Sporočila za odsotnost so pomembno delovno pisanje. Toda iz več razlogov jih je mogoče spregledati. To je razloženo s kontekstom njihovega pisanja in včasih z neupoštevanjem vpliva, ki ga lahko imajo.
Dejansko je sporočilo o odsotnosti samodejno sporočilo. Poslano kot odgovor na vsako sporočilo, prejeto v časovnem intervalu ali v določenem obdobju. Včasih je sporočilo pripravljeno v okviru odhoda. To obdobje, ko verjetno že razmišljate drugje, morda ni najboljši čas za pisanje sporočila.
Kaj je smiselno konfigurirati samodejno sporočilo o odsotnosti?
Sporočilo o odsotnosti z dela je pomembno v mnogih pogledih. Uporablja se za obveščanje vseh vaših zaposlenih o vaši odsotnosti. Služi tudi za zagotavljanje informacij, ki jim omogočajo, da nadaljujejo svoje dejavnosti, medtem ko čakajo, da se vrnete. Ti podatki so v glavnem datum okrevanja, kontaktni podatki za nujne primere, če želite stopiti v stik z vami, ali kontaktni podatki kolega, ki ga je treba kontaktirati v nujnih primerih. Glede na vse to je sporočilo o odsotnosti bistveno komunikacijsko dejanje vsakega strokovnjaka.
Katerim napakam se je treba izogniti?
Glede na pomembnost sporočila o odsotnosti je treba upoštevati več parametrov, da ne bi šokirali ali nespoštovali sogovornika. Bolje zveneti preveč spoštljivo kot nespoštljivo. Tako ne morete uporabljati izrazov, kot so OUPS, pff itd. Upoštevati morate profil vseh zainteresiranih strani. Zato se izogibajte pisanju, kot da se samo pogovarjate s sodelavci, ko vam lahko sporočajo nadrejeni ali stranke, dobavitelji ali celo javni organi.
Da bi se izognili tem nevšečnostim, je mogoče pri Outlooku poslati sporočilo o odsotnosti za notranja sporočila podjetja in drugo sporočilo za zunanja sporočila. V vsakem primeru boste morali upoštevati vse profile, da boste dobili dobro strukturirano sporočilo o odsotnosti.
Poleg tega morajo biti informacije uporabne in natančne. Izogibajte se dvoumnim sporočilom, kot je »od jutri bom odsoten«, saj veste, da kdor prejme te podatke, ne bo mogel vedeti datuma tega »jutri«.
Končno se izogibajte uporabi znanega in priložnostnega tona. Dejansko lahko evforija počitnic na vidiku povzroči preveč poznan ton. Ne pozabite ostati profesionalni do konca. Ustno s kolegi se to lahko zgodi, predvsem pa ne v okviru delovnih dokumentov.
Kakšno sporočilo o odsotnosti izbrati?
Da bi se izognili vsem tem pastem, izberite običajen slog. To vključuje vaše ime in priimek, podatke o tem, kdaj lahko obdelate prejeto sporočilo in osebo (-e), na katero se lahko obrnete v nujnih primerih.
