Pisanje profesionalnega e-poštnega sporočila se, kot že ime pove, razlikuje od e-poštnega sporočila, ki ga prejmete od družine in prijateljev. Strokovnost mora iti do konca. Pri tem ostaja podpis e-pošte zelo pomemben element. Na slikovit način bi lahko pomislili, da je elektronski podpis podoben elektronski različici vizitke. Dejansko imajo enake funkcije, ki jih morajo vedeti za posredovanje vaših koordinat in kontaktnih podatkov, tako da vas lahko brez napake kontaktiramo. Tako vidimo, da je e-poštni podpis tudi oglaševalsko dejanje.
Njegove značilnosti
Profesionalni e-poštni podpis veliko pove o vaši osebnosti. Torej, da mu dajo nevtralen značaj do vaših strank, mora biti trezen in uporaben. Njegova treznost omogoča prejemniku, da jo zlahka prebere, ne da bi potreboval slovar za razumevanje težkih besed. Vendar to ne pomeni, da lahko uporabljate pogovorni jezik, ker prejemnik ni mišljen kot prijatelj iz otroštva. Pripomoček se nanaša na podatke, ki jih navedete in bi olajšali stik s podjetjem. Nikoli ne smete pozabiti, da podpis ni telo vašega besedila, zato ne sme biti dolg ali dolgočasen. V tem primeru večina prejemnikov tam ne bo prebrala in vaš cilj ne bo dosežen.
B DO B ali B do C
B do B se nanaša na odnos med dvema strokovnjakoma, B do C pa na odnos med strokovnjakom in posameznikom. V obeh primerih je uporabljen slog enak, saj je pomemben status prejemnika, ki je tu profesionalen.
V tem posebnem primeru morate najprej vnesti svojo identiteto, torej svoje ime in priimek, svojo funkcijo in ime svojega podjetja. Nato vnesete svoje strokovne kontaktne podatke, kot so sedež, spletno mesto, poštni naslov, telefonska številka. Končno lahko svoj logotip in povezave do svojih socialnih omrežij prilagodite okoliščinam.
Od C do B
C do B je razmerje, pri katerem posameznik piše strokovnjaku. To velja za prijave za delo, prakso ali druga partnerstva, kot je sponzorstvo dogodkov.
Tako boste morali vnesti svojo identiteto in osebne kontaktne podatke. To je priimek, ime in telefonska številka. Ker je izmenjava opravljena po pošti, ni treba vnesti poštnega naslova, razen če je potreben. Prav tako lahko prijavite svojo prisotnost v družabnih omrežjih, pomembnih za vašega prejemnika, kot je LinkedIn.
Glavna stvar, ki jo je treba upoštevati, je zahtevana preprostost in zagotavljanje ustreznih informacij. Zato je težko imeti univerzalni podpis, ker vsak e-poštni naslov, odvisno od statusa prejemnika, pošiljatelja in vsebine, zahteva podpis po meri. Zato ne smemo biti preveč povzeti ali zgovorni in še posebej ne sme biti izven okvira.
