Nastavite svojo domeno in ustvarite profesionalne e-poštne naslove

 

Če želite ustvariti profesionalne e-poštne naslove z Google Workspace, je prvi korak nakup imena domene po meri. Ime domene predstavlja identiteto vašega podjetja na spletu in je bistveno za krepitev podobe vaše blagovne znamke. Ime domene lahko kupite pri registrarju domen, kot je npr Google Domene, ioniAli OVH. Pri nakupu se prepričajte, da izberete ime domene, ki odraža ime vašega podjetja in si ga je lahko zapomniti.

 

Nastavite domeno z Google Workspace

 

Po nakupu imena domene morate nastavljen z Google Workspace da lahko uporabljate Googlove storitve poslovne e-pošte. Tu so koraki za nastavitev vaše domene:

  1. Prijavite se za Google Workspace tako, da izberete načrt, ki ustreza velikosti vašega podjetja in posebnim potrebam.
  2. Med postopkom registracije boste pozvani, da vnesete ime domene po meri.
  3. Google Workspace vam bo zagotovil navodila za preverjanje lastništva vaše domene in nastavitev zahtevanih zapisov sistema domenskih imen (DNS). Prijaviti se boste morali v nadzorno ploščo registrarja domene in dodati zapise MX (Izmenjava pošte), ki jih zagotavlja Google. Ti zapisi se uporabljajo za usmerjanje e-pošte v poštne strežnike Google Workspace.
  1. Ko so zapisi DNS konfigurirani in domena preverjena, boste lahko dostopali do skrbniške konzole Google Workspace za upravljanje svoje domene in storitev.

 

Ustvarite prilagojene e-poštne naslove za svoje zaposlene

 

Zdaj, ko je vaša domena nastavljena z Google Workspace, lahko začnete ustvarjati prilagojene e-poštne naslove za svoje zaposlene. Če želite to narediti, sledite tem korakom:

  1. Prijavite se v skrbniško konzolo Google Workspace s svojim skrbniškim računom.
  2. V levem meniju kliknite »Uporabniki« za dostop do seznama uporabnikov v vaši organizaciji.
  3. Kliknite gumb »Dodaj uporabnika«, da ustvarite nov uporabniški račun. Za vsakega zaposlenega boste morali zagotoviti podatke, kot so ime in priimek ter želeni e-poštni naslov. E-poštni naslov bo samodejno ustvarjen z vašim imenom domene po meri (npr. zaposleni@vašepodjetje.com).
  1. Ko so računi ustvarjeni, lahko vsakemu uporabniku dodelite vloge in dovoljenja glede na njegove odgovornosti v podjetju. Pošljete jim lahko tudi navodila za nastavitev gesel in dostop do njihovega računa Gmail.
  2. Če želite ustvariti splošne e-poštne naslove, kot je npr contact@yourcompany.com ou podpora@vašepodjetje.com, lahko nastavite skupine uporabnikov z e-poštnimi naslovi v skupni rabi. To omogoča več zaposlenim, da prejemajo in odgovarjajo na e-pošto, poslano na te splošne naslove.

Če sledite tem korakom, boste lahko nastavili svojo domeno in ustvarili službene e-poštne naslove za svoje zaposlene, ki uporabljajo Google Workspace. Ti prilagojeni e-poštni naslovi bodo izboljšali podobo blagovne znamke vašega podjetja in zagotovili profesionalno izkušnjo za vaše stranke in partnerje pri komuniciranju z vami po e-pošti.

Upravljajte e-poštne račune in uporabniške nastavitve v storitvi Google Workspace

 

Skrbniška konzola Google Workspace olajša upravljanje uporabniških računov v vašem podjetju. Kot skrbnik lahko dodajate nove uporabnike, urejate podatke in nastavitve njihovih računov ali izbrišete račune, ko zaposleni zapustijo podjetje. Če želite izvesti ta dejanja, pojdite na razdelek »Uporabniki« v skrbniški konzoli in izberite ustreznega uporabnika, da spremenite njegove nastavitve ali izbrišete svoj račun.

 

Upravljajte uporabniške skupine in pravice dostopa

 

Skupine uporabnikov so učinkovit način za organiziranje in upravljanje pravic dostopa do virov in storitev Google Workspace v vašem podjetju. Ustvarite lahko skupine za različne oddelke, oddelke ali projekte in jim dodate člane glede na njihove vloge in odgovornosti. Če želite upravljati skupine uporabnikov, se pomaknite do razdelka »Skupine« v skrbniški konzoli Google Workspace.

Skupine pomagajo tudi pri nadzoru dostopa do dokumentov in map v skupni rabi, kar poenostavlja upravljanje dovoljenj. Na primer, lahko ustvarite skupino za svojo skupino za trženje in jim omogočite dostop do določenih virov za trženje v storitvi Google Drive.

 

Uporabite varnostne politike in pravila za sporočanje

 

Google Workspace ponuja številne možnosti za zaščito vašega e-poštnega okolja in zaščito vaših poslovnih podatkov. Kot skrbnik lahko uveljavite različne varnostne politike in pravila za sporočanje, da zagotovite skladnost in zaščitite svoje uporabnike pred spletnimi grožnjami.

Če želite konfigurirati te nastavitve, se pomaknite do razdelka »Varnost« v skrbniški konzoli Google Workspace. Tukaj je nekaj primerov politik in pravil, ki jih lahko uvedete:

  1. Zahteve za gesla: Nastavite pravila za dolžino, zapletenost in veljavnost gesel vaših uporabnikov, da bodo računi varnejši.
  2. Dvofaktorska avtentikacija: omogočite dvofaktorsko avtentikacijo (2FA), da dodate dodatno raven varnosti pri prijavi uporabnikov v njihov račun.
  3. Filtriranje e-pošte: Nastavite pravila za blokiranje ali karanteno vsiljene e-pošte, poskusov lažnega predstavljanja in sporočil z zlonamernimi prilogami ali povezavami.
  4. Omejitve dostopa: Omejite dostop do storitev in podatkov Google Workspace na podlagi lokacije, naslova IP ali naprave, uporabljene za prijavo.

Z uporabo teh politik in pravil o varnosti e-pošte boste pomagali zaščititi svoje podjetje in zaposlene pred spletnimi grožnjami ter zagotovili skladnost z veljavnimi predpisi.

Če povzamemo, upravljanje e-poštnih računov in uporabniških nastavitev v storitvi Google Workspace je ključni vidik za nemoteno in varno delovanje vašega e-poštnega okolja. Kot skrbnik ste odgovorni za upravljanje uporabniških računov, skupin uporabnikov in pravic dostopa ter za uporabo varnostnih politik in pravil za e-pošto, prilagojenih vašim poslovnim potrebam.

Izkoristite orodja za sodelovanje in komunikacijo, ki jih ponuja Google Workspace

 

Google Workspace ponuja integrirano zbirko aplikacij, ki omogočajo učinkovito sodelovanje med člani vaše ekipe. Z uporabo Gmaila z drugimi aplikacijami Google Workspace lahko izkoristite sinergije med različnimi oddelki za izboljšanje produktivnosti in komunikacije v vašem podjetju. Tu je nekaj primerov uporabnih integracij med Gmailom in drugimi aplikacijami Google Workspace:

  1. Google Koledar: Načrtujte sestanke in dogodke neposredno iz Gmaila, tako da dodate povabila v svoj koledar ali koledar vaših sodelavcev.
  2. Google Stiki: Upravljajte svoje poslovne in osebne stike na enem mestu in jih samodejno sinhronizirajte z Gmailom.
  3. Google Drive: pošljite velike priloge z Google Drive in sodelujte pri dokumentih
    v realnem času neposredno iz Gmaila, ne da bi morali prenesti ali poslati več različic po e-pošti.
  1. Google Keep: Delajte zapiske in ustvarjajte sezname opravil neposredno iz Gmaila ter jih sinhronizirajte v vseh svojih napravah.

 

Delite dokumente in datoteke z Google Drive

 

Google Drive je spletno orodje za shranjevanje in skupno rabo datotek, ki olajša sodelovanje v vašem podjetju. S storitvijo Google Drive lahko delite dokumente, preglednice, predstavitve in druge datoteke s svojimi sodelavci, pri čemer nadzirate dovoljenja vsakega uporabnika (samo za branje, komentiranje, urejanje). Če želite deliti datoteke s člani svoje ekipe, jih preprosto dodajte kot sodelavce v Google Drive ali delite povezavo do datoteke.

Google Drive vam omogoča tudi delo v realnem času na dokumentih v skupni rabi zahvaljujoč aplikacijam paketa Google Workspace, kot so Google Dokumenti, Google Preglednice in Google Predstavitve. To sodelovanje v realnem času pomaga vaši ekipi pri učinkovitejšem delu in se izogne ​​težavam z več različicami iste datoteke.

 

Organizirajte spletne sestanke z Google Meet

 

Google Meet je rešitev za videokonference, integrirana v Google Workspace, ki omogoča spletna srečanja med člani vaše ekipe, ne glede na to, ali so v isti pisarni ali razpršeni po vsem svetu. Če želite gostiti spletni sestanek z Google Meet, preprosto načrtujte dogodek v Google Koledarju in dodajte povezavo do sestanka Meet. Ustvarite lahko tudi ad hoc sestanke neposredno iz Gmaila ali aplikacije Google Meet.

Z Google Meet lahko vaša ekipa sodeluje v visokokakovostnih video sestankih, deli zaslone in sodeluje pri dokumentih v realnem času, vse v varnem okolju. Poleg tega Google Meet ponuja napredne funkcije, kot so samodejno prevajanje napisov, podpora za sejne sobe in snemanje sestankov, ki ustrezajo vašim potrebam po poslovni komunikaciji in sodelovanju.

Nenazadnje Google Workspace ponuja vrsto orodij za sodelovanje in komunikacijo, s katerimi lahko vaše podjetje deluje učinkoviteje in ostane povezano. Z uporabo Gmaila z drugimi aplikacijami Google Workspace, deljenjem datotek in dokumentov prek storitve Google Drive ter gostovanjem spletnih sestankov z aplikacijo Google Meet lahko izkoristite prednosti teh rešitev za izboljšanje produktivnosti in sodelovanja v vaši ekipi.

S sprejetjem teh orodij za sodelovanje krepite svoje podjetje, da ostane konkurenčno v nenehno spreminjajočem se svetu, kjer je sposobnost hitrega prilagajanja in učinkovitega timskega dela bistvena za uspeh.