Ukončite vzorce pre pútavý profesionálny e-mail
Prvé a posledné slová e-mailu sú mimoriadne dôležité. To určí mieru zapojenia vášho korešpondenta. Dokončenie výkonného profesionálneho e-mailu prechádza dvoma základnými prvkami: vzorcom odchodu a slušný spôsob vyjadrenia. Ak prvý prvok poskytuje informácie o zámere odosielateľa, druhý sa riadi pevne stanovenými vzorcami.
Zdvorilostná fráza si však zaslúži určitú formu prispôsobenia bez obetovania zdvorilosti, aby bola citlivá a príťažlivá. Objavte tu niekoľko výstupných vzorcov pre efektívny profesionálny e-mail.
„Počítam s vašou odpoveďou na...“: Prísna zdvorilostná fráza
Môžete byť zdvorilí a zároveň zostať prísni v tom, čo hovoríte. V skutočnosti sú zdvorilé výrazy typu „Čaká sa na vašu odpoveď...“ dosť vágne. Vyslovením „Počítam s vašou odpoveďou pre...“ alebo „Odpovedzte mi, prosím, skôr...“ alebo dokonca „Môžete mi odpovedať skôr...“, si najímate svojho partnera.
Ten chápe, že pred konkrétnym termínom má morálnu povinnosť vám odpovedať.
„Želal by som si, aby sme vás informovali užitočne...“: Vzorec po nedorozumení
V čase konfliktu je na zodpovedanie náročnej alebo neprimeranej požiadavky potrebné použiť asertívnu, no napriek tomu zdvorilú formulku. Použitie frázy „Chcem vás informovať užitočne...“ naznačuje, že tam nemienite prestať a že si myslíte, že ste sa vyjadrili dostatočne jasne.
„Chcem si zachovať dôveru...“: Veľmi zmierlivá formulka
Komerčný jazyk je tiež veľmi dôležitý. Ukázať svojmu klientovi, že dúfate, že udržíte obchodný vzťah čo najdlhšie, je určite pozitívnym otvorením.
Existujú aj ďalšie veľmi ústretové formulky ako „Prial by som si, aby som mohol priaznivo reagovať na vašu ďalšiu požiadavku“ alebo „Prial by som si, aby som vám mohol poskytnúť zľavu na vašu ďalšiu objednávku“.
„Teší ma, že som vám mohol priniesť uspokojenie“: Vzorec po vyriešení konfliktu
Stáva sa, že v obchodných vzťahoch vznikajú konflikty alebo nedorozumenia. Keď nastanú tieto situácie a podarí sa vám nájsť priaznivý výsledok, môžete použiť tento vzorec: „Som rád, že som videl priaznivý výsledok vašej žiadosti“.
"S úctou": Rešpektujúci vzorec
Táto zdvorilostná fráza sa používa pri oslovovaní nadriadeného alebo nadriadeného. Prejavuje to ohľaduplnosť a prejav úcty.
Medzi použitými formulkami máme tieto: „So všetkou úctou“ alebo „S úctou“.
V každom prípade je dôležité použiť zdvorilý vzorec, ktorý pravdepodobne zvýši efektívnosť výmen v profesionálnom prostredí. Veľa však získate aj starostlivosťou o pravopis a syntax. Nie je nič horšie ako nesprávne napísaný obchodný e-mail.
