Poslovna e-pošta
V današnjem poslovnem okolju, kjer je e-pošta postala prednostno komunikacijsko orodje. Bistveno je, da obvladate veščine, potrebne za posredovanje vaših sporočil. Obstaja veliko načinov, kako svoje nezadovoljstvo sporočiti kolegu, s katerim ste na nek način v konfliktu. Lahko si predstavljamo pogovor iz oči v oči, telefonski klic ali kakšno mediacijo. Vendar e-pošta ostaja eno najpogosteje uporabljenih sredstev v svetu dela.
E-pošta je zelo močno orodje, ki se pogosto uporablja iz več razlogov.
Ko pošljete e-pošto, se komunikacija samodejno posname. Zato lahko svoje različne izmenjave organizirate v mapo, ki je varno shranjena. Tako se lahko v prihodnosti uporabljajo za reference ali pravne razloge. Uporaba elektronske pošte kot uradnega komunikacijskega sredstva podjetjem prihrani tudi denar. Te točke je pomembno upoštevati, da razumete, kako pomembno je, da obvladate to vrsto komunikacije.
Pri vašem vsakodnevnem delu se lahko zgodi, da bo kolega potreboval opomnik na nekatera pravila lepega vedenja. Ne smemo pozabiti, da je obveščanje sodelavca po e-pošti uraden in učinkovit način, da odločno izrazite svoje mnenje. Če se tak kolega po večkratnih opozorilih odloči, da ne bo spremenil svojega stališča, se lahko e-poštna sporočila, ki ste jih poslali, upravičijo vaše nadaljnje ukrepe. Ne pozabite, da so bili varno shranjeni in jih je mogoče pridobiti in uporabiti za prikaz zgodovine neprimernega vedenja zadevne osebe.
Preden obvestite kolega po e-pošti
Kot smo že omenili, je uporaba elektronske pošte za komunikacijo formalna. To pomeni, da tehta več kot ustno opozorilo in ima več posledic. Zato, preden obvestite nekoga, s katerim delate, po e-pošti, razmislite o ustnih opozorilih. Nekateri bodo svoje vedenje prilagodili, ko boste to storili. Posledično ni treba, ne da bi najprej poskušali rešiti problem, mu dajati nepotrebno razsežnost. Tudi obveščanje kolega po e-pošti morda ni vedno idealen način, da ga prepričate, da se spremeni. Obravnavajte vsak primer in vsakega glede na situacijo. Preden izrazite svojo jezo po e-pošti, morate vedeti, kako to storiti. Zbrati morate svoje misli in ugotoviti, kaj želite napisati, in stopnjo vpliva, ki jo potrebujete, da dosežete želeni rezultat.
Prepoznajte težavo
Prva stvar, ki jo morate storiti, preden pošljete e-poštno sporočilo, je, da določite predmet vašega draženja. Ni tako preprosto, kot se zdi. V pisarni, kjer vladata konkurenca in rivalstvo, morate biti prepričani, da imajo vaše obtožbe resno podlago. Ne gre za to, da bi člana vaše ekipe mučil s trači. Če pa ste žrtev ali priča kaznivega dejanja in so dejstva gotova, ukrepajte. Vendar ne pozabite pri svojem delu spoštovati pravila običajne vljudnosti.
Kdo je oseba, s katero imate težave?
Neupravičeno ustvarjanje konfliktov med vami in menedžerjem, na primer, ne bo koristilo vam ali vaši ekipi. To bo zagotovo vplivalo na vašo produktivnost in vas lahko spravi v težke razmere. Namesto e-pošte je lahko kot prvi korak pri reševanju težave, ki vas skrbi, v pomoč razprava iz oči v oči. Če pa vaše večkratne pogovore iz oči v oči in ustna opozorila ne uspejo, ne oklevajte s pošiljanjem uradnih e-poštnih sporočil, ki vam bodo kasneje zagotovo koristila.
Pazite na e-pošto
Vaša e-pošta mora biti profesionalno napisana. Ko prevzamete pobudo za kritiziranje vedenja ali dela določenega posameznika po elektronski pošti, ne pozabite, da je to uradni dokument. To pomeni, da gre za dokument, ki se lahko obrne proti vam. Upoštevajte vsa pravila, ki se pričakujejo za pisanje pisma v tem kontekstu.
