Na sestanek ste prejeli e-poštno povabilo in želite potrditi svojo prisotnost. V tem članku vam povemo, zakaj je pomembno, da odgovorite na povabilo, da potrdite svojo prisotnost in kako to storite v ustrezni obliki.
Obvestite svojo udeležbo na sestanku
Ko prejmete povabilo na sestanek, ga lahko oseba, ki vam je poslala, zahteva pisno potrditev vaše prisotnosti na tem sestanku. Če v nekaterih primerih potrdite, da vaša prisotnost ni zahtevana, je vsekakor priporočljivo storiti.
Dejansko je sestanek lahko zapleteno organizirati, zlasti kadar ne veste natančno, koliko ljudi se ga bo udeležilo. S potrditvijo udeležbe ne samo, da boste organizatorju olajšali pripravljalno delo, temveč tudi poskrbeli, da bo srečanje učinkovito, ne predolgo in prilagojeno številu udeležencev. Nikoli ni lepo zapraviti 10 minut na začetku sestanka za dodajanje stolov ali za ponatis datotek!
Ne pozabite tudi, da pred odgovorom ne čakate predolgo, četudi je res, da svoje razpoložljivosti ne boste mogli vedno potrditi takoj. Prej ko pride do potrditve, bolj olajša organizacijo sestanka (sestanka ni mogoče organizirati v zadnjem trenutku!).
Kaj mora vsebovati e-poštno sporočilo s potrditvijo udeležbe na sestanku?
V e-poštno sporočilo s potrditvijo sestanka je treba vključiti naslednje:
- Zahvaljujem se osebi za povabilo
- Jasno napišite svojo prisotnost
- Pokažite svojo udeležbo, tako da vprašate, ali se pred sestankom pripravijo stvari
Tukaj je predlog e-pošte, ki sledi, da napišete svojo udeležbo na sestanku.
Zadeva: Potrdilo o moji udeležbi na [datum]
Sir / Madam,
Zahvaljujem se vam za povabilo na sestanek [namen srečanja] in z veseljem potrjujem svojo prisotnost ob [datumu] ob [času].
Prosim, povejte mi, če obstajajo predmeti za pripravo na to srečanje. Za vse dodatne informacije o tej temi vam ostane na razpolago.
S spoštovanjem,
[Podpis]
