Če nimate jasne rutine ravnanja s svojimi e-poštnimi sporočili, lahko hitro postanejo vir velike izgube časa. Po drugi strani pa, če naredite tisto, kar je potrebno na organizacijski ravni, da se ne prepustite napadom na desetine neprebranih e-poštnih sporočil. Nato se lahko osvobodite vsakršne možnosti, da bi izpustili pomembno e-pošto. V tem članku so navedene številne dokazane prakse. S sprejetjem jih boste zagotovo lahko urejali svoj nabiralnik veliko bolj vedro.
Samodejno ali ročno razvrstite vsako e-pošto v namensko mapo ali podmape.
To je vrsta metode, ki vam bo omogočila hitro razvrščanje e-poštnih sporočil po pomembnosti. Svoja e-poštna sporočila lahko razvrstite po temah, po temah, po rokih. Pomembno je, da izkoristite vse lastnosti nabiralnika za popolno upravljanje pošte. Ko ustvarite imenik z mapo in podmapo v skladu z načinom organizacije, ki vam ustreza. Vsako sporočilo bo imelo svoje mesto v nabiralniku, tako kot vsaka papirnata datoteka na vaši mizi. Ko se izteče trenutek za obdelavo e-pošte, se lahko 100% osredotočite na preostalo delo.
Načrtujte določen čas za obdelavo e-poštnih sporočil
Seveda morate biti odzivni in biti sposobni obdelati sporočila, ki čakajo na vaš takojšen odgovor. Za konec pa načrtujte najprimernejše (-e) trenutke (-e) za dosledno obravnavo e-poštnih sporočil. Začnite s pripravo vseh elementov, potrebnih za obdelavo vašega dela. Datoteke s papirjem, spenjači, tiskalniki, vse mora biti priročno, da se olajša največja koncentracija. Ne glede na to, kdaj izberete. Zdaj, ko je vaš nabiralnik organiziran kot center za razvrščanje poštnih sporočil, imate možnost, da e-poštna sporočila mirno obdelujete z učinkovitostjo in hitrostjo.
Očistite nabiralnik tako, da izbrišete vsa nepotrebna glasila
Ali je vaš nabiralnik nenehno parazitiran z nezanimivimi glasili ali oglasi? Pazite, da se z nabiralnikom znebite vseh teh novic, ki izgledajo bolj kot neželena pošta kot karkoli drugega. Sistematično se morate odjaviti iz vseh teh poštnih seznamov, ki vam ne prinesejo ničesar konkretnega in ki lahko hitro postanejo bolj invazivni. Lahko uporabljate orodja, kot so Cleanfox kjer je OdvijteMe naredite potrebno v nekaj klikih. Ne da bi vas vzel zjutraj, vam bo tovrstna rešitev izjemno pomagala pri odpravljanju vsega tega digitalnega onesnaženja. Na tisoče e-poštnih sporočil je mogoče obdelati razmeroma hitro.
Nastavite samodejni odziv
Kmalu se boste dolgo odpravili na dopust. Podrobnosti, ki jih ni treba spregledati, so aktivirale samodejni odgovor vašega nabiralnika. To je nekaj pomembnega, tako da so vsi ljudje, s katerimi strokovno dopisujete po e-pošti, dobro obveščeni o vaši odsotnosti. Veliko nesporazumov je možnih, ko kupec ali dobavitelj izgubi potrpljenje, ker ta sporočila ostanejo brez odgovora. Temu se zlahka izognemo s kratkim sporočilom, ki bo avtomatsko poslano med počitnicami. Morate samo navesti datum vrnitve z dopusta in zakaj ne po elektronski pošti kolega.
Tempirajte število e-poštnih sporočil, ki jih pošljete v kopiji
S sistematično uporabo e-poštnih sporočil, poslanih v kopiji (CC) in nevidnih kopij (CCI), lahko hitro ustvarite neskončne izmenjave. Ljudje, ki naj bi prejeli vaše sporočilo samo za informacije, zdaj zahtevajo pojasnilo. Drugi se sprašujejo, zakaj so to sporočilo prejeli in ga upravičeno dojemajo kot izgubo časa. Ko se odločite, da boste nekoga spravili v zanko, se prepričajte, da je vaša izbira resnično ustrezna. Sporočil, poslanih komur koli na kakršen koli način, se je treba izogibati.
Ne pozabite, da ima lahko e-poštno sporočilo pravno vrednost
Kolikor je mogoče, hranite vsa vaša e-poštna sporočila, ti morajo biti dokazila, zlasti na industrijskem sodišču. Elektronsko sporočilo, če je potrjeno z enako pravno vrednostjo kot pismo, ki bi ga napisali ročno. A pozor, tudi preprosto sporočilo poslan brez razmišljanja za sodelavca ali stranko ima lahko resne posledice. Če stranka dokaže, ima e-poštno podporo, da niste spoštovali svojih obveznosti v zvezi z dostavo ali drugo. Posledice boste morali nositi za svoj posel in zase. V gospodarskih sporih kot na industrijskih sodiščih naj bi bil dokaz "brezplačen". To pomeni, da bo odločil sodnik in da je bolje, da so njegova e-poštna sporočila skrbno razvrščena, kot da jih odložijo v smeti.
