Neprítomné správy sú dôležité pracovné písanie. Ale z mnohých dôvodov ich možno prehliadnuť. Vysvetľuje to kontext ich písania a niekedy nezohľadnenie vplyvu, ktorý môžu mať.
Správa o neprítomnosti je v skutočnosti automatická. Posiela sa ako odpoveď na správu prijatú v časovom intervale alebo v stanovenom období. Správa sa niekedy pripravuje v súvislosti s odchodom na dovolenku. Toto obdobie, keď už pravdepodobne máte svoju myseľ inde, nemusí byť najlepší čas na napísanie správy.
Aký je zmysel konfigurácie správy o automatickej absencii?
Správa o neprítomnosti v práci je dôležitá z mnohých hľadísk. Používa sa na informovanie všetkých vašich zamestnancov o vašej neprítomnosti. Slúži tiež na poskytnutie informácií, ktoré im umožňujú pokračovať v činnosti, zatiaľ čo čakajú na váš návrat. Ide najmä o dátum vášho zotavenia, kontaktné údaje pre prípad núdze, aby sme vás mohli kontaktovať, alebo kontaktné údaje kolegu, ktorý vás bude v prípade núdze kontaktovať. Vzhľadom na to všetko je správa o neprítomnosti pre každého profesionála nevyhnutným komunikačným aktom.
Akým chybám sa treba vyhnúť?
Vzhľadom na dôležitosť správy o neprítomnosti bude potrebné vziať do úvahy niekoľko parametrov, aby nedošlo k šokovaniu alebo neúcte vášho partnera. Lepšie vyznieť príliš úctivo ako neúctivo. Nemôžete teda používať výrazy ako OUPS, pff atď. Budete musieť vziať do úvahy profil všetkých zainteresovaných strán. Preto sa vyhýbajte písaniu, akoby ste sa rozprávali iba so spolupracovníkmi, keď vám môžu nadriadení alebo klienti, dodávatelia alebo dokonca verejné orgány posielať správy.
Aby sa zabránilo týmto nepríjemnostiam, je v programe Outlook možné mať správu o neprítomnosti pre interné firemné e-maily a inú správu pre externé e-maily. V každom prípade budete musieť vziať do úvahy všetky profily, aby ste mohli vytvoriť dobre štruktúrovanú správu o absencii.
Informácie musia byť navyše užitočné a presné. Vyvarujte sa nejednoznačných správ, ako napríklad „Budem zajtra neprítomný“, s vedomím, že ten, kto dostane tieto informácie, nebude môcť poznať dátum tohto „zajtra“.
Nakoniec sa vyhnite použitiu známeho a neformálneho tónu. Eufória z dovolenky v dohľade môže skutočne spôsobiť, že použijete príliš známy tón. Nezabudnite zostať profesionálni až do konca. Môže sa to stať ústne s kolegami, najmä však nie v súvislosti s pracovnými dokumentmi.
Aký typ správy o neprítomnosti zvoliť?
Ak sa chcete vyhnúť všetkým týmto nástrahám, zvoľte konvenčný štýl. Patria sem vaše meno a priezvisko, informácie o tom, kedy môžete spracovať prijatú správu, a osoby, ktoré máte kontaktovať v prípade núdze.
