E-pošta je za večino od nas prednostno komunikacijsko orodje. E-pošta je čudovita, saj vam za komunikacijo ni treba biti na voljo hkrati s sogovornikom. To nam omogoča, da se premaknemo naprej pri tekočih vprašanjih, ko naši kolegi niso dosegljivi ali na drugem koncu sveta.

Vendar se večina od nas utaplja v neskončnem seznamu e-poštnih sporočil. Glede na poročilo, objavljeno leta 2016, povprečen poslovni uporabnik prejme in pošlje več kot 100 e-poštnih sporočil na dan.

Poleg tega so e-poštna sporočila prepogosto napačno razumljena. Nedavna raziskava Sendmail je pokazala, da je 64% ljudi poslalo ali prejelo e-poštno sporočilo, ki je povzročilo jezo ali nenamerno zmedo.

Zaradi obsežnosti elektronskih sporočil, ki jih pošiljamo in prejemamo, in ker so e-poštna sporočila pogosto napačno interpretirana, je pomembno, da jih napišete na jasen in jedrnat način.

Kako pravilno napisati strokovno e-pošto

Pisanje kratkih in natančnih e-poštnih sporočil bo zmanjšalo čas, porabljen za upravljanje e-pošte, in vas naredilo bolj produktivne. Če bodo vaša e-poštna sporočila kratka, boste verjetno porabili manj časa za e-pošto in več časa za druga opravila. To pomeni, da je pisanje jasno veščina. Kot vse veščine, boste morali delati na njegovem razvoju.

Na začetku boste morda potrebovali toliko časa za pisanje kratkih e-poštnih sporočil kot za pisanje dolgih e-poštnih sporočil. A tudi če je temu tako, boste svojim sodelavcem, strankam ali zaposlenim pomagali, da bodo bolj produktivni, saj boste v njihov nabiralnik dodali manj nereda, s čimer se bodo hitreje odzvali na vas.

Če boste pisali jasno, boste znani kot nekdo, ki ve, kaj hoče, in doseže stvari. Oboje je dobro za vaše karierne možnosti.

Torej, kaj je potrebno za pisanje jasnih, jedrnatih in profesionalnih e-poštnih sporočil?

Prepoznajte svoj cilj

Jasna e-poštna sporočila imajo vedno jasen namen.

Vsakič, ko se usedete in napišete e-pošto, si vzemite nekaj sekund in se vprašajte: »Zakaj to pošiljam? Kaj pričakujem od prejemnika?

Če ne morete odgovoriti na ta vprašanja, ne pošiljajte e-pošte. Pisanje e-poštnih sporočil, ne da bi vedeli, kaj potrebujete, zapravlja vaš čas in čas vašega prejemnika. Če ne veste natančno, kaj želite, vam bo težko izraziti se jasno in jedrnato.

READ  Vljudna formula za uporabo s profesorjem ali učiteljem

Uporabite pravilo "Ena stvar naenkrat"

E-pošta ni nadomestilo za sestanke. Pri poslovnih sestankih več točk dnevnega reda delate, bolj produktiven je sestanek.

Z e-pošto je ravno nasprotno. Manj boste vključevali različne teme v e-pošto, tem bolj bo vaš sogovornik razumljiv.

Zato je dobro vaditi pravilo »ena stvar naenkrat«. Prepričajte se, da je vsako e-poštno sporočilo, ki ga pošljete, o eni stvari. Če želite komunicirati o drugem projektu, napišite drugo e-pošto.

Prav tako je pravi čas, da se vprašate: "Ali je ta e-poštni naslov res potreben?" Še enkrat, samo nujno potrebna e-poštna sporočila pričajo o spoštovanju osebe, ki ji pošiljate e-pošto.

Praksa empatije

Empatija je sposobnost videti svet skozi oči drugih. Ko to storite, razumete njihove misli in občutke.

Ko pišete e-pošto, razmislite o besedah ​​z vidika bralca. Z vsem, kar pišete, se vprašajte:

  • Kako lahko razložim ta stavek, če ga prejmem?
  • Ali vsebuje dvoumne navedbe?

To je preprosta, a učinkovita prilagoditev načinu pisanja. Razmišljanje o ljudeh, ki vas bodo brali, bo spremenilo način vašega odzivanja na vas.

Tukaj je empatični način gledanja na svet, ki vam pomaga začeti. Večina ljudi:

  • so zaposleni. Nimajo časa ugibati, kaj želite, in bi radi, da bi lahko prebrali vašo e-pošto in se nanjo hitro odzvali.
  • Uživajte v komplimentu. Če lahko rečete nekaj pozitivnega o njih ali njihovem delu, to storite. Tvoje besede ne bodo zapravljene.
  • Rad bi se zahvalil. Če vam je prejemnik kakor koli pomagal, se mu ne pozabite zahvaliti. To bi morali storiti tudi takrat, ko je njihova naloga, da vam pomagajo.

Skrajšane predstavitve

Ko nekomu prvič pošljete e-pošto, morate prejemniku povedati, kdo ste. Običajno lahko to storite v enem stavku. Na primer: »Lepo vas je bilo spoznati na [Dogodku X]. »

READ  Izboljšajte pisno in ustno komunikacijo

Eden od načinov za skrajšanje uvodov je, da jih napišete, kot da bi se srečali iz oči v oči. Ne bi se želeli spustiti v petminutni monolog, ko nekoga osebno srečate. Zato tega ne počnite po e-pošti.

Ne veste, ali je uvod potreben. Morda ste se že obrnili na prejemnika, vendar ne veste, ali vas bo zapomnila. Vaše poverilnice lahko pustite v elektronskem podpisu.

S tem se izognemo nesporazumom. Če se znova predstavite nekomu, ki vas že pozna, se zdi nesramno. Če ni prepričana, ali vas pozna, ji lahko dovolite, da preveri vaš podpis.

Omejite se na pet stavkov

V vsakem elektronskem sporočilu, ki ga pišete, morate uporabiti dovolj stavkov, da bi povedali, kaj potrebujete, nič več. Koristna praksa je, da se omejite na pet stavkov.

Manj kot pet stavkov je pogosto brutalnih in nevljudnih, več kot pet stavkov izgublja čas.

Bili bodo časi, ko bo nemogoče obdržati e-pošto s petimi stavki. Toda v večini primerov je dovolj pet stavkov.

Sprejmite disciplino petih stavkov in hitreje boste pisali e-pošto. Dobili boste tudi več odgovorov.

Uporabi kratke besede

Leta 1946 je George Orwell pisateljem svetoval, naj nikoli ne uporabljajo dolge besede, kjer je primerna kratka.

Ta nasvet je danes še kako aktualen, še posebej pri pisanju e-pošte.

Kratke besede kažejo spoštovanje do bralca. S kratkimi besedami je vaše sporočilo enostavno razumljivo.

Enako velja za kratke stavke in odstavke. Izogibajte se pisanju velikih blokov besedila, če želite, da je vaše sporočilo jasno in lahko razumljivo.

Uporabite aktivni glas

Aktivni glas je lažje berljiv. Spodbuja tudi delovanje in odgovornost. Dejansko se v aktivnem glasu stavki osredotočajo na osebo, ki deluje. V pasivnem glasu se stavki osredotočajo na predmet, na katerega delujemo. V pasivnem glasu lahko zveni, kot da se stvari dogajajo same od sebe. Aktivno se stvari zgodijo le, ko ljudje delujejo.

READ  Poročilo o dejavnosti, bistveno orodje za oglaševanje vašega dela.

Držite se standardne strukture

Kaj je ključnega pomena za ohranjanje kratkih e-poštnih sporočil? Uporabite standardno strukturo. To je predlogo, ki jo lahko spremljate za vsako e-pošto, ki jo pišete.

Poleg ohranjanja kratkih e-poštnih sporočil po standardni strukturi lahko hitro pišete.

Sčasoma boste razvili strukturo, ki bo delovala za vas. Tukaj je enostavna struktura za začetek:

  • pozdrav
  • Kompliment
  • Razlog za vaš e-poštni naslov
  • Poziv k dejanju
  • Zaključno sporočilo (Zapiranje)
  • podpis

Poglejmo vsako od teh v globino.

  • To je prva vrstica elektronske pošte. »Pozdravljeni, [ime]« je tipičen pozdrav.

 

  • Ko nekomu prvič pošljete e-pošto, je kompliment odličen začetek. Dobro napisan kompliment lahko služi tudi kot uvod. Na primer:

 

»Všeč mi je bila vaša predstavitev o [temi] na [datum]. »

»Vaš blog o [temi] se mi je zdel zelo koristen. »

»V veselje vas je bilo spoznati na [dogodku]. »

 

  • Razlog za vaš e-poštni naslov. V tem razdelku pravite: »Poslal bom po e-pošti, da bi vprašal o ...« ali »Zanima me, ali lahko pomagate pri ...« Včasih boste potrebovali dva stavka, da razložite razloge za pisanje.

 

  • Poziv k dejanju. Ko ste pojasnili razlog za vaš e-poštni naslov, ne predvidevajte, da bo prejemnik vedel, kaj naj stori. Navedite posebna navodila. Na primer:

"Ali mi lahko pošljete te datoteke do četrtka?" »

"Bi lahko to napisal v naslednjih dveh tednih?" "

»Prosim, napiši Yann o tem in mi sporoči, ko boš to storil. »

S strukturiranjem vaše zahteve v obliki vprašanja prejemnika vabimo, da odgovori. Lahko pa uporabite tudi: "sporočite mi, kdaj ste to storili" ali "sporočite, če je to v redu za vas." "

 

  • zapiranje. Preden pošljete e-pošto, obvezno vključite zaključno sporočilo. To služi dvojnemu namenu, da ponovite vaš poziv k dejanju in poskrbite, da se prejemnik počuti dobro.

 

Primeri dobrih zaključnih vrstic:

“Hvala za vso pomoč pri tem. "

»Komaj čakam, da slišim, kaj misliš. »

»Sporočite mi, če imate kakršna koli vprašanja. "

  • Če želite končati razmišljanje o dodajanju vašega podpisa, ki mu sledi sporočilo voščila.

Lahko je "Vaš resnično", "S spoštovanjem", "Lep dan" ali "Hvala".