Zadeva je bistveni vidik vsakega profesionalnega sporočila, ki ga želite poslati po e-pošti. Da bi vaša e-pošta dosegla svoj namen, mora zadeva ustrezno pritegniti vašo pozornost. Mnogi ljudje tega vidika e-pošte ne jemljejo resno. Pravzaprav nekateri ljudje preprosto pošiljajo e-poštna sporočila brez teme in od takšnih e-poštnih sporočil pričakujejo rezultate! Dodajanje zadeve poslovnemu e-pošti ni izbirna funkcija pisanja poslovne e-pošte, je njen ključni del.
Poglejmo si nekaj razlogov, zakaj vaši poslovni e-poštni naslovi resnično potrebujejo predmete.
Preprečite, da bi se vaša pošta štela za nezaželeno
E-poštna sporočila, poslana brez teme, so lahko poslana v mapo z vsiljeno pošto. To se naredi samodejno, ljudje ne jemljejo resno sporočil v mapi z vsiljeno pošto. Poleg tega je večina ljudi, ki bi jim pošiljali službena e-poštna sporočila, prezasedena, da bi pregledala njihovo mapo z vsiljeno pošto. Če res želite, da se vaša e-pošta prebere, se prepričajte, da je vaša zadeva dobro opredeljena.
Preprečite izbris e-pošte
E-poštno sporočilo brez teme se lahko šteje za nevredno branja. Ko ljudje preverijo svojo e-pošto, verjetno izbrišejo e-poštna sporočila brez teme. In za to imajo dobre razloge. Prvič, e-pošto bi lahko obravnavali kot virus. Večina občutljivih e-poštnih sporočil ima prazne vrstice z zadevo; zato ga lahko vaš prejemnik preprosto izbriše, da prepreči vstop virusom v njegov nabiralnik ali računalnik. Drugič, e-poštna sporočila brez teme lahko vaš prejemnik šteje za nepomembna. Ker je navajen, da se najprej vidijo vrstice z zadevo, bodo tiste brez vrstice z zadevo verjetno izbrisane ali ne prebrane, saj se morda štejejo za nepomembne.
Pritegnite pozornost prejemnika
Zadeva vašega e-poštnega sporočila daje prvi vtis na sogovornika. Preden odprete e-poštno sporočilo, tema načeloma prejemniku navede zadevo in pogosto določi, ali je e-pošta odprta ali ne. Zato je glavna funkcija vrstice z zadevo pritegniti pozornost prejemnika, da bi ga spodbudila, da odpre in prebere e-pošto. To pomeni, da je zadeva eden od ključnih dejavnikov, ki določajo, ali bo vaša e-pošta prebrana ali ne (pri zagotavljanju tega sta pomembna tudi vaše ime in e-poštni naslov).
Pomena teme ni mogoče preceniti. Vendar ne gre samo za to, da imate v e-pošti vrstico z zadevo, da preprečite pošiljanje neželene pošte ali brisanje. Osredotočite se na predmet, ki doseže želeni cilj. To je zadeva, ki bo vašega prejemnika navdihnila, da odpre vašo e-pošto, jo prebere in ukrepa.
Učinkovito pisanje teme
Vsaka poslovna e-pošta je zasnovana tako, da vpliva na zavest prejemnika. Učinkovita in dobro zasnovana tema je bistveno izhodišče za dosego tega cilja. Oglejmo si osnove pisanja učinkovite teme za poslovna e-poštna sporočila.
Naj bo profesionalno
Za svoje predmete uporabljajte samo formalni ali strokovni jezik. Poslovna e-pošta je običajno polformalna ali formalna. To pomeni, da bi morale vaše zadeve to odražati, da bo vaša e-pošta postala profesionalna in ustrezna.
Naj bo relevanten
Vaša tema bi morala biti zanimiva za vašega prejemnika. Za branje vaše elektronske pošte je treba šteti, da je pomembno. Prav tako mora pravilno odražati namen vašega e-poštnega sporočila. Če se prijavljate na delovno mesto, mora biti v zadevi navedeno vaše ime in delovno mesto, za katerega se prijavljate.
Bodite kratki
Zadeva poslovnega e-poštnega sporočila ni nujno dolga. Namenjen je, da z enim zamahom pritegne pozornost prejemnika. Dlje kot je, bolj nezanimivo postaja. To bo zmanjšalo možnosti branja. Prejemniki, ki preverjajo e-pošto na mobilnih napravah, morda ne bodo videli vseh dolgih vrstic z zadevo. To lahko prepreči, da bi bralec videl pomembne informacije v vrstici z zadevo. Zato je v vašem interesu, da je zadeva vaših poslovnih e-poštnih sporočil jedrnata, da bo vaša e-poštna sporočila mogoče brati.
Naj bo natančen
Pomembno je tudi, da svojo temo opredelite. Vsebovati mora samo eno sporočilo. Če je vaša e-pošta namenjena posredovanju več sporočil (po možnosti se izogibajte), naj se najpomembnejše odraža v vrstici z zadevo. Kadar koli je mogoče, mora imeti poslovna e-pošta samo eno temo, en dnevni red. Če je treba prejemniku dostaviti več sporočil, je treba poslati ločena e-poštna sporočila za različne namene.
Naredite to brez napak
Preverite slovnične in tipografske napake. Ne pozabite, to je prvi vtis. Če se v vrstici z zadevo pojavi slovnična ali tipografska napaka, ste ustvarili negativen vtis v mislih prejemnika. Če je vaše e-poštno sporočilo prebrano, je lahko celotno e-pošto obarvano z negativnimi obeti, zato je bistveno, da pred pošiljanjem poslovne e-pošte temeljito preberete svojo zadevo.
