Pošta ali pošta: Kaj bi bilo bolje?
Pošiljanje pisma ali pisma dopisniku je zelo razširjena praksa. Tudi če danes obstaja možnost priporočila pošte, je jasno, da pošta zagotavlja večjo hitrost pri prenosu sporočil. Vendar pa obstajajo primeri v profesionalnem kontekstu, ko je uporaba e-pošte bolj ugodna kot pismo. Kljub temu ne smemo zanemariti pravilne uporabe vljudnih izrazov. Pošta ali pošta: Kaj bi morali imeti prednost in katere vljudne formule so primerne v določenih okoliščinah?
Kdaj poslati pisma?
Pisma je priporočljivo pošiljati v določenih posebnih kontekstih. Včasih to zahteva zakon.
V delovnem svetu je običajno, da pošljejo odstopno pismo, pokličejo na razgovor za odpuščanje ali prekinejo poskusno dobo s formalizacijo zahteve ali odločitve v pismu.
V zvezi z odnosi med kupcem in dobaviteljem lahko med okoliščinami navedemo naslov pisma, uradno obvestilo o neplačanem računu, opravičilo po dostavi izdelka z napako ali uradno obvestilo o dostavi naročila.
Kdaj bi raje poslali profesionalno e-pošto?
V praksi pošiljanje pisma ustreza dnevnim izmenjavam, ki potekajo v profesionalnem kontekstu. To velja, ko gre za pošiljanje ponudbe potencialnemu kupcu, ponovni zagon stranke zaradi zapadlega računa ali pošiljanje dokumentov kolegu.
Toda ena stvar je vedeti, kdaj uporabiti profesionalno e-pošto, druga pa je dobro uporabljati vljudne izraze.
Kakšna je struktura za nadaljnjo e-pošto?
Nadaljnja e-pošta stranke je na splošno sestavljena iz 7 delov. Med temi lahko navedemo:
- Personalizirana vljudna formula
- Kavelj
- Kontekst
- Projekt
- Poziv k dejanju
- Prehod
- Zadnja vljudna fraza
Glede vljudne formule na začetku e-pošte je priporočljivo, da jo prilagodite. Lahko rečete na primer: "Pozdravljeni + Priimek / Ime".
Kar se tiče končne vljudne formule, lahko sprejmete tole: "Do vrnitve vam želim lep zaključek dneva in seveda ostanite na voljo". Ta vljudna formula ustreza stranki, s katero imate nekoliko obsežne poslovne odnose, ali stranki, ki jo poznate.
Ko gre za stranko, s katero niste razvili vsakodnevnega odnosa, bi morala biti vljudna formula na začetku e-pošte tipa »gos.…« ali »gospa…«. Kar zadeva vljudno formulo na koncu e-pošte, lahko uporabite formulo "V pričakovanju vrnitve, prosim sprejmite zagotovilo mojih najboljših občutkov".
Za posredovanje ponudb stranki je struktura skoraj enaka. Če pa kolegu pošljete dokumente, vam nič ne preprečuje, da bi se pozdravili. Na koncu e-pošte so priporočljivi tudi vljudni izrazi, kot sta "S spoštovanjem" ali "Lep pozdrav".
