Ak nemáte jasné postupy pri spracovávaní e-mailov, môžu sa rýchlo stať zdrojom značnej straty času. Na druhej strane, ak urobíte to, čo je potrebné na organizačnej úrovni, aby ste sa nenechali napadnúť desiatkami neprečítaných e-mailov. Potom môžete svoju myseľ oslobodiť od akejkoľvek možnosti chýbať dôležitý e-mail. V tomto článku je uvedených niekoľko osvedčených postupov. Ak ich prijmete, budete určite schopní spravovať svoju poštovú schránku oveľa pokojnejšie.
Automaticky alebo ručne klasifikujte všetky e-maily do vyhradeného priečinka alebo podadresárov.
Toto je typ metódy, ktorý vám umožní rýchlo zoradiť e-maily podľa dôležitosti. Môžete si vybrať, či chcete svoje e-maily klasifikovať podľa témy, témy, termínu. Dôležité je využiť všetkých funkcie svojej poštovej schránky, aby ste mohli svoje e-maily spravovať plne funkčným spôsobom. Akonáhle ste vytvorili adresár s priečinkom a podpriečinkom podľa organizačného režimu, ktorý vám vyhovuje. Každá správa bude mať svoje miesto v poštovej schránke ako každý papierový priečinok na stole. Po uplynutí okamihu na spracovanie vašich e-mailov sa teda môžete stopercentne sústrediť na zvyšok svojej práce.
Naplánujte si konkrétny čas na spracovanie vašich e-mailov
Samozrejme musíte zostať pohotoví a schopní spracovať správy, ktoré od vás čakajú na okamžitú odpoveď. Pokiaľ ide o zvyšok, naplánujte si najrelevantnejšie okamihy, aby ste mohli s e-mailovými správami postupovať konzistentne. Začnite prípravou všetkých prvkov potrebných na spracovanie vašej práce. Papierové pilníky, zošívačky, tlačiarne, všetko musí byť po ruke, aby sa uľahčila maximálna koncentrácia. Nezáleží na tom, kedy si vyberiete. Teraz, keď je vaša poštová schránka usporiadaná ako poštové triediace centrum, máte možnosť pokojne a efektívne spracovať svoje e-maily.
Vyčistite svoju poštovú schránku odstránením všetkých nepotrebných bulletinov
Je vaša poštová schránka neustále parazitovaná nezaujímavými spravodajcami alebo reklamami? Dajte pozor, aby ste sa zbavili svojej poštovej schránky všetkých týchto spravodajcov, ktoré vyzerajú skôr ako spam ako čokoľvek iné. Musíte sa systematicky odhlasovať zo všetkých týchto zoznamov adries, ktoré vám neprinášajú nič konkrétne a ktoré sa môžu rýchlo stať invazívnejšími. Môžete použiť nástroje ako Cleanfox kde Unroll Me urobte to potrebné niekoľkými kliknutiami. Bez toho, že by ste vás brali ráno, vám tento typ riešenia pomôže nesmierne ukončiť toto digitálne znečistenie. Tisíce e-mailov môžu byť spracované pomerne rýchlo.
Nastavte automatickú odpoveď
Čoskoro pôjdete na dovolenku na dlhú dobu. Detail, ktorý nemožno prehliadnuť, aktivoval automatickú odpoveď vašej poštovej schránky. To je niečo dôležité, aby všetci ľudia, s ktorými profesionálne korešpondujete e-mailom, boli informovaní o vašej neprítomnosti. Keď zákazník alebo dodávateľ stratí trpezlivosť, je možné veľa nedorozumení, pretože tieto správy zostávajú nezodpovedané. Tomu sa dá ľahko vyhnúť pomocou krátkej správy, ktorá bude automaticky odoslaná počas vašej dovolenky. Stačí uviesť dátum návratu z dovolenky a prečo nie e-mail kolegu, ak je to potrebné.
Zmiernte počet e-mailov, ktoré odošlete v kópii
Systematické používanie e-mailov odosielaných v kópiách (CC) a neviditeľných kópiách (CCI) môže rýchlo generovať nekonečné výmeny. Ľudia, ktorí mali iba dostať vašu správu pre informáciu, teraz vyžadujú objasnenie. Iní sa pýtajú, prečo dostali túto správu a správne ju vnímajú ako stratu času. Pri výbere dať niekoho do slučky sa uistite, že váš výber je skutočne relevantný. Malo by sa vyhnúť správam zaslaným komukoľvek.
Nezabudnite, že e-mail môže mať právnu hodnotu
Pokiaľ je to možné, uchovávajú všetky vaše e-maily, majú dôkaznú silu, najmä priemyselnému tribunálu. Elektronická správa, ak má rovnakú právnu hodnotu ako list, ktorý by ste napísali rukou. Ale pozor, aj jednoduchá správa odoslané bez premýšľania kolegovi alebo klientovi môže mať vážne následky. Ak zákazník preukáže, e-mail má podporu, že ste nerešpektovali svoje záväzky, pokiaľ ide o dodanie alebo iné. Budete musieť znášať následky pre svoje podnikanie a pre seba. V obchodných sporoch ako v priemyselných súdoch sa tento dôkaz považuje za „bezplatný“. To znamená, že o tom rozhodne sudca a že je lepšie starostlivo klasifikovať jeho e-maily, ako ich dať do koša.
