Në kompanitë, takimet shpesh pasohen nga raporte ose email të përmbledhur në mënyrë që ata që nuk kanë qenë në gjendje të marrin pjesë janë të vetëdijshëm për atë që është thënë, ose për ata që janë të pranishëm që të mbajnë një regjistër me shkrim. . Në këtë artikull, ne ju ndihmojmë të shkruani një email përmbledhës pas një takimi.
Shkruani një përmbledhje të një takimi
Kur mbani shënime në një takim, ka elementë kryesorë për t'u shënuar në mënyrë që të mund të shkruani një përmbledhje:
- Numri i pjesëmarrësve dhe emrave të pjesëmarrësve
- Konteksti i takimit: data, koha, vendi, organizatori
- Lënda e takimit: si tema kryesore ashtu edhe temat e ndryshme që u diskutuan
- Shumica e çështjeve të adresuara
- Përfundimi i takimit dhe detyrat e caktuara për pjesëmarrësit
Emaili juaj përmbledhës i takimit duhet t'u dërgohet të gjithë pjesëmarrësve, por edhe atyre që janë të interesuar, për shembull në departamentin tuaj, të cilët nuk ishin në gjendje të marrin pjesë ose që nuk ishin ftuar.
Shpërndarja e mesazhit të sintezës së mbledhjes
Këtu është një model email përmbledhja e takimit:
Tema: Përmbledhje e takimit të [datës] në [temë]
Përshëndetje të gjithë,
Ju lutemi të gjeni më poshtë përmbledhjen e takimit në [temë] të organizuar nga [host], që u zhvillua në [vendin] më [datën].
X njerëz ishin të pranishëm në këtë takim. Znj / z. [organizatori] hapi takimin me një prezantim mbi [temën]. Pastaj diskutuam çështjet vijuese:
[Lista e çështjeve të diskutuara dhe përmbledhja e shkurtër]
Pas debatit tonë, dolën pikat e mëposhtme:
[Lista e konkluzioneve të takimit dhe detyrat që duhet të kryhen].
Takimi i radhës do të mbahet rreth [data] për të ndjekur përparimin në këto çështje. Ju do të merrni një dy javë përpara një ftese për të marrë pjesë.
sinqerisht,
[Signature]
