Keď niektorí zamestnanci z rôznych dôvodov chýbajú bez toho, aby to oznámili svojmu nadriadenému alebo manažérovi, nevedia, ako sa vyjadriť. Pre iných je tiež ťažké požiadať o krátku dovolenku, keď ich majú veľa osobné záležitosti na zaplatenie.
Dopad vašej neprítomnosti závisí vo veľkej miere od charakteru vašej práce a od politiky, ktorá je platná na vašom pracovisku. Vaša neprítomnosť, najmä ak nie je oznámená vopred, môže byť pre vašu organizáciu veľmi nákladná. Preto predtým, než sa rozhodnete preč, premýšľajte o tom. Ak sa to stane alebo sa stalo, používanie e-mailu na ospravedlnenie alebo vysvetlenie vášmu nadriadenému je skvelý spôsob, ako efektívne a rýchlo komunikovať.
Pred napísaním odôvodneného e-mailu
Cieľom tohto článku je ukázať, ako môže zamestnanec s jedným alebo viacerými oprávnenými dôvodmi odôvodniť svoju potrebu neprítomnosti alebo dôvod, prečo nemohol byť prítomný na svojom pracovnom mieste. Ako zamestnanec je dôležité, aby ste si boli istí možnými následkami absencie bez dovolenky. Neexistuje žiadna záruka, že váš e-mail s ospravedlnením dostane priaznivú odpoveď. Rovnako tak nie je zaručené, že keď napíšete e-mail so žiadosťou o voľno v práci, bude kladne prijatý.
Ak však musíte byť neprítomní z naliehavých dôvodov a nemôžete sa obrátiť na svojho šéfa, je nevyhnutné čo najskôr napísať e-mail s presnými dôvodmi tejto neprítomnosti. Podobne, keď vopred viete, že sa potrebujete zaoberať dôležitými osobnými alebo rodinnými otázkami, je rozumné napíšte e-mail s ospravedlnením za nepríjemnosti a pár objasnení, ak je to možné. Robíte to v nádeji, že minimalizujete dopad vášho osobného života na vašu prácu.
Nakoniec sa uistite, že ste oboznámení s politikou a protokolom vašej spoločnosti o tom, ako byť neprítomný vo vašej skupine. Spoločnosť môže v prípade núdze urobiť určité ústupky a poskytnúť spôsob, ako ich zvládnuť. Pravdepodobne budú existovať pravidlá týkajúce sa počtu dní medzi tým, kedy musíte podať žiadosť, a dňami, kedy budete preč.
Pokyny na písanie e-mailu
Použite formálny štýl
Tento email je oficiálny. Mal by byť napísaný formálnym štýlom. Od predmetu až po záver by malo byť všetko profesionálne. Váš nadriadený spolu so všetkými ostatnými očakáva, že vo svojom e-maile vyjadríte vážnosť situácie. Váš prípad bude vypočutý skôr, keď takýto e-mail napíšete formálnym štýlom.
Poslať e-mail skôr
Už sme zdôraznili dôležitosť rešpektovania firemnej politiky. Upozorňujeme tiež, že ak potrebujete napísať e-mail obsahujúci profesionálne ospravedlnenie, je dôležité čo najskôr urobiť. Toto je obzvlášť nevyhnutné, keď ste zlyhali a ste bez povolenia k práci neprídu. Oznamovanie vášho šéfa skoro po neoprávnenej neprítomnosti sa môže vyhnúť varovaniu. Tým, že vopred oznamujete prípad vyššej moci, v ktorom sa ocitnete, pomôžete spoločnosti vybrať si vhodnú náhradu alebo dohodnúť.
Buďte stručný s podrobnosťami
Buďte struční. Nemusíte zachádzať do podrobností o tom, čo sa stalo, čo vás viedlo k tomu, že ste tam neboli alebo ste boli čoskoro preč. Stačí spomenúť dôležité fakty. Ak požiadate o povolenie vopred, uveďte deň (dni), kedy chcete byť neprítomný. Buďte konkrétny s dátumami, neuvádzajte odhad.
Ponúkame pomoc
Keď napíšete e-mail s ospravedlnením, že ste preč, nezabudnite ukázať, že vám záleží na produktivite spoločnosti. Nie je v poriadku len povedať, že budete preč, ponúknuť niečo, čo zmierni následky vašej neprítomnosti. Môžete to urobiť napríklad, keď sa vrátite alebo sa porozprávate s kolegom, aby vás nahradil. Niektoré spoločnosti môžu mať pravidlá, ako sú zrážky zo mzdy na niekoľko dní. Snažte sa preto úplne pochopiť firemnú politiku a ako s ňou môžete pracovať.
Príklad e-mailu 1: Ako napísať e-mail s ospravedlnením (po tom, čo zmeškáte deň v práci)
Vec: Dôkaz o neprítomnosti od 19. 11. 2018
Dobrý deň, pán Guillou,
Prijmite prosím tento e-mail ako oficiálne oznámenie, že som sa 19. novembra 2018 nemohol dostaviť do práce z dôvodu prechladnutia. Liam a Arthur zaujali moje miesto počas mojej neprítomnosti. Splnili všetky moje zadané úlohy na ten deň.
Ospravedlňujem sa, že s vami nemôžem komunikovať pred odchodom z práce. Ospravedlňujem sa, ak sa spoločnosti vyskytli nejaké nepríjemnosti.
K tomuto e-mailu prikladám lekárske potvrdenie.
Ak potrebujete ďalšie informácie, dajte nám vedieť.
Ďakujeme vám za pochopenie.
S pozdravom,
Ethan Gaudin
Príklad e-mailu 2: Ako napísať e-mail s ospravedlnením za budúcu neprítomnosť v práci
Predmet: Správa môjho neprítomnosti 17 / 12 / 2018
Vážená pani Pascalová,
Prijmite, prosím, tento e-mail ako oficiálne oznámenie, že dňa 17. decembra 2018 budem neprítomný v práci. V ten deň sa na súde dostavím ako profesionálny svedok. Informoval som vás o mojom predvolaní na súd minulý týždeň ao nevyhnutnosti mojej prítomnosti.
Dohodol som sa s Gabinom Thibaultom z IT oddelenia, ktorý je momentálne na dovolenke, aby ma nahradil. Počas súdnych prestávok mu zavolám, či nepotrebuje pomoc.
Ďakujem.
S pozdravom,
Emma Vallee
