V svojem poklicnem življenju boste morali pogosto napisati protestno e-pošto. To je lahko naslovljeno na sodelavca, partnerja ali dobavitelja. Ne glede na vaš motiv, morate upoštevati določene zahteve, da vas bodo sogovorniki jemali resno. Zato je obvladovanje pisanja tovrstnega sporočila nujno. Tukaj je opisano, kako doseči uspeh vašega protestnega e-poštnega sporočila.
Osredotočite se na dejstva
Ko pišete protestno e-pošto, je pomembno, da ste strogi glede dejstev. Z drugimi besedami, elementi morajo biti postavljeni na dejanski način, tako da lahko bralec hitro dojame kontekst.
Zato se izogibajte podrobnostim in nepotrebnim stavkom in namesto tega navedite bistvene stvari, kot so dejstva in datumi. Prav s temi elementi bo prejemnik lahko razumel namen vašega e-pošte. Navesti morate jasne, natančne in datirane informacije.
Navedite kontekst in nato zadevo e-pošte
Pojdite naravnost na točko, ko pišete protestno e-pošto. Ne potrebujete besed, kot je »pišem vam to e-pošto«, ker so to očitne stvari, ki jih ni treba poudarjati.
Potem ko ste jasno predstavili dejstva, ki so bila razlog za vašo pritožbo, in ne pozabite na datum. Lahko je sestanek, seminar, izmenjava e-pošte, poročanje, nakup materiala, potrdilo o prejemu računa itd.
Nadaljujte in čim bolj eksplicitno izrazite svoja pričakovanja.
Ideja je, da lahko prejemnik hitro razume namen vašega e-poštnega sporočila in kaj od njega želite.
V svojem govoru se osredotočite na treznost
Pisanje protestnega e-poštnega sporočila zahteva trezen in jedrnat slog. Ker je to posebna situacija, se morate osredotočiti na dejstva in svoja pričakovanja. Če želite to narediti, uporabite kratke stavke, ki povzemajo bistvo vašega izziva in so napisani v vsakdanjem, vljudnem jeziku.
Prav tako ne pozabite uporabiti vljudne fraze, ki je primerna za to priložnost. Pri tej vrsti izmenjave se je treba izogibati "s spoštovanjem" in "lep pozdrav".
Ostanite profesionalni
Ko pišete protestno e-pošto, ostanite profesionalni, tudi če ste zelo nezadovoljni. Potruditi se moraš, da se zadržiš v sebi, saj čustva pravzaprav ne sodijo v profesionalno pisanje.
Zato se izogibajte besedam, ki bi lahko na tak ali drugačen način izražale vaša čustva. Pomembno je, da vaša e-pošta ostane dejanska.
Priložite dokaze
Nazadnje, da bi uspeli s protestnim e-poštnim sporočilom, je bistveno, da svojim argumentom priložite dokaze. Resnično morate prejemniku pokazati, da imate pravico do spora. Zato priložite kateri koli dokument, ki ga lahko uporabite kot dokaz, in ga navedite v e-pošti.
