Natisni prijazno, PDF in e-pošta

 

L 'E-naslov je za večino od nas prednostno komunikacijsko orodje. E-pošta je super, ker nam ni treba biti hkrati na voljo kot sogovornik za komunikacijo. To nam omogoča, da se premaknemo naprej pri aktualnih vprašanjih, ko naši kolegi niso dosegljivi ali na drugem koncu sveta.

Vendar se večina od nas utopi v neskončnem seznamu e-poštnih sporočil. Po poročilu, objavljenem leta 2016, povprečni poslovni uporabnik dnevno prejme in pošlje več kot 100 e-poštnih sporočil.

Poleg tega so e-poštna sporočila prepogosto napačno razumljena. Nedavna raziskava Sendmail je pokazala, da je 64% ljudi poslalo ali prejelo e-poštno sporočilo, ki je povzročilo jezo ali nenamerno zmedo.

Zaradi obsežnosti elektronskih sporočil, ki jih pošiljamo in prejemamo, in ker so e-poštna sporočila pogosto napačno interpretirana, je pomembno, da jih napišete na jasen in jedrnat način.

Kako pravilno napisati strokovno e-pošto

Pisanje kratkih, natančnih e-poštnih sporočil bo skrajšalo čas, ki ga porabite za upravljanje e-poštnih sporočil, in vas naredili bolj produktivnega. Z vzdrževanjem kratkih e-poštnih sporočil boste verjetno porabili manj časa za e-pošto in več časa za druge naloge. Vendar je pisanje jasno spretnost. Kot vsa znanja, boste morali delati na njegovem razvoju.

Sprva boste morda potrebovali toliko časa za pisanje kratkih e-poštnih sporočil, da boste lahko pisali dolga sporočila. Tudi če je tako, boste svojim sodelavcem, strankam ali zaposlenim pomagali, da bodo bolj produktivni, saj boste v mapo »Prejeto« dodali manj prostora, kar jim bo pomagalo hitreje odzvati.

Če boste jasno pisali, boste znani kot nekdo, ki ve, kaj hoče in kaj naredi. Oba sta dobra za vaše kariere.

Torej, kaj je potrebno za pisanje jasnih, jedrnatih in profesionalnih e-poštnih sporočil?

Prepoznajte svoj cilj

Jasna e-poštna sporočila imajo vedno jasen namen.

Vsakič, ko sedite in pišete e-pošto, si vzemite nekaj sekund, da se vprašate: »Zakaj to pošiljam? Kaj pričakujem od prejemnika?

Če ne morete odgovoriti na ta vprašanja, ne pošiljajte e-pošte. Pisanje e-poštnih sporočil, ne da bi vedeli, kaj potrebujete, zapravlja vaš čas in čas vašega prejemnika. Če ne veste natančno, kaj želite, vam bo težko izraziti se jasno in jedrnato.

READ  Kateri vljuden stavek naj sledi strukturi »Na čakanju ...«?

Uporabite pravilo "Ena stvar naenkrat"

E-pošta ni zamenjana za sestanke. Z delovnimi sestanki, bolj ko delate na točkah dnevnega reda, srečanje je bolj produktivno.

Z e-pošto je ravno nasprotno. Manj boste vključevali različne teme v e-pošto, tem bolj bo vaš sogovornik razumljiv.

Zato je dobra ideja, da vadite pravilo "ena stvar naenkrat". Prepričajte se, da je vsaka e-pošta, ki jo pošljete, ena stvar. Če želite komunicirati na drugem projektu, napišite drugo e-pošto.

Prav tako je pravi čas, da se vprašate: "Ali je ta e-poštni naslov res potreben?" Še enkrat, samo nujno potrebna e-poštna sporočila pričajo o spoštovanju osebe, ki ji pošiljate e-pošto.

Praksa empatije

Empatija je sposobnost videti svet skozi oči drugih. Ko to naredite, razumete njihove misli in občutke.

Ko pišete e-pošto, razmislite o besedah ​​z vidika bralca. Z vsem, kar pišete, se vprašajte:

  • Kako lahko razložim ta stavek, če ga prejmem?
  • Ali vsebuje dvoumne navedbe?

To je preprosta, a učinkovita prilagoditev načinu pisanja. Razmišljanje o ljudeh, ki vas bodo brali, bo spremenilo način vašega odzivanja na vas.

Tukaj je empatični način gledanja na svet, ki vam pomaga začeti. Večina ljudi:

  • So zaposleni. Nimajo časa, da bi uganili, kaj želite, in želijo brati vaš e-poštni naslov in se hitro odzvati.
  • Uživajte v komplimentu. Če lahko rečete nekaj pozitivnega o njih ali njihovem delu, to storite. Tvoje besede ne bodo zapravljene.
  • Rad bi se zahvalil. Če vam je prejemnik na kakršenkoli način pomagal, mu se morate zahvaliti. To morate storiti tudi, ko vam je delo v pomoč.

Skrajšane predstavitve

Ko nekomu prvič pošljete e-poštno sporočilo, morate prejemniku povedati, kdo ste. Običajno lahko to storite v enem stavku. Na primer: »V veselje mi je bilo spoznati vas na [Dogodek X]. "

READ  Odhod s porodniškega dopusta sporočite delodajalcu 

Eden od načinov za skrajšanje predstavitev je, da jih napišete, kot da se srečujete iz oči v oči. Ne bi želel iti v petminutni monolog, ko nekoga spoznate osebno. Torej, ne delajte po e-pošti.

Ne veste, ali je uvod potreben. Morda ste se že obrnili na prejemnika, vendar ne veste, ali vas bo zapomnila. Vaše poverilnice lahko pustite v elektronskem podpisu.

To preprečuje nesporazume. Ponovno se predstavite nekomu, ki že ve, da ste nesramni. Če ne ve, če vas pozna, jo lahko pustite, da preveri vaš podpis.

Omejite se na pet stavkov

V vsakem elektronskem sporočilu, ki ga pišete, morate uporabiti dovolj stavkov, da bi povedali, kaj potrebujete, nič več. Koristna praksa je, da se omejite na pet stavkov.

Manj kot pet stavkov je pogosto brutalnih in nevljudnih, več kot pet stavkov izgublja čas.

Bili bodo časi, ko bo nemogoče obdržati e-pošto s petimi stavki. Toda v večini primerov je dovolj pet stavkov.

Sprejmite disciplino petih stavkov in hitreje boste pisali e-pošto. Dobili boste tudi več odgovorov.

Uporabi kratke besede

V filmu 1946 je George Orwell pisateljem svetoval, naj nikoli ne uporabijo dolge besede, kjer bo kratka vsebina.

Ta nasvet je še pomembnejši danes, zlasti pri pisanju elektronske pošte.

Kratke besede kažejo spoštovanje do bralca. S kratkimi besedami je vaše sporočilo enostavno razumljivo.

Enako velja za kratke stavke in odstavke. Izogibajte se pisanju velikih blokov besedila, če želite, da je vaše sporočilo jasno in lahko razumljivo.

Uporabite aktivni glas

Aktivni glas je lažje brati. Spodbuja tudi delovanje in odgovornost. Dejansko se v aktivnem glasu stavki osredotočajo na osebo, ki deluje. V pasivnem glasu se stavki osredotočajo na predmet, na katerem deluje. V pasivnem glasu se zdi, da se stvari dogajajo same. Na aktiven način se stvari dogajajo samo takrat, ko ljudje delujejo.

Držite se standardne strukture

Kaj je ključnega pomena za ohranjanje kratkih e-poštnih sporočil? Uporabite standardno strukturo. To je predlogo, ki jo lahko spremljate za vsako e-pošto, ki jo pišete.

READ  Kako izboljšati raven pisanja v službi?

Poleg ohranjanja kratkih e-poštnih sporočil po standardni strukturi lahko hitro pišete.

Sčasoma boste razvili strukturo, ki bo delovala za vas. Tukaj je enostavna struktura za začetek:

  • pozdrav
  • Kompliment
  • Razlog za vaš e-poštni naslov
  • Poziv k ukrepanju
  • Zaključno sporočilo (Zapiranje)
  • podpis

Poglejmo vsako od teh v globino.

  • To je prva vrstica e-pošte. "Pozdrav, [ime]" je običajen pozdrav.

 

  • Ko prvič pošljete e-pošto, je kompliment odličen začetek. Dobro napisan kompliment lahko služi tudi kot uvod. Na primer:

 

»Užival sem v vaši predstavitvi na [tema] dne [datum]. "

»Vaš blog na temo [topic] se mi je zdel zelo koristen. "

»Z veseljem sem vas srečal na [dogodek]. "

 

  • Razlog za vaš e-poštni naslov. V tem oddelku rečete: »Po e-pošti vas bom vprašal o ...« ali »Spraševal sem se, če bi lahko pomagali pri ...« Včasih boste potrebovali dva stavka, da boste razložili razloge za pisanje.

 

  • Poziv k ukrepanju. Ko ste pojasnili razlog za vaš e-poštni naslov, ne predvidevajte, da bo prejemnik vedel, kaj naj stori. Navedite posebna navodila. Na primer:

"Bi mi lahko poslali te datoteke do četrtka?" "

"Bi lahko to napisal v naslednjih dveh tednih?" "

"Prosimo, pišite Yannu o tem in mi sporočite, ko boste to storili." "

S strukturiranjem vaše zahteve v obliki vprašanja prejemnika vabimo, da odgovori. Lahko pa uporabite tudi: "sporočite mi, kdaj ste to storili" ali "sporočite, če je to v redu za vas." "

 

  • zapiranje. Preden pošljete e-poštno sporočilo, vključite zaključno sporočilo. To ima dvojni namen ponoviti vaš poziv k dejanju in omogočiti, da se prejemnik počuti dobro.

 

Primeri dobrih zaključnih vrstic:

“Hvala za vso pomoč pri tem. "

»Komaj čakam, da slišim, kaj misliš. "

»Sporočite mi, če imate kakršna koli vprašanja. "

  • Če želite končati razmišljanje o dodajanju vašega podpisa, ki mu sledi sporočilo voščila.

Lahko je "Vaš resnično", "S spoštovanjem", "Lep dan" ali "Hvala".