Natisni prijazno, PDF in e-pošta

E-pošta je eno glavnih komunikacijskih sredstev v poklicnem okolju. Vendar pa nekateri ponavadi pozabijo na pravila. To glede na to, da se e-pošta šteje za manj formalno kot pismo. Pomembno je vedeti, da ta kljub temu ostaja delujoč spis, čeprav ima lažji ali uporabniku prijaznejši slog. Kako uspeti v profesionalni e-pošti? Odkrijte prakse, ki jih je treba sprejeti za pripravo osnutka v pravilih umetnosti.

Zadeva e-poštnega sporočila mora biti kratka

Prva stvar, ki jo bo prejel vaš prejemnik, je očitno zadeva vašega e-poštnega sporočila. To je pravzaprav edina vrstica, ki se prikaže v mapi Prejeto. To je razlog, zakaj mora biti kratek, natančen in čeden. Prav tako mora imeti povezavo do cilja vašega e-poštnega sporočila (obvestiti, obvestiti, povabiti…). Z drugimi besedami, prejemnik mora hitro razumeti, za kaj gre, samo z branjem teme.

Predmet e-poštnega sporočila je lahko oblikovan v imenskem stavku, stavku brez besed s povezavo, stavku od 5 do 7 besed, stavku brez članka. Tu je nekaj primerov: "prošnja za informacije", "prijava na delovno mesto ...", "odpoved usposabljanja CSE z dne 25. januarja", "vabilo na 10 let podjetja X", "poročilo sestanka iz … «Itd.

Upoštevajte tudi, da lahko odsotnost zadeve e-poštno sporočilo postane nezaželeno.

Začetna formula

Imenuje se tudi klicna formula in označuje prve besede e-pošte. Z drugimi besedami, besede zagotavljajo stik s sogovornikom.

Ta pritožbena formula je odvisna zlasti od naslednjih dejavnikov:

  • Vaš odnos s prejemnikom: ga poznate? Če da, kdaj?
  • Kontekst komunikacije: formalna ali neformalna?
READ  Kako pomemben je načrt pisanja v vašem poklicnem pisanju?

Zato je očitno, da ne boste naslavljali nadrejenega na enak način kot kolega. Prav tako gre za drugačno formulo, ki jo boste uporabili pri nagovarjanju neznanca.

Po formuli za pritožbo sledi prvi stavek e-poštnega sporočila, ki mora biti povezan s temo strokovnega pisanja.

Telo e-poštnega sporočila

Razmislite o uporabi tehnike obrnjene piramide za pisanje telesa vašega e-poštnega sporočila. To je sestavljeno iz začetka glavnih informacij e-pošte, ki je najpogosteje predmet e-pošte. Potem boste morali druge informacije priklicati na padajoč način, torej od najpomembnejših do najmanj bistvenih.

Razlog, zakaj bi se odločili za to metodo, je ta, da je prvi del stavka najbolje prebran in najbolj zapomnjen. V 40-besednem stavku se običajno spomnite le 30% prvega dela.

Vaš e-poštni naslov mora biti napisan v kratkih stavkih in v profesionalnem, vsakdanjem jeziku. V tem smislu se izogibajte tehničnim izrazom in poskrbite, da med stavki obstajajo povezovalne besede.

Na koncu ne pozabite vljudne fraze za dokončanje e-pošte. Nato na koncu uporabite kratko vljudnost, medtem ko jo prilagodite kontekstu izmenjave, pa tudi vašemu odnosu s prejemnikom.