Pisanje za branje
Kolega vam je pravkar poslal e-pošto o sestanku, ki ga imate čez eno uro. E-pošta naj bi vsebovala ključne informacije, ki jih morate predstaviti kot del pomembnega projekta.
Toda obstaja težava: e-pošta je tako slabo napisana, da ne najdete podatkov, ki jih potrebujete. Obstajajo pravopisne napake in nepopolni stavki. Odstavki so tako dolgi in zmedeni, da potrebujete trikrat toliko časa, kot je potrebno, da najdete informacije, ki jih želite. Posledično ste premalo pripravljeni na sestanek in ne gre tako dobro, kot ste pričakovali.
Ste se že kdaj srečali s podobno situacijo? V svetu, preobremenjenem z informacijami, je nujno komunicirati jasno, jedrnato in učinkovito. Ljudje nimajo časa za branje e-pošte, dolge knjige, in nimajo potrpljenja, da bi razlagali e-poštna sporočila, ki so slabo sestavljena in kjer so koristne informacije raztresene povsod.
Plus vaš spretnosti pisanja so dobri, boljši vtis boste naredili na tiste okoli sebe, vključno s svojim šefom, sodelavci in strankami. Nikoli ne veš, kako daleč te bodo prinesli ti lepi vtisi.
V tem članku bomo videli, kako lahko izboljšate svoje sposobnosti pisanja in se izognete pogostim napakam.
Občinstvo in oblika
Prvi korak do jasnega pisanja je izbira ustrezne oblike. Ali morate poslati neformalno elektronsko sporočilo? Napisati podrobno poročilo? Ali napisati uradno pismo?
Oblika, skupaj z vašim občinstvom, bo določila vaš »pisni glas«, to je, kako formalen ali sproščen mora biti ton. Na primer, če pišete e-poštno sporočilo potencialni stranki, ali mora imeti enak ton kot e-poštno sporočilo prijatelju?
Definitivno ne.
Začnite tako, da določite, kdo bo prebral vaše sporočilo. Ali gre za višje vodje, celotno ekipo ali majhno skupino, ki dela na določeni datoteki? V vsem, kar pišete, morajo vaši bralci ali prejemniki opredeliti vaš ton in vidike vsebine.
Sestava in slog
Ko veste, kaj pišete in za koga pišete, morate začeti pisati.
Prazen, bel zaslon računalnika je pogosto zastrašujoč. Lahko se zatakneš, ker ne veš, kako začeti. Preizkusite te nasvete za sestavljanje in oblikovanje dokumenta:
- Začnite s svojim občinstvom: Ne pozabite, da vaši bralci morda ne vedo ničesar o tem, kar jim poveste. Kaj morajo najprej vedeti?
- Ustvarite načrt: To je še posebej uporabno, če pišete daljši dokument, na primer poročilo, predstavitev ali govor. Orisi vam pomagajo ugotoviti, katere korake je treba slediti v kakšnem vrstnem redu in razčleniti nalogo na obvladljive informacije.
- Poskusite malo empatije: Če na primer pišete prodajno e-pošto za potencialne stranke, zakaj bi jih moral skrbeti vaš izdelek ali vaša prodajna ponudba? Kakšna je korist zanje? Ne pozabite na potrebe svojega občinstva ves čas.
- Uporabite retorični trikotnik: Če poskušate nekoga prepričati, da nekaj stori, pojasnite, zakaj bi vas ljudje morali poslušati, sporočite svoje sporočilo na način, ki bo pritegnil vaše občinstvo, ter predstavite informacije na racionalen in koherenten način.
- Prepoznajte svojo glavno temo: Če imate težave pri opredelitvi glavne teme svojega sporočila, se pretvarjajte, da imate še 15 sekund, da razložite svoje stališče. Kaj praviš ? To je verjetno vaša glavna tema.
- Uporabite preprost jezik: Razen če pišete znanstveni članek, je običajno najbolje uporabiti preprost in jasen jezik. Ne uporabljajte dolgih besed samo zato, da bi navdušili ljudi.
struktura
Vaš dokument mora biti čim bolj prijazen do uporabnika. Uporabite naslove, podnapise, oznake in številke, kolikor je mogoče, da ločite besedilo.
Konec koncev, kaj bi lahko bilo lažje prebrati: stran, napolnjeno z dolgimi odstavki, ali stran, razbito na kratke odstavke z naslovi razdelkov in zaporednimi točkami? Dokument, ki ga je enostavno skenirati, bo prebran pogosteje kot dokument z dolgimi, gostimi odstavki.
Naslovi morajo pritegniti bralčevo pozornost. Uporaba vprašanj je pogosto dobra ideja, zlasti v besedilu oglasa, saj vprašanja pomagajo ohranjati zanimanje in radovednost bralca.
V e-poštnih sporočilih in predlogih uporabite kratke, dejanske naslove in podnapise, kot so tisti v tem članku.
Dodajanje grafike je tudi pameten način za ločevanje besedila. Ti vizualni pripomočki ne omogočajo le bralcu, da obdrži svojo pozornost na vsebini, temveč tudi sporoči pomembne informacije veliko hitreje kot besedilo.
Slovnične napake
Verjetno veste, da bo zaradi napak v e-pošti vaše delo videti neprofesionalno. Bistveno je, da se izognete hudim napakam, tako da si zagotovite črkovalnik in čim bolj popravite svoje črkovanje.
Nekaj primerov najpogosteje uporabljenih besed:
- Pošljim / pošljem / pošljem
Glagol "poslati" je glagol prve skupine, v prvi osebi pa bo vedno napisal "jaz pošljem" z "e". "Pošiljka" brez "e" je ime ("pošiljka") in je lahko množina: "pošiljke".
- Pridružujem se vam
Eden bo vedno napisal "I join you" z "s". "Skupno" s "t" je konjugacija tretje osebe ednina "se pridruži".
- Rok / rok
Tudi če je "odbijač" pritrjen na žensko ime, ne popuščajte skušnjavi in vedno pišite "odbijač" brez "e".
- Priporočilo / priporočilo
Če v angleščini pišemo "priporočilo" z "e", v francoščini vedno pišemo "priporočilo" z "a".
- Je tam / je tam / je tam
V vprašalne formule dodamo eufonični "t", da olajšamo izgovorjavo in preprečimo zaporedoma dva samoglasnika. Zato bomo napisali "je tam".
- V smislu / glede na
Nikoli ne piše "v smislu" brez "s". Obstaja vedno več "izrazov" pri uporabi tega izraza.
- Od / med
Bodite previdni, da ne boste zavedeni z besedo "razen", ki se konča z "s". Nikoli ne piše "med" s "s". To je predlog in je nespremenljiv.
- Kot je bilo dogovorjeno / dogovorjeno
Tudi pri ženskem imenu je "dogovorjeno" vedno nespremenljivo in nikoli ne "e".
- Vzdrževanje / servis
Ne zamenjaj imena in glagola. Ime "intervju" brez "t" opisuje izmenjavo ali "razgovor za zaposlitev". Konjugirani glagol v tretji osebi edinstvenega "vzdržuje" se uporablja, ko gre za ukrepanje ohranjanja nečesa.
Nekateri vaši bralci ne bodo popolni v črkovanju in slovnici. Morda ne bodo opazili, če naredite te napake. Vendar tega ne uporabljajte kot izgovor: ponavadi bodo ljudje, zlasti vodilni, ki bodo to opazili!
Iz tega razloga mora biti vse, kar napišete, sprejemljive kakovosti za vse bralce.
preverjanje
Sovražnik dobrega lektoriranja je hitrost. Veliko ljudi hiti po svojih e-poštnih sporočilih, a tako zamudite napake. Sledite tem navodilom, da preverite, kaj ste napisali:
- Preverite glave in noge: Ljudje jih pogosto ignorirajo, da bi se osredotočili samo na besedilo. Samo zato, ker so glave velike in krepke, še ne pomeni, da so brez napak!
- Preberite glasovno sporočilo: To vas prisili v počasnejše delovanje, kar pomeni, da boste verjetneje odkrili napake.
- S prstom sledite besedilu med branjem: To je še ena stvar, ki vam pomaga upočasniti.
- Začnite na koncu besedila: Ponovno preberite stavek od konca do začetka, pomaga vam pri osredotočanju na napake in ne na vsebino.
