Upoštevanje zapiskov med sestankom ni vedno enostavno. Ali naj pripravi poročilo ali poročilo, da napišete na papirju, je vse, kar rečeno, zahtevati določeno tehniko.

Tukaj so moji nasveti za sprejemanje učinkovitih opomb na sestankih, preproste nasvete za vzpostavitev, ki vam bodo prihranile veliko časa.

Pripombe na sestanku so glavne težave:

Kot ste morda opazili, obstaja opazna razlika med stopnjo govora in hitrostjo pisanja.
Dejansko govornik govori povprečno 150 besede na minuto, medtem ko v pisni obliki običajno ne presegamo besed 27 na minuto.
Da bi bili učinkoviti, moraš biti sposoben poslušati in pisati hkrati, kar zahteva določeno koncentracijo in dobro metodologijo.

Ne prezrite priprave:

To je vsekakor najpomembnejši korak, saj je odvisno od kakovosti vašega sporočila, ki se je udeležil srečanja.
Ni dovolj, da prideš na sestanek z notepadom pod roko, se moraš pripraviti in za to je moj nasvet:

  • čim prej najti dnevni red,
  • spoznajte različne teme, o katerih se bo razpravljalo na sestanku,
  • upośtevajo naslovnike (-e) poroćila in njihova prićakovanja,
  • ne počakajte na to zadnji trenutek da te pripravim.

Pri pripravi boste morali izbrati tudi orodje, ki vam najbolj ustreza za sprejemanje zapiskov.
Če imate raje papir, razmislite o uporabi majhnega prenosnega računalnika ali beležnice in si zagotovite pero, ki deluje pravilno.
In če uporabljate digitalne opombe, ne pozabite preveriti, ali imate dovolj baterije na tabličnem računalniku, prenosnem računalniku ali pametnem telefonu.

Upoštevajte bistvene:

Nisi superheroj, zato ne pričakujte, da vse zapišete.
Med srečanjem upoštevajte, da je pomembno, razvrstite ideje in izberite samo informacije, ki so koristne za uresničitev vašega poročila.
Upoštevajte tudi, kaj ni nepozabno, kot so datumi, številke ali imena zvočnikov.

Uporabite svoje besede:

Ni nujno, da se beseda za besedo prepiše, kar piše. Če so stavki dolgi in zapleteni, boste imeli težave pri vzdrževanju.
Torej, upoštevajte svoje besede, bo preprostejša, bolj neposredna in vam bo omogočila lažje pisanje poročil.

Pripravite poročilo takoj po sestanku:

Tudi če ste si zapisali zapiske, je pomembno, da se potopite v poročilo takoj po sestanku.
Še vedno boste v "soku" in zato boste lahko prepisali tisto, kar ste opazili.
Preberi si, pojasnite svoje ideje, ustvarite naslove in podnapise.

Tukaj ste pripravljeni, da učinkoviteje sprejemate opombe na naslednjem sestanku. Na vas je, da te nasvete prilagodite svojemu načinu dela, samo produktivnejši boste.