E-pošta je že dolgo bistveno orodje za poslovno komunikacijo, vendar anketa, ki jo je izvedel Sendmail. Razkrito je povzročilo napetost, zmedo ali druge negativne posledice za 64 % strokovnjakov.
Torej, kako se lahko temu izognete z e-pošto? In kako lahko pišete e-pošto, ki daje želene rezultate? V tem članku pregledamo strategije, s katerimi lahko zagotovimo, da je uporaba e-pošte jasna, učinkovita in uspešna.
Povprečen pisarniški delavec dnevno prejme e-poštna sporočila 80. S to količino pošte lahko posamezna sporočila zlahka pozabite. Sledite tem preprostim pravilom, da bodo vaša e-poštna sporočila vidna in uporabljena.
- Ne preveč komunicirajte po e-pošti.
- Dobro izkoristite predmete.
- Naredite jasna in kratka sporočila.
- Bodite vljudni.
- Preverite ton.
- Prebrala.
Ne preveč komunicirajte po e-pošti
Eden največjih virov stresa pri delu je velika količina e-poštnih sporočil, ki jih ljudje prejmejo. Torej, preden začnete pisati e-pošto, se vprašajte: "Ali je to res potrebno?"
V tem kontekstu bi morali uporabiti telefon ali takojšnje sporočanje, da se ukvarjate z vprašanji, ki bodo verjetno predmet povratnih razprav. Uporabite orodje za načrtovanje komunikacij in določite najboljše kanale za različne vrste sporočil.
Kadarkoli je mogoče, dajte slabe novice osebno. Pomaga vam komunicirati z empatijo, sočutjem in razumevanjem ter se odkupiti, če je bilo vaše sporočilo napačno sprejeto.
Dobro izkoristite predmete
Časopisni naslov naredi dve stvari: pritegne vašo pozornost in povzame članek, tako da se lahko odločite, ali ga boste prebrali ali ne. Enako mora biti v vrstici z zadevo e-pošte.
Predmet bolj verjetno je, da bo prazen prostor spregledan ali zavrnjen kot »spam«. Zato vedno uporabite nekaj dobro izbranih besed, da prejemniku poveste, za kaj gre v e-pošti.
Morda boste želeli vključiti datum v vrstico z zadevo, če je vaše sporočilo del običajne serije e-pošte, kot je tedensko poročilo o projektu. Za sporočilo, ki zahteva odgovor, lahko vključite tudi poziv k dejanju, na primer »Prosim do 7. novembra«.
Dobro napisana zadeva, kot je spodnja, zagotavlja najpomembnejše informacije, ne da bi prejemniku sploh bilo treba odpreti e-pošto. To služi kot poziv, ki prejemnike opomni na vaš sestanek, kadar koli preverijo svojo mapo »Prejeto«.
| Slab primer Dober primer |
|
| Zadeva: srečanje | Zadeva: Sestanek o postopku GATEWAY - 09h 25 februar 2018 |
Sporočila naj bodo jasna in kratka
E-pošta, tako kot tradicionalna poslovna pisma, mora biti jasna in jedrnata. Vaši stavki naj bodo kratki in natančni. E-pošta mora biti neposredna in informativna ter mora vsebovati vse ustrezne informacije.
Za razliko od tradicionalnih pisem pošiljanje več e-poštnih sporočil ne stane več kot pošiljanje enega. Če torej želite z nekom komunicirati o več različnih temah, razmislite o tem, da za vsako napišete ločeno e-pošto. To pojasnjuje sporočilo in vašemu dopisniku omogoča, da odgovori na eno temo hkrati.
| Slab primer | Dober primer |
| Zadeva: revizije poročila o prodaji
Zdravo Michelin,
Hvala, ker ste prejšnji teden poslali to poročilo. Včeraj sem ga prebral in menim, da 2. poglavje zahteva natančnejše informacije o naših prodajnih številkah. Mislim tudi, da bi bil ton lahko bolj formalen.
Poleg tega vas želim obvestiti, da sem za ta petek sklenil sestanek s službo za odnose z javnostmi o novi oglaševalski akciji. Prihaja ob 11 in bo v majhni konferenčni sobi.
Sporočite mi, če ste na voljo.
Hvala,
Camille |
Zadeva: revizije poročila o prodaji
Zdravo Michelin,
Hvala, ker ste prejšnji teden poslali to poročilo. Včeraj sem ga prebral in menim, da 2. poglavje zahteva natančnejše informacije o naših prodajnih številkah.
Mislim tudi, da bi bil ton bolj formalen.
Ali ga lahko spremenite s temi komentarji?
Hvala za vaše trdo delo!
Camille
(Camille nato pošlje drugo e-poštno sporočilo o PR sestanku.) |
Tukaj je pomembno vzpostaviti ravnovesje. Ne želite nekoga bombardirati z e-poštnimi sporočili in smiselno je združiti več povezanih točk v eno objavo. Ko se to zgodi, naj bo preprosto z oštevilčenimi odstavki ali točkami in razmislite o »razrezovanju« informacij na majhne, dobro organizirane enote, da jih boste lažje prebavili.
Upoštevajte tudi, da je v zgornjem dobrem primeru Camille navedla, kaj želi, da Michelin naredi (v tem primeru spremeni poročilo). Če ljudem pomagate vedeti, kaj želite, je večja verjetnost, da vam bodo to dali.
Bodite vljudni
Ljudje pogosto menijo, da so lahko elektronska sporočila manj formalna kot tradicionalna pisma. Toda sporočila, ki jih pošljete, so odraz vaše strokovnosti, vrednote in pozornosti do podrobnosti so pomembne, zato je potrebna določena stopnja formalnosti.
Razen če ste z nekom v dobrih odnosih, se izogibajte neformalnemu jeziku, slengu, žargonu in neprimernim okrajšavam. Emotikoni so lahko v pomoč pri razjasnitvi vaše namere, vendar je najbolje, da jih uporabite samo z ljudmi, ki jih dobro poznate.
Zaprite svoje sporočilo z "S spoštovanjem", "Dober dan / večer za vas" ali "Dobro za vas", odvisno od situacije.
Prejemniki se lahko odločijo natisniti e-poštna sporočila in jih deliti z drugimi, zato bodite vedno vljudni.
Preverite ton
Ko se srečamo z ljudmi iz oči v oči, uporabljamo njihovo govorico telesa, glasovne tone in izraze obraza, da ocenimo, kako se počutijo. E-pošta nam odvzame te informacije, kar pomeni, da ne moremo vedeti, kdaj so ljudje napačno razumeli naša sporočila.
Vašo izbiro besed, dolžine stavka, ločil in velikih začetnic je mogoče zlahka napačno razlagati brez vizualnih in slušnih namigov. V spodnjem prvem primeru bi Louise morda mislila, da je Yann razočaran ali jezen, v resnici pa se počuti dobro.
| Slab primer | Dober primer |
| Louise,
Potrebujem vaše poročilo danes do 17. ure, sicer bom zamudil rok.
Yann |
Zdravo Louise,
Hvala za vaše trdo delo pri tem poročilu. Ali mi lahko priskrbite svojo različico pred 17 urami, tako da ne zamudim roka?
Hvala v naprej,
Yann |
Razmislite o čustvenem občutku svojega e-poštnega sporočila. Če se vaši nameni ali čustva lahko napačno razumejo, poiščite manj dvoumen način oblikovanja svojih besed.
lektoriranje
Nazadnje, preden kliknete »Pošlji«, si vzemite trenutek in preverite svojo e-pošto, ali so črkovalne, slovnične in ločilne napake. Vaša e-pošta je prav tako del vaše profesionalne podobe kot oblačila, ki jih nosite. Zato je zavrnjeno pošiljanje sporočila, ki vsebuje napake v seriji.
Med lektoriranjem bodite pozorni na dolžino e-pošte. Ljudje bodo verjetneje brali kratka, jedrnata e-poštna sporočila kot dolga, nepovezana e-poštna sporočila, zato poskrbite, da bodo vaša e-poštna sporočila čim krajša, ne da bi izključili potrebne informacije.
Ključne točke
Večina nas preživi dober del svojega dne branje in sestavljanje e-poštnih sporočil. Toda sporočila, ki jih pošiljamo, so lahko za druge zmedena.
Če želite napisati učinkovito e-poštno sporočilo, se najprej vprašajte, ali bi morali uporabiti ta kanal. Včasih je bolje vzeti telefon.
Naredite e-poštna sporočila zgoščena in natančna. Pošljite jih samo ljudem, ki jih res potrebujejo, in jih jasno označite.
Ne pozabite, da so vaša e-poštna sporočila odraz vaše strokovnosti, vaših vrednot in vaše pozornosti do podrobnosti. Poskusite si predstavljati, kako bi si drugi lahko razlagali ton vašega sporočila. Bodite vljudni in vedno znova preverite, kaj ste napisali, preden pritisnete »pošlji«.
