Natisni prijazno, PDF in e-pošta

Kadar so nekateri zaposleni iz različnih razlogov odsotni, ne da bi o tem obvestili svojega nadrejenega ali vodjo, ne vedo, kako bi izrazili svoje mnenje. Drugi tudi težko zaprosijo za kratek dopust, če imajo več osebna vprašanja plačati.

Vpliv vaše odsotnosti je v veliki meri odvisen od narave vašega dela in politike, ki velja na vašem delovnem mestu. Vaša odsotnost, še posebej, če ni napovedana vnaprej, je lahko za vašo organizacijo zelo draga. Zato, preden se odločite, da ste odsotni, razmislite o tem. Če se to zgodi ali se je zgodilo, je uporaba elektronske pošte, da se opravičite ali pojasnite nadzorniku, odličen način za učinkovito in hitro komunikacijo.

Pred pisanjem e-pošte z utemeljitvijo

Ta članek želi pokazati, kako lahko zaposleni z enim ali več zakonitimi razlogi upraviči svojo potrebo po odsotnosti ali razlog, zakaj ni mogel biti na svojem delovnem mestu. Kot zaposleni je pomembno, da ste prepričani o možnih posledicah odsotnosti brez dopusta. Ni zagotovila, da bo vaše e-pošto z opravičilom prejelo ugoden odgovor. Prav tako ni nobenega zagotovila, da bo, ko napišete e-pošto z zahtevo za odsotnost z dela, sprejeto pozitivno.

READ  E -poštno sporočilo, ki prehitro zapusti, lahko postane nevarno za njegovega avtorja

Kadar pa morate biti odsotni iz nujnih razlogov in ne morete vzpostaviti svojega šefa, je nujno, da čim prej napišete e-pošto z natančnimi razlogi za to. Prav tako je pametno, ko že vnaprej veste, da se morate spoprijeti s pomembnimi osebnimi ali družinskimi vprašanji sestavite e-poštno sporočilo ki vsebuje opravičila za neprijetnosti in po možnosti nekaj pojasnil. To počnete v upanju, da zmanjšate vpliv svojega osebnega življenja na svoje delo.

Nazadnje se prepričajte, da ste seznanjeni s politiko in protokolom vašega podjetja o tem, kako biti odsoten iz skupine. Podjetje lahko v nujnih primerih popusti in zagotovi način za njihovo obvladovanje. Verjetno bo veljal pravilnik o številu dni med tem, ko se morate prijaviti, in dnevi, ko boste odsotni.

Smernice za pisanje e-pošte

Uporabite formalni slog

Ta e-poštni naslov je uraden. Napisana mora biti v formalnem slogu. Od teme do zaključka naj bo vse profesionalno. Vaš nadrejeni skupaj z vsemi ostalimi pričakuje, da boste v e-pošti izrazili resnost situacije. Vaš primer bo bolj verjetno slišan, če napišete takšno e-pošto v uradnem slogu.

Pošljite e-pošto prej

Poudarili smo že pomen spoštovanja politike podjetja. Upoštevajte tudi, da morate, če morate napisati elektronsko sporočilo, ki vsebuje poklicni izgovor, to storiti čim prej. To je še posebej nujno, če niste uspeli in niste prišli delati brez dovoljenja. Če se boste po neupravičeni odsotnosti obvestili šefa, se lahko izognete opozorilu. Z vnaprejšnjim obvestilom o primeru višje sile, v kateri se znajdete, boste podjetju pomagali pri izbiri ustrezne zamenjave ali dogovora.

READ  Odločite se za vljudne formule, ki združujejo predanost in strokovnost

Bodite jedrnati s podrobnostmi

Bodi kratek. Ni se vam treba spuščati v podrobnosti o tem, kaj se je zgodilo, zaradi česar niste bili tam ali pa ste kmalu odsotni. Omeni le pomembna dejstva. Če za dovoljenje zaprosite vnaprej, navedite dan(-e), ko nameravate biti odsotni. Bodite natančni pri datumih, ne dajajte ocene.

Ponudite pomoč

Ko napišete e-pošto z opravičilom, da ste odsotni, ne pozabite pokazati, da vam je mar za produktivnost podjetja. Ni v redu, če samo rečete, da boste odsotni, ponudite nekaj, kar bo zmanjšalo posledice vaše odsotnosti. To lahko na primer storite, ko se vrnete ali se pogovorite s kolegom, da vas zamenja. Nekatera podjetja imajo lahko politike, kot so odbitki od plače za več dni. Zato poskusite v celoti razumeti politiko podjetja in kako lahko delate z njo.

Primer 1. e-pošte: Kako napisati e-pošto z opravičilom (ko zamudite en delovni dan)

Zadeva: Dokaz o odsotnosti od 19

 Pozdravljeni, gospod Guillou,

 Prosim, sprejmite to e-pošto kot uradno obvestilo, da se 19. novembra 2018 zaradi prehlada ne morem udeležiti dela. Liam in Arthur sta zavzela moje mesto v moji odsotnosti. Opravili so vse moje zadane naloge za ta dan.

 Opravičujem se, ker ne morem komunicirati z vami pred odhodom iz službe. Opravičujem se, če je prišlo do nevšečnosti v podjetju.

 Temu e-poštnemu sporočilu sem priložil svoje zdravniško spričevalo.

 Sporočite mi, če potrebujete dodatne informacije.

 Hvala za razumevanje.

S spoštovanjem,

 Ethan Gaudin

E-poštni primer 2: Kako napisati e-pošto z opravičilom za prihodnjo odsotnost s službe

Zadeva: Upravljanje dneva odsotnosti 17 / 12 / 2018

Spoštovana gospa Pascal,

 Prosim, sprejmite to e-pošto kot uradno obvestilo, da bom 17. decembra 2018 odsoten z dela. Ta dan bom nastopil kot strokovna priča na sodišču. Prejšnji teden sem vas obvestil o svoji vabilu na sodišče in o nujni potrebi, da sem prisoten.

 Dogovoril sem se z Gabinom Thibaultom iz IT oddelka, ki je trenutno na dopustu, da me nadomesti. Med sodnimi odmori bom poklical, če potrebuje pomoč.

 Hvala.

 S spoštovanjem,

 Emma Vallee