Zlepšite svoje schopnosti pri písaní

Písanie sa má čítať

Kolega vám práve napísal e-mail o stretnutí, ktoré máte o hodinu. E-mail má obsahovať kľúčové informácie, ktoré musíte prezentovať v rámci dôležitého projektu.

Je tu však problém: e-mail je tak zle napísaný, že nemôžete nájsť údaje, ktoré potrebujete. Sú tam pravopisné chyby a neúplné vety. Odseky sú také dlhé a mätúce, že vám trvá trikrát dlhšie, ako nájsť požadované informácie. Výsledkom je, že ste na stretnutie nedostatočne pripravení a nedopadne tak dobre, ako ste dúfali.

Stretli ste sa už s podobnou situáciou? Vo svete presýtenom informáciami je nevyhnutné komunikovať jasne, stručne a efektívne. Ľudia nemajú čas čítať e-maily v dĺžke knihy a nemajú trpezlivosť interpretovať e-maily, ktoré sú zle zostavené a kde sú užitočné informácie roztrúsené všade.

Plus vaše písanie zručností sú dobré, tým lepší dojem urobíte na svoje okolie, vrátane šéfa, kolegov a klientov. Nikdy neviete, ako ďaleko vás tieto dobré dojmy zavedú.

V tomto článku uvidíme, ako môžete zlepšiť svoje schopnosti písať a vyhnúť sa bežným chybám.

Publikum a formát

Prvým krokom k jasnému písaniu je výber vhodného formátu. Potrebujete poslať neformálny email? Napísať podrobnú správu? Alebo napísať formálny list?

Formát spolu s vaším publikom bude definovať váš „hlas pri písaní“, t. j. aký formálny alebo uvoľnený by mal byť tón. Ak napríklad píšete e-mail potenciálnemu klientovi, mal by mať rovnaký tón ako e-mail priateľovi?

Určite nie.

Začnite tým, že určíte, kto bude čítať vašu správu. Je to pre vyšších manažérov, celý tím alebo malú skupinu pracujúcu na konkrétnom súbore? Vo všetkom, čo píšete, musia vaši čitatelia alebo príjemcovia definovať váš tón, ako aj aspekty obsahu.

Zloženie a štýl

Akonáhle viete, čo píšete a pre koho píšete, musíte začať písať.

Prázdna biela obrazovka počítača je často zastrašujúca. Je ľahké uviaznuť, pretože neviete, ako začať. Vyskúšajte tieto tipy na vytváranie a formátovanie dokumentu:

 

• Začnite s publikom: Pamätajte, že vaši čitatelia nemusia vedieť nič o tom, čo im hovoríte. Čo by mali vedieť ako prvé?
• Vytvoriť plán: Toto je obzvlášť užitočné, ak píšete dlhší dokument, ako napríklad správu, prezentáciu alebo prejav. Obrysy vám pomôžu určiť, ktoré kroky treba vykonať v akom poradí, a rozložiť úlohu na spravovateľné informácie.
• Skúste trochu empatie: Ak napríklad píšete predajný e-mail pre potenciálnych zákazníkov, prečo by sa mali zaujímať o váš produkt alebo vašu prezentáciu? Aký je pre nich prínos? Vždy pamätajte na potreby svojho publika.
• Použite rétorický trojuholník: Ak sa snažíte niekoho presvedčiť, aby niečo urobil, určite mu vysvetlite, prečo by vás ľudia mali počúvať, odovzdajte svoje posolstvo spôsobom, ktorý zaujme vaše publikum, a prezentujte informácie racionálnym a súvislým spôsobom.
• Určite svoju hlavnú tému: Ak máte problém definovať hlavnú tému svojej správy, predstierajte, že máte 15 sekúnd na vysvetlenie svojej pozície. Čo hovoríš ? Toto je pravdepodobne vaša hlavná téma.
• Použite jednoduchý jazyk: Pokiaľ nepíšete vedeckú prácu, zvyčajne je najlepšie použiť jednoduchý a priamočiary jazyk. Nepoužívajte dlhé slová, aby ste na ľudí urobili dojem.

štruktúra

Váš dokument by mal byť čo najviac užívateľsky prívetivý. Pomocou titulov, titulkov, odrážok a čísel môžete čo najviac oddeliť text.

Koniec koncov, čo by sa mohlo ľahšie čítať: strana plná dlhých odsekov alebo strana rozdelená na krátke odseky s nadpismi sekcií a odrážkami? Dokument, ktorý sa ľahko skenuje, sa bude čítať častejšie ako dokument s dlhými a hustými odsekmi.

Nadpisy by mali upútať pozornosť čitateľa. Používanie otázok je často dobrý nápad, najmä v reklamnom texte, pretože otázky pomáhajú udržiavať záujem a zvedavosť čitateľa.

V e-mailoch a návrhoch použite krátke faktické tituly a titulky, ako sú tie v tomto článku.

Pridávanie grafiky je tiež šikovný spôsob, ako oddeliť text. Tieto vizuálne pomôcky nielen umožňujú čitateľovi udržiavať svoju pozornosť na obsah, ale aj oznamovať dôležité informácie oveľa rýchlejšie ako text.

Gramatické chyby

Pravdepodobne viete, že chyby vo vašom e-maile spôsobia, že vaša práca bude vyzerať neprofesionálne. Je nevyhnutné, aby ste sa vyhli hrubým chybám tým, že si zaobstaráte kontrolu pravopisu a čo najviac upravíte svoj pravopis.

Tu sú niektoré príklady bežne používaných slov:

 

• Posielam / posielam / posielam vám

 

Sloveso "posielať" je sloveso prvej skupiny, vždy napíšeme prvú osobu singulárneho "posielam" s "e". "Preprava" bez "e" je názov ("zásielka") a môže byť plurál: "zásielky".

 

• Pridávam sa k tebe / k tebe

 

Jeden bude vždy písať "ja sa k vám" s "s". "Spojenie" s "t" je konjugácia tretej osoby singulárna "sa pripojí".

 

• Termín / lehota

 

Aj keď je "nárazník" pripevnený na ženský názov, nedávajte mu pokušenie a vždy napíšte "nárazník" bez "e".

 

• Odporúčanie / odporúčanie

 

Ak v angličtine píšeme "odporúčanie" s "e", vo francúzštine vždy píšeme "odporúčanie" s "a".

 

• Existuje / existuje / existuje?

 

Do opytovacích vzorcov pridávame eufonické „t“, aby sme uľahčili výslovnosť a zabránili postupnosti dvoch samohlások. Napíšeme teda „je tam“.

 

• Pokiaľ ide o /

 

Človek nikdy nepíše "v zmysle" bez "s". Existuje skutočne vždy niekoľko "výrazov" v používaní tohto výrazu.

 

• Z / medzi

 

Dávajte si pozor, aby ste neboli zavádzaní slovom "okrem", ktoré končí "s". Nikto nikdy nespí s "s". Je predpozíciou a je nemenná.

 

• Ako bolo dohodnuté / dohodnuté

 

Dokonca aj pripevnená na ženský názov, "ako bolo dohodnuté" je vždy nemenné a nikdy neberie "e".

 

• Údržba / servis

Nezamieňajte meno a sloveso. Názov "interview" bez "t" opisuje výmenu alebo "pohovor". Konjugované sloveso v tretej osobe singulárneho "zachováva" sa používa, keď ide o konanie akcie zachovania niečoho.

Niektorí z vašich čitateľov nebudú dokonalí pri hláskovaní a gramatike. Možno si nevšimnú, ak urobíte tieto chyby. Ale nepoužívajte to ako ospravedlnenie: zvyčajne budú ľudia, najmä vedúci pracovníci, ktorí si všimnú!

Z tohto dôvodu by všetko, čo napíšete, malo mať prijateľnú kvalitu pre všetkých čitateľov.

overenie

Nepriateľom dobrej korektúry je rýchlosť. Mnoho ľudí sa ponáhľa cez svoje e-maily, ale tak vám unikajú chyby. Ak chcete overiť, čo ste napísali, postupujte podľa týchto pokynov:

• Skontrolujte hlavičky a päty: Ľudia ich často ignorujú, aby sa sústredili iba na text. To, že sú hlavičky veľké a tučné, neznamená, že sú bez chýb!
• Prečítajte si e-mail nahlas: To vás nutí ísť pomalšie, čo znamená, že je väčšia pravdepodobnosť, že odhalíte chyby.
• Pomocou prsta postupujte podľa textu, keď čítate: Je to ďalšia vec, ktorá vám pomôže spomaliť.
• Začnite na konci textu: Znova prečítajte vetu od konca po začiatok, pomáha vám zamerať sa na chyby a nie na obsah.