho partnera zrozumiteľné.

Preto je dobré praktizovať pravidlo „po jednej veci“. Uistite sa, že každý odoslaný e-mail je o jednej veci. Ak potrebujete komunikovať o inom projekte, napíšte ďalší email.

Je tiež vhodný čas sa pýtať sami seba: "Je tento e-mail skutočne potrebný?" Opäť len úplne potrebné e-maily svedčia o rešpektovaní osoby, ktorej posielate e-maily.

Cvičenie empatie

Empatia je schopnosť vidieť svet očami iných. Keď to urobíte, pochopíte ich myšlienky a pocity.

Pri písaní e-mailov premýšľajte o svojich slovách z pohľadu čitateľa. So všetkým, čo píšete, položte si otázku:

  • Ako by som mohol vyložiť túto vetu, ak ju dostanem?
  • Zahŕňa nejednoznačné termíny na zadanie?

Toto je jednoduchá, ale efektívna úprava spôsobu, akým by ste mali písať. Myslenie na ľudí, ktorí vás budú čítať, zmení spôsob, akým na vás reagujú.

Tu je empatický spôsob, ako sa pozrieť na svet, ktorý vám pomôže začať. Väčšina ľudí:

  • Sú zaneprázdnení. Nemajú čas hádať, čo chcete, a chceli by mať možnosť prečítať si váš e-mail a rýchlo naň odpovedať.
  • Užite si pochválku. Ak môžete povedať niečo pozitívne o nich alebo o ich práci, urobte to. Vaše slová nebudú plytvané.
  • Ako poďakovanie. Ak vám obdarovaný nejakým spôsobom pomohol, nezabudnite mu poďakovať. Mali by ste to urobiť, aj keď je ich úlohou vám pomôcť.

Skráťte prezentácie

Keď niekomu prvýkrát pošlete e-mail, musíte príjemcovi povedať, kto ste. Väčšinou to zvládnete jednou vetou. Napríklad: „Rád som vás stretol na [Udalosti X]. »

Jedným zo spôsobov, ako skrátiť úvody, je napísať ich tak, ako keby ste sa stretli tvárou v tvár. Pri osobnom stretnutí s niekým by ste sa nechceli dostať do päťminútového monológu. Takže to nerobte e-mailom.

Neviete, či je potrebný úvod. Možno ste už kontaktovali príjemcu, ale neviete, či vás bude pamätať. Vaše poverenia môžete nechať vo svojom elektronickom podpisu.

Vyhnete sa tak nedorozumeniam. Znovu sa predstaviť niekomu, kto vás už pozná, vám príde neslušné. Ak si nie je istá, či vás pozná, môžete ju nechať skontrolovať váš podpis.

Obmedzte sa na päť viet

V každom e-mailu, ktorý napíšete, musíte použiť dostatok viet, aby ste povedali, čo potrebujete, nič viac. Užitočnou praxou je obmedziť sa na päť viet.

Menej ako päť viet je často brutálne a hrubé, viac ako päť trestov stráca čas.

Bude čas, kedy nebude možné zachovať e-mail obsahujúci päť viet. Vo väčšine prípadov stačí päť viet.

Prijať disciplínu piatich viet a zistíte, že písať e-maily rýchlejšie. Dostanete tiež viac odpovedí.

Použite krátke slová

V roku 1946 George Orwell radil spisovateľom, aby nikdy nepoužívali dlhé slovo tam, kde stačí krátke.

Táto rada je dnes ešte aktuálnejšia, najmä pri písaní emailov.

Krátke slová vyjadrujú úctu k vášmu čitateľovi. Použitím krátkych slov ste uľahčili pochopenie vašej správy.

To isté platí o krátkych vetách a odsekoch. Zabráňte písaniu veľkých blokov textu, ak chcete, aby správa bola jasná a ľahko pochopiteľná.

Použite aktívny hlas

Aktívny hlas je ľahšie čitateľný. Podporuje tiež činnosť a zodpovednosť. Skutočne, v aktívnom hlase sa vety zameriavajú na osobu, ktorá koná. V trpnom rode sa vety zameriavajú na predmet, na ktorý sa pôsobí. V trpnom rode to môže znieť tak, že veci sa dejú samé od seba. Aktívne sa veci dejú len vtedy, keď ľudia konajú.

Držte sa štandardnej štruktúry

Aký je kľúč k tomu, aby boli vaše emaily krátke? Použite štandardnú štruktúru. Toto je šablóna, ktorú môžete sledovať pre každý e-mail, ktorý píšete.

Okrem zachovania krátkych e-mailov vám podľa štandardnej štruktúry pomôžete rýchlo písať.

Postupom času budete rozvíjať štruktúru, ktorá bude pre vás pracovať. Tu je jednoduchá štruktúra, ktorá vám umožní začať:

  • Pozdravenie
  • Kompliment
  • Dôvod vášho e-mailu
  • Výzva na akciu
  • Záverečná správa (zatvorenie)
  • Podpis

Pozrime sa na každú z nich do hĺbky.

  • Toto je prvý riadok e-mailu. „Dobrý deň, [First Name]“ je typický pozdrav.

 

  • Keď niekomu posielate e-mail prvýkrát, kompliment je skvelý začiatok. Dobre napísaný kompliment môže slúžiť aj ako úvod. Napríklad:

 

„Páčila sa mi vaša prezentácia na [predmet] dňa [dátum]. »

„Váš blog na tému [téma] mi veľmi pomohol. »

„Bolo mi potešením stretnúť vás na [podujatí]. »

 

  • Dôvod vášho e-mailu. V tejto časti poviete: „Pošlem vám e-mail, aby som sa vás spýtal...“ alebo „Zaujímalo by ma, či by ste mi mohli pomôcť s...“ Niekedy budete potrebovať dve vety, aby ste vysvetlili svoje dôvody, prečo píšete.

 

  • Výzva na akciu. Keď vysvetlíte dôvod vášho e-mailu, nepredpokladajte, že príjemca vie, čo má robiť. Uveďte konkrétne pokyny. Napríklad:

"Mohli by ste mi poslať tie súbory do štvrtka?" »

„Môžeš to napísať v priebehu nasledujúcich dvoch týždňov?“ „

"Prosím, napíš o tom Yannovi a daj mi vedieť, keď to urobíš." »

Príjemca je vyzvaný, aby odpovedal štruktúrovaním svojej žiadosti vo forme otázky. Prípadne môžete tiež použiť: „dajte mi vedieť, keď ste to urobili“ alebo „dajte mi vedieť, či je to pre vás v poriadku.“ „

 

  • záverečný. Pred odoslaním e-mailu nezabudnite zahrnúť záverečnú správu. Slúži to dvojitému účelu: zopakovať vašu výzvu na akciu a vyvolať v príjemcovi dobrý pocit.

 

Príklady dobrých uzatváracích línií:

"Ďakujem za každú tvoju pomoc." „

"Nemôžem sa dočkať, až budem počuť, čo si myslíš." »

"Dajte mi vedieť, ak máte nejaké otázky." „

  • Ak chcete dokončiť premýšľanie o pridaní svojho podpisu, pred ktorým bude správa pozdravov.

Môže to byť "tvoj", "úprimne", "milý deň" alebo "ďakujem".