Firemný e-mail
V dnešnom obchodnom prostredí, kde sa email stal preferovaným komunikačným nástrojom. Je nevyhnutné osvojiť si zručnosti potrebné na sprostredkovanie vašich správ. Existuje mnoho spôsobov, ako oznámiť svoju nespokojnosť kolegovi, s ktorým ste nejakým spôsobom v konflikte. Vieme si predstaviť osobnú diskusiu, telefonát alebo nejaké sprostredkovanie. E-mail však zostáva jedným z najčastejšie používaných prostriedkov vo svete práce.
E-mail je veľmi výkonný nástroj, ktorý sa z mnohých dôvodov široko používa.
Pri odoslaní emailu dochádza k automatickému nahrávaniu komunikácie. Preto môžu byť vaše rôzne výmeny organizované v priečinku, ktorý je bezpečne uložený. Môžu sa tak v budúcnosti použiť na referencie alebo právne dôvody. Používanie e-mailu ako oficiálneho komunikačného prostriedku tiež šetrí firmám peniaze. Je dôležité si všimnúť tieto body, aby ste pochopili, aké dôležité je, aby ste si osvojili tento typ komunikácie.
Pri vašej každodennej práci sa môže stať, že kolega potrebuje pripomenúť niektoré pravidlá slušného správania. Stojí za to pripomenúť, že upovedomenie spolupracovníka prostredníctvom e-mailu je formálny a efektívny spôsob, ako pevne vyjadriť svoj názor. Ak sa takýto kolega po opakovaných upozorneniach rozhodne nezmeniť svoj postoj, môžu byť vami odoslané e-maily predložené ako odôvodnenie ďalšieho postupu z vašej strany. Pamätajte, že boli bezpečne uložené a možno ich získať a použiť na zobrazenie histórie nesprávneho správania príslušnej osoby.
Pred upozornením kolegu e-mailom
Ako už bolo uvedené, používanie e-mailu na komunikáciu je formálne. To znamená, že má väčšiu váhu ako verbálne varovanie a nesie so sebou viac dôsledkov. Preto predtým, ako upozorníte niekoho, s kým spolupracujete prostredníctvom e-mailu, zvážte verbálne varovania. Niektorí prispôsobia svoje správanie, keď to urobíte. V dôsledku toho nie je potrebné bez toho, aby sme sa najprv snažili problém vyriešiť, pripisovať mu zbytočnú veľkosť. Upozorniť kolegu e-mailom tiež nemusí byť vždy ideálny spôsob, ako ho presvedčiť, aby zmenil. Pristupujte ku každému prípadu a každému podľa situácie. Predtým, ako vyjadríte svoj hnev e-mailom, musíte vedieť, ako na to. Musíte zhromaždiť svoje myšlienky a zistiť, čo chcete napísať, a úroveň vplyvu, ktorú potrebujete, aby ste dosiahli požadovaný výsledok.
Identifikujte problém
Úplne prvá vec, ktorú musíte urobiť pred odoslaním e-mailu, je identifikovať predmet vášho podráždenia. Nie je to také jednoduché, ako sa zdá. V kancelárii, kde vládne konkurencia a rivalita, si musíte byť istí, že vaše obvinenia majú vážny základ. Nejde o to trápiť člena svojho tímu klebetami. Ak ste však obeťou alebo svedkom nesprávneho konania a fakty sú isté, konajte. Nezabudnite však pri svojich postupoch rešpektovať pravidlá bežnej zdvorilosti.
Kto je osoba, s ktorou máte problém?
Neprimerané vytváranie konfliktu napríklad medzi vami a manažérom neprinesie vám ani vášmu tímu nič dobré. To určite ovplyvní vašu produktivitu a môže vás dostať do lepkavej situácie. Namiesto e-mailu môže byť zváženie osobnej diskusie užitočné ako prvý krok pri riešení problému, ktorý vás znepokojuje. Ak však zlyhajú vaše viacnásobné osobné diskusie a verbálne upozornenia, neváhajte a pošlite oficiálne e-maily, ktoré vám neskôr určite pomôžu.
Pozrite sa na váš e-mail
Váš email by mal byť napísaný profesionálne. Keď prevezmete iniciatívu kritizovať správanie alebo prácu konkrétneho jednotlivca e-mailom, nezabudnite, že ide o oficiálny dokument. To znamená, že ide o dokument, ktorý sa môže obrátiť proti vám. Rešpektujte všetky pravidlá, ktoré sa pri písaní listu v tomto kontexte očakávajú.
