Profesionálna pošta a kuriér: Aký je rozdiel?
Medzi profesionálnym e-mailom a listom sú dva body podobnosti. Písať treba odborným štýlom a dodržiavať pravidlá pravopisu a gramatiky. Ale tieto dva spisy nie sú ekvivalentné pre to všetko. Existujú rozdiely, pokiaľ ide o štruktúrovanie a zdvorilostné vzorce. Ak ste administratívny pracovník, ktorý chce zlepšiť kvalitu svojho profesionálneho písania, ste na správnom mieste.
E-mail pre rýchlejšiu distribúciu a väčšiu jednoduchosť
Email sa rokmi etabloval ako nevyhnutný nástroj fungovania firiem. Prispôsobí sa väčšine profesionálnych situácií, pokiaľ ide o výmenu informácií alebo dokumentov.
Okrem toho je možné e-maily zobraziť v rôznych médiách. Patrí medzi ne počítač, smartfón alebo tablet.
Odborný list, aj keď sa používa menej často, sa však považuje za vektor excelentnosti v úradnom styku.
List a profesionálny e-mail: Rozdiel vo forme
V porovnaní s emailom alebo profesionálnym emailom sa list vyznačuje formalizmom a kodifikáciou. Ako prvky listu môžeme uviesť zmienku o slušnosti, pripomenutie toho, čo list motivuje, záver, zdvorilostnú formulku, ako aj odkazy adresáta a odosielateľa.
Na druhej strane v e-maile záver neexistuje. Čo sa týka zdvorilostných výrazov, tie sú vo všeobecnosti krátke. S prejavmi zdvorilosti typu „S pozdravom“ alebo „Zdravím“ sa často stretávame s určitými obmenami, na rozdiel od tých, ktoré nájdeme v tradične dlhších listoch.
Navyše v profesionálnom e-maile sú vety stručné. Štruktúra nie je rovnaká ako v liste alebo liste.
Štruktúra profesionálnych emailov a listov
Väčšina odborných listov je štruktúrovaná do troch odsekov. Prvý odsek je pripomienkou minulosti, druhý sleduje súčasnú situáciu a tretí je projekciou do budúcnosti. Po týchto troch odsekoch nasleduje záverečná formulka a zdvorilostná formulka.
Pokiaľ ide o profesionálne e-maily, sú tiež štruktúrované do troch častí.
Prvý odsek uvádza problém alebo potrebu, zatiaľ čo druhý odsek sa zaoberá činnosťou. Pokiaľ ide o tretí odsek, obsahuje ďalšie užitočné informácie pre príjemcu.
Treba však poznamenať, že poradie dielov sa môže líšiť. Závisí to od komunikačného zámeru odosielateľa alebo odosielateľa emailu.
Každopádne, či už ide o profesionálny email alebo list, je vhodné nepoužívať smajlíkov. Odporúča sa tiež neskracovať zdvorilostné formulky ako „S pozdravom“ pre „Cdt“ alebo „S pozdravom“ pre „Slt“. Bez ohľadu na to, ako blízko ste, vždy budete mať úžitok z toho, že budete so svojimi korešpondentmi profesionál.
