V tem članku vam pokažemo, kako se lahko formalno, po e-pošti, odzove kolegu, ki vas prosi za informacije v strokovnem kontekstu. Prav tako boste našli a predlogo za e-pošto slediti za vse vaše odgovore.
Odgovore na zahtevo za informacije
Ko vas kolega vpraša, bodisi po elektronski pošti ali ustno, o vprašanju, ki se nanaša na vaše delo, je običajno, da mu poskusite pomagati in mu zagotovite premišljen in uspešen odgovor. Pogosto se boste morali vrniti k njemu po elektronski pošti, bodisi zato, ker boste morali vzeti čas, da preverite podatke s svojo hierarhijo ali ker odgovor zahteva nekaj raziskav od vas. Kakorkoli že, mu morate odgovoriti s prijaznim e-poštnim sporočilom, vljudno in predvsem, ki mu bo prinesel nekaj v zvezi z njegovo zahtevo.
Nekaj nasvetov za odzivanje na kolega, ki vas prosimo za informacije
Morda nimate odgovora. Namesto da bi mu kaj povedal, ga nato usmerite na osebo, ki bi jo bolje obvestila. Najpomembnejša stvar je, da odgovorite nanj, ki ga ne poznate. Vedno mora imeti priložnost, da se vrne nazaj, ker je cilj pomagati njemu.
Če imate odgovor, si vzemite čas, da ga preverite in ga dokončate, tako da je vaša e-pošta dovolj za njega in da mu ni treba iskati dodatnih informacij drugje.
Zaključek vašega e-poštnega sporočila mora pokazati, da ste mu na voljo, če ima kakšna druga vprašanja, takoj po elektronski pošti ali še kasneje.
Predloga e-pošte za odgovor na zahtevo za informacije od kolega
Tu je e-poštna predloga za odgovor kolega, ki prosi za informacije:
Zadeva: Zahteva po informacijah
[Ime kolega],
Prihajam k vam po vaši prošnji glede [predmeta zahteve].
V prilogi boste našli mapo z glavnimi temami te teme, ki vam lahko v veliko pomoč pomaga. V kopijo tega e-poštnega sporočila sem dal [ime kolega], ker vam bo pomagal še bolje, veliko dela pri tem projektu.
Ostajam vam na voljo, če imate druga vprašanja,
Bien cordialement
[Podpis] "
