Dokonalosť v komunikácii: Správa o neprítomnosti pre recepčných

Úloha recepčného je nevyhnutná pri vytváraní nezabudnuteľného prvého dojmu. Dobre premyslená správa mimo pracoviska môže naďalej sprostredkovať tento pozitívny pocit, dokonca aj vo vašej neprítomnosti.

Vytvorte vrúcny a profesionálny odkaz

Musí odrážať imidž vašej spoločnosti a uisťovať návštevníkov a volajúcich, že o ich potreby bude postarané.Recepčná v prvej línii stelesňuje imidž spoločnosti. Vaša správa o neprítomnosti musí preto spájať jasné informácie a vrelé privítanie, ktoré odráža túto dôležitosť.

Dátumy vašej neprítomnosti musia byť jasne uvedené. Poskytnutie alternatívneho kontaktu ukazuje vašu predvídavosť pre kontinuitu služby. Tento kontakt by mal byť spoľahlivý a dobre informovaný, schopný vybaviť požiadavky, keď ste preč.
Vaša správa o neprítomnosti je príležitosťou na budovanie dôvery a uznania u zákazníkov a kolegov. Môže tiež slúžiť ako pripomienka záväzku vašej spoločnosti poskytovať výnimočné služby zákazníkom.

Je to rozšírenie vašej úlohy ako uvítacej tváre tejto spoločnosti. Dodržiavaním týchto tipov sa môžete uistiť, že vaša správa mimo kancelárie bude aj naďalej odrážať vašu profesionalitu a vrelú osobnosť.

Vzorová správa pre recepčnú


Predmet: [Vaše meno], Recepčný – Neprítomný od [dátum začiatku] do [dátum ukončenia]

Dobrý deň,

Do [dátum ukončenia] budem na dovolenke. Počas tohto obdobia nebudem môcť odpovedať na hovory ani spravovať schôdzky.

V prípade akejkoľvek naliehavej situácie alebo potrebnej podpory vám zostáva k dispozícii [meno kolegu alebo oddelenia]. Kontaktujte ho prostredníctvom [e-mail/telefónne číslo] pre rýchlu odpoveď.

Keď sa vrátim, očakávajte odo mňa nadšené a povzbudivé privítanie.

S pozdravom,

[Názov]

Recepčný

[Logo spoločnosti]

 

→→→Pre každého, kto chce vyniknúť v profesionálnom svete, sú hĺbkové znalosti Gmailu cennou radou.←←←