Danes je elektronska pošta najboljši način komuniciranja z lahkoto, hitrostjo in učinkovitostjo. Za profesionalne izmenjave je najpogosteje uporabljena.

Če želite napisati strokovna poštamoramo spoštovati določena merila, nasvete in pravila, ki jih bomo poskušali razložiti v celotnem članku.

Primer pisnega načrta za poklicni e-poštni naslov 

Včasih je pošta lahko zapletena za upravljanje v profesionalnem kontekstu. Načrt, ki sledi pisanju strokovnega e-poštnega sporočila, mora imeti na voljo prejemniku vse potrebne elemente, ki so kratki in natančni.

Če želite napisati profesionalno e-pošto, lahko sprejmete naslednji načrt:

  • Jasen in jasen predmet
  • Formula za pritožbe
  • Začetek, ki mora biti v kontekstu komunikacije
  • Vljudno formulo za zaključek
  • Podpis

Izberite predmet profesionalnega e-poštnega sporočila

Ocenjuje se, da lahko strokovnjak dnevno prejme povprečno 100 e-poštnih sporočil. Zato morate izbrati temo svojega e-poštnega sporočila, da jih spodbudite, da ga odprejo. Če želite to narediti, morate upoštevati pravila:

1-Napiši kratek predmet

Da bi povečali stopnjo odpiranja vašega e-poštnega sporočila, strokovnjaki priporočajo, da v idealnem primeru uporabite zadevo z največ 50 znaki.

Imate le omejen prostor za pisanje vašega predmeta, zato morate izbrati določen predmet, medtem ko uporabljate glagole delovanja, povezane z vsebino vašega e-poštnega sporočila.

Na splošno so pametni telefoni slabo čitljivi na dolge predmete, ki jih strokovnjaki vse bolj uporabljajo pri preverjanju svojih e-poštnih sporočil.

2-Prilagodite predmet vašega e-poštnega sporočila

Če je mogoče, navedite ime in ime vaših stikov na ravni predmeta. To je element, ki lahko poveča začetno hitrost.

Z navedbo podrobnosti o prejemniku na ravni predmeta e-pošte se bo počutil vrednoten in priznan, kar bo spodbudilo, da odpre in preberete vaš e-poštni naslov.

Telo profesionalnega e-poštnega sporočila 

Če želite napisati profesionalni e-poštni naslov, je priporočljivo jasno napisati telo vašega e-poštnega sporočila, ne da bi se oddaljil od predmeta, in vse, ki temelji na določenih standardih sloga in predstavitve.

Pazite, da napišete kratko elektronsko pošto s kratkimi in natančnimi stavki, ki bodo vašemu prejemniku dale več udobja.

Tu si je treba zapomniti nekaj stvari: 

1-Uporabite klasično pisavo

Večina e-poštnih storitev uporabniku omogoča izbiro pisave in sloga besedila. Ko gre za profesionalno e-pošto, izberite klasično pisavo, na primer "Times New Roman" ali "Arial".

Ni priporočljivo uporabljati dekorativne pisave.

Priporočamo tudi:

  • Sprejem berljive velikosti pisave
  • Izogibajte se ležečemu tisku, označevanju ali barvam
  • Ne pisati celotnega besedila z velikimi črkami

2-Pisanje dobre formule za klice

Za profesionalno e-pošto je bolje, kot je zgoraj, za naslovnika nasloviti po imenu, pri čemer je treba vključiti naslov državljanstva osebe, ki ji sledi njegov priimek.

3-Predstavite se v prvem odstavku

Če nekoga prvič pišete (na primer nova stranka), je zelo pomembno, da se predstavite in na kratko razložite namen sporočila.

To majhno predstavitev lahko namenite eni ali dveh stavkih.

4-Najpomembnejše informacije v prioritetah

Po predstavitvi gremo na najpomembnejšo točko.

Zanimivo je navesti najpomembnejše informacije na začetku vašega e-poštnega sporočila. Prihranili boste čas prejemnika, tako da boste pojasnili svoje namere.

Pritegniti morate pozornost svojega dopisnika in preiti naravnost na stvar.

5 - Uporabite formalni besednjak

Ker pišete poklicni e-poštni naslov, morate narediti dober vtis.

Svetujemo vam, da napišete popolne stavke v vljuden slog.

Ni priporočljivo uporabljati:

  • Žargonske besede;
  • Neskončne okrajšave;
  • Emotikoni ali emojiji;
  • Šale;
  • Nesramne besede;

6 - naredite ustrezen zaključek

Če želite končati e-poštno sporočilo, moramo razmisliti o podpisu za uporabo, načinu sprejemanja in izbiri vljudnosti.

Zavedati se moramo, da profesionalna komunikacija ostaja a visoko kodificiran jezik. Zelo pomembno je poznati pravila in izbrati pravo formulo za uporabo na koncu e-pošte.

Uporabljena formula mora biti prilagojena kakovosti prejemnika in kontekstu izmenjave.

Če na primer govorite z nadzornikom ali stranko, lahko uporabite "iskrene pozdrave", kar je najprimernejša fraza. Če gre za kolega, lahko svoje e-poštno sporočilo zaključimo z izrazom "Dober konec dneva!" "

V zvezi s podpisom lahko svojo e-poštno programsko opremo nastavite tako, da samodejno vstavite osebni podpis na koncu naših e-poštnih sporočil.

Da bo podpis učinkovit, mora biti kratek:

  • Ne več kot 4 vrstice;
  • Ne več kot 70 znakov v vrstico;
  • Vključite svoje ime in priimek, funkcijo, ime podjetja, naslov spletnega mesta, telefonsko številko in številko faksa ter morebitno povezavo do svojega profila v LinkedInu ali Viadeu;

Exemple :

Robert Holliday

Predstavnik podjetja Y

http: /www.votresite.com

Telefon. : 06 00 00 00 00 / faks: 06 00 00 00 00

Mobilni: 06 00 00 00 00

Nekaj ​​vljudnih izrazov:

  • Prisrčno;
  • Lep pozdrav ;
  • Lep pozdrav;
  • Spoštljivo;
  • Prisrčne pozdrave;
  • Lep pozdrav ;
  • Vaš,
  • V veselje me je spet videti;
  • Topli pozdravi ...

Za ljudi, ki jih še posebej dobro poznamo, lahko uporabimo prisrčne formule, kot so "zdravo", "prijateljstva", "se vidimo" ...

Drugi primeri klasičnih formul:

  • Prosim, sprejmite izraz mojih uglednih občutkov;
  • Prosim, gospa / gospa, sprejmite moj prisrčen pozdrav;
  • Prosim, gospa / gospa, najlepši pozdrav;
  • Prosim, sprejmite, spoštovani in predani občutki;
  • Prosim, sprejmite, iskreni pozdrav;
  • Prosim, sprejmite izraz mojega globokega spoštovanja;
  • S prošnjo, da sprejmete moje najlepše pozdrave;
  • Zahvaljujem se vam za pozornost na mojo prošnjo;
  • Udostojte se sprejeti, gospod / gospa, poklon mojega globokega spoštovanja;
  • Medtem ko čakate na vaše branje, vas prosimo, sprejmite izraze mojega globokega spoštovanja;
  • Z mojo zahvalo vas prosim, da najdete tukaj izraz mojih uglednih občutkov;

7-Vključi priloge

V zvezi s prilogami ne pozabite, da prejemnika obvestite z vljudnostmi v telesu svojega e-poštnega sporočila.

Zelo je zanimivo omeniti velikost in število priponk, poslanih prejemniku.

Osredotočenost: obrnjena piramida

V zvezi s tako imenovano reverzno piramidalno metodo je sestavljanje besedila vašega strokovnega e-poštnega sporočila z glavnimi podatki vašega sporočila in nato nadaljevanje z drugimi informacijami v padajočem vrstnem redu pomembnosti.

Zakaj pa sprejeti to metodo?

Običajno se prvi stavek bere bolje kot preostanek sporočila. Biti mora privlačen. S sprejetjem metode obrnjene piramide lahko zlahka pritegnemo pozornost bralca in ga spodbudimo, da želi prebrati e-pošto do konca.

Kar zadeva pisanje, je priporočljivo, da uporabite največ štiri odstavke, od 3 do vrstic 4, pri čemer se osredotočate na določeno idejo na odstavek.

Če želite uporabiti to metodo, vam svetujemo, da uporabite:

  • sorazmerno kratki stavki;
  • povezovanje besed za povezovanje stavkov;
  • trenutni in strokovni jezik.

 

                                                    OPOZORILO 

 

Kot ste razumeli, profesionalna e-pošta nima nič opraviti z e-pošto, poslano prijatelju. Obstajajo pravila, ki jih je treba dosledno upoštevati.

1-Previdno obravnavajte zadevo

Kot smo jasno določili, morate pravilno napisati polje za zadevo (ali zadevo) vašega poklicnega e-pošte. Biti mora jedrnato in jasno. Vaš prejemnik mora takoj razumeti vsebino vašega e-poštnega sporočila. Zato se lahko odloči, ali ga bo odprl takoj ali pa ga bo prebral pozneje.

2-Bodite vljudni

Kot ste dobro razumeli, je treba v kontekstu uporabiti formule pozdrava in vljudnosti.

Formule morajo biti kratke in zelo dobro izbrane.

3-Pravilne črkovalne napake

Najprej morate ponovno prebrati svoj e-poštni naslov in se prepričajte, da niste pozabili nobenih potrebnih podatkov in zakaj ga ne bi smeli prebrati. Zelo zanimivo je mnenje druge osebe.

Če želite odpraviti črkovanje in slovnične napake, vam svetujemo, da kopirate in prilepite e-pošto v urejevalnik besedil in opravite samodejno preverjanje. Tudi če ta programska oprema ne odpravi vseh napak, vam lahko pomaga. Lahko pa tudi vlagate v profesionalno programsko opremo za korekcijo.

4-Prijavite svoj e-poštni naslov

Zelo pomembno je, da svojemu strokovnemu e-poštnemu sporočilu dodate podpis. Za pisanje poklicnega podpisa morate upoštevati zgoraj navedena pravila.

Z navedbo različnih informacij, ki se nanašajo na vašo funkcijo, bo vaše podjetje ... vaš prejemnik hitro razumel, s kom se ukvarja.

5-Prilagodite svoj e-poštni naslov

Če je splošno, bo manj verjetno, da bo pošta prebrala. Prejeli boste morali osebo, da je pošta naslovljena le njemu. Zato morate prilagoditi predmet in izbrati formulo, ki jo boste sprejeli za začetek e-pošte.

Če gre za skupinsko pošto, je pomembno, da ustvarite različne sezname glede na značilnosti prejemnikov, njihove želje, interese in lokacijo. Segmentacija prejemnikov vam omogoča, da povečate stopnjo odpiranja svojih e-poštnih sporočil.

6-Daj hočeš odpreti pošto

Pri pisanju strokovnega e-poštnega naslova vedno morate prejemniku odpreti. Na splošno je predmet prvi element, ki potisne dopisnika, da odpre vaš e-poštni naslov in ga preberete. Torej morate svojemu predmetu nameniti večji pomen, jo pozdraviti in čim bolj privlačiti.

V istem smislu bi morali biti prvi dve stavki vašega e-poštnega naslova, da prejemnik želi nadaljevati z branjem. Priporočljivo je navesti najpomembnejše informacije na začetku vašega e-poštnega sporočila in sprožiti radovednost vašega dopisnika.

7-Izogibajte se goljufivim predmetom

Nikoli ne smete uporabljati zavajajočega predmeta, da bi povečali začetno hitrost vaših e-poštnih sporočil.

Vedeti morate, da vaša e-pošta prenaša vašo sliko (ali vašo podjetje). Zato je zelo pomembno, da se izognete provokativnim in zavajajočim predmetom. Predmet mora biti v skladu z vsebino vašega e-poštnega sporočila.

8 - Postavite se v bralnikovo mesto

Empatija je zelo pomemben element, ki ga je treba upoštevati. Če želite pravilno napisati zadevo e-pošte in jo narediti privlačno, se morate postaviti na mesto prejemnika. Postaviti se morate na mesto svojega dopisnika in našteti vrsto vprašanj, ki si jih lahko sam zastavi. Iz odgovorov lahko prilagodite naslov svojega e-poštnega sporočila.

9-Uporabite poklicni e-poštni naslov

Osebne naslove, kot sta ljubica @ ... ali gospod @ ..., je absolutno treba prepovedati. V okviru poklicnih odnosov se s tovrstnimi e-poštnimi naslovi nikoli ne naslavljate na sogovornika.

Priporočljivo je, da uporabite poklicni e-poštni naslov ali vsaj osebni naslov z vašim imenom in priimkom.

Strokovno e-pošto zahteva zelo dobro komunikacijo, natančen besednjak, jedrnato besedilo, jasno zahtevo in neoporečno črkovanje. S sprejetjem pravil, nasvetov in nasvetov, ki smo jih pravkar navedli, lahko napišete privlačno e-pošto, ki bo takoj zanimala vašega prejemnika in vzbudila njegov interes.