Strokovno pismo je pisni dokument, ki zagotavlja formalno razmerje med različnimi sogovorniki. Ima zelo običajno notranjo strukturo. V bistvu napisano na eni strani ali izjemoma na dveh. Strokovno pismo najpogosteje vsebuje en sam predmet. Ta notranja struktura ima prednost. Njegov načrt pisanja lahko ostane enak, ne glede na vse. Očitno bodo spremembe glede na cilj. Pa naj bo to preprosta zahteva po informacijah, prošnja ali celo pritožba. Načrt pisanja poklicne korespondence bo ostal praktično nespremenjen.

Preteklost, sedanjost, prihodnost: trifazni načrt za uspešno strokovno pismo

Uporaba preteklosti, sedanjosti in prihodnosti se v tej kronološki hierarhiji nanaša na triptih načrta pisanja strokovnega pisma. To je preprost in učinkovit načrt za izvedbo v vseh situacijah. Izprašati, posredovati informacije, razložiti dano temo ali celo prepričati bralca. Učinkovitost, ki je glede na to upravičenalogični vrstni red opazili v njegovi strukturi.

 

Preteklost: korak številka 1 načrta

Pismo pišemo najpogosteje na podlagi precedensa, začetne ali prejšnje situacije. To je lahko prejeto pismo, sestanek, obisk, telefonski razgovor itd. Namen pisanja prvega dela tega pisma je sporočiti razloge za pošiljanje. Ali povsem preprosto kontekst, ki opisuje situacijo. Opomin na dejstva je na splošno izražen v istem stavku. Vendar je primerneje ta stavek zgraditi v podstavkih. Za ponazoritev imamo lahko naslednje izraze:

  • Potrjujem prejem vašega pisma in me obvešča o ...
  • V vašem pismu z dne ………
  • Prišli ste do našega znanja ...
  • Glede na vaše sporočilo za javnost, ki ga je objavil časopis XXX (sklic na št. 12345), smo pravkar predlagali ...
  • Po preverjanju vašega računa smo ugotovili ...

V primerih, ko razlog za pisanje pisma ni povezan s preteklim dejstvom. Na tej točki imamo prvi odstavek pošte, kjer se avtor predstavi o sebi in svoji ustanovi. Nato nadaljujte tako, da navedete svojo zahtevo ali ponudite različne storitve. Na primer, v okviru zahteve za informacije ali predloga storitve imamo lahko naslednje izraze:

  • Kot strokovnjaki v varnostnem sektorju pridemo po tej poti ...
  • Ker je bilo zadovoljstvo naših strank v srcu, smo želeli ...
  • Z veseljem sporočamo, da smo načrtovali za naše stranke ...

V okviru spontane prijave (pripravništvo ali služba) imamo lahko tudi spodnje izraze:

  • Vaše podjetje je pritegnilo mojo pozornost in kot študent v …………, bi se rad prijavil na prakso ………
  • Pred kratkim diplomiral iz ...

Prejemnik, na katerega je pismo naslovljeno, mora od prvega odstavka razumeti zadevo vašega pisma.

Sedanjost: korak številka dva načrta

Ta drugi del načrta se nanaša na razloge, ki upravičujejo pisanje pisma v času T. Glede na prejšnje stanje, izraženo v prvem delu. Na tej ravni gre za prepiranje, obveščanje, razlaganje ali celo spraševanje. Glede na zapletenost situacije lahko ta del napišemo v celotnem odstavku ali pa predstavimo glavno idejo v enem stavku. Za ponazoritev imamo lahko naslednje izraze:

  • Upoštevajoč, da na dan… računa št.… Ni potrjen, smo…
  • Članstvo v naši organizaciji vam zagotavlja tudi ...
  • Kljub dejstvu, da pogodba predvideva začetek del na dan…, z začudenjem opažamo in smo imeli težave z razumevanjem zamud, ki jih je sporočil gospod ……….

Prihodnost: korak številka 3 načrta

Ta tretji in zadnji del zaključuje prva dva s poročanjem Posledice da pridejo.

Bodisi kot avtor pisma izrazimo svoje namene, zato lahko uporabimo izraze vrste:

  • Danes bom osebno poskrbel za pošiljanje predmetov, ki ste jih zahtevali
  • Pripravljeni smo nadomestiti ... ob upoštevanju seveda izvirnika.
  • Prosim, približajte se blagajni ...

Ali izrazimo željo, prosimo ali spodbudimo prejemnika, da ukrepa ali reagira. Tako imamo lahko naslednje formulacije:

  • Vabljeni, da se približate pultu
  • Zato vas prosim, da hitro pokličete svoje strokovnjake, da ...
  • Nestrpno čakamo na vašo hitro rešitev.

Namen pisanja tega pisma lahko spremlja argument:

  • Situacijo boste čim hitreje (objektivno) prilagodili glede na splošne in posebne določbe pogodbe. (Prepir)
  • Ali lahko čim prej uredite mojo dostavo ? (Cilj) Brez pomena vas opozarjam, da je treba dostavo opraviti na predvideni datum, glede na vaše prodajne pogoje. (Prepir)

 

Vljudna formula, ki je nujna za zapiranje vašega poklicnega pisma !

Za pravilno končanje strokovnega pisma je nujno napisati vljudno besedno zvezo. V resnici gre za dvojno vljudno formulo, ki je sestavljena iz izraza, pa tudi iz formule "pred zaključkom".

Ali imamo formulo vljudnosti, ki odraža določeno prisrčnost:

  • Vnaprej prejmite našo zahvalo za ...
  • Opravičujemo se za to nepričakovano situacijo
  • Vedno bom na voljo za razpravo na sestanku
  • Kadar koli se lahko obrnete na nas, da ...
  • Upamo, da bo ta ponudba izpolnila vaša pričakovanja in seveda smo vam na voljo za dodatne informacije.

Ali imamo vljudno formulo:

  • Prosimo vas, da sprejmete, gospa, spoštovani.
  • Prosim, verjemite, gospod, v izraz naših najboljših občutkov.
  • Sprejmite, gospa, najlepši pozdrav.

 

Prednost tega načrta pri pisanju strokovnega pisma je po eni strani njegova treznost pri pisanju vsebine, po drugi strani pa lahkotnost branja naslova prejemnika. Vendar ta časovni načrt ni priporočljiv za bolj zapletene in daljše vsebine.